Notieren Sie Workspace, Zeitraum und Zahlung. Unterscheiden Sie einen fehlenden Beleg von der künftigen Zustellvereinbarung. Beschaffen Sie zuerst die Datei und klären Sie dann die nächste Weitergabe.
Den bestehenden Empfänger feststellen
Öffnen Sie bei Team die Airtable-Kontoübersicht, wählen Sie unter Workspace settings den richtigen Workspace und klicken Sie auf Billing. Wählen Sie beim gesuchten Beleg View invoice und dann Download invoice. Bei Self-Service Business öffnet der bestehende Administrator im Admin-Panel Billing und sucht dort die passende Rechnung.
Self-Service Team und Business haben kein separates Feld für eine Abrechnungs-E-Mail-Adresse; ausgestellte Rechnungen gehen an die Workspace-Owner. Ein weiterer Owner kann einen zusätzlichen kostenpflichtigen Platz bedeuten. Bei einem Jahresabonnement kann die Monatsrechnung ausbleiben, wenn keine Anpassungen erfolgt sind, etwa hinzugefügte oder entfernte Mitarbeiter. Prüfen Sie zuerst den Zeitraum der Jahresrechnung und mögliche Änderungen. Die Airtable-Rechnungsübersicht erklärt die Wege und diese Ausnahme.
Die Rechnung statt Eigentümerschaft anfragen
Bitte senden Sie die Airtable-Rechnung für [Workspace und Zeitraum] zur Zahlung [Datum und Betrag]. Für künftige Weitergaben sollten wir festlegen, wer den Beleg an [freigegebenen Buchhaltungsort] sendet.
Beschränken Sie die Anfrage auf den Einkauf. Eine vollständige Base oder deren Datensätze sind keine Rechnungsunterlagen.
Beispiel: Die Buchhaltung fragt nach einer Augustrechnung für Studio, die Firma hat Team aber im Mai jährlich bezahlt und im August keine Mitarbeiter geändert. Der bestehende Owner findet den Jahresbeleg und prüft, ob dessen Zeitraum den August umfasst. Er sendet das Original mit Nummer und dem Hinweis, dass beim unveränderten Jahresplan keine gesonderte Augustrechnung entstanden sein muss. Gab es im August eine weitere Zahlung oder Anpassung, sucht er deren eigenen Beleg; die Jahresrechnung erklärt sie nicht automatisch. Für die Dateiweitergabe muss die Buchhaltung nicht als Owner hinzugefügt werden.
Datei und Weitergabe prüfen
Öffnen Sie den Beleg und vergleichen Sie Empfänger, Beschreibung, Zeitraum und Betrag. Speichern Sie ihn mit Workspace, Zeitraum und Dokumentnummer unverändert. Prüfen Sie vor der Weitergabe auf ein Duplikat.
Legen Sie Verantwortlichkeit und Ablageort für künftige Belege fest. Erfassen Sie die Vereinbarung getrennt von Berechtigungen. Fehlt ein konkreter Zeitraum, benennen Sie ihn, statt den gesamten Ablauf als erledigt zu markieren.
E-Mail-Rechnungen mit HeyRup sammeln
HeyRup bereitet einen Dienst vor, der PDF-Rechnungen im verbundenen E-Mail-Postfach findet und ausgewählte Belege an die Buchhaltung übergibt. Rechnungen, die nur im Anbieterportal liegen, rufen Sie zuerst dort ab. Die Registrierung ist noch nicht geöffnet. Wählen Sie auf der „Zum Start benachrichtigen“ und hinterlassen Sie im Formular Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie eine Startbenachrichtigung wünschen.