Noteer werkruimte, periode en betaling. Onderscheid een ontbrekend document van een afspraak voor toekomstige verzending. Haal het bestand op voordat je de volgende overdracht organiseert.
Bepaal de bestaande ontvanger
Open bij Team het Airtable-accountoverzicht, kies de juiste werkruimte onder Workspace settings en klik op Billing. Kies bij het gezochte document View invoice en vervolgens Download invoice. Bij selfservice Business opent de huidige beheerder het adminpaneel en de sectie Billing om de juiste factuur te vinden.
Selfservice Team en Business hebben geen apart veld voor een facturatie-e-mailadres; uitgegeven facturen gaan naar de werkruimte-eigenaren. Een extra eigenaar kan een extra betaalde plek betekenen. Bij een jaarabonnement kan een maandfactuur ontbreken als er geen aanpassingen waren, zoals toegevoegde of verwijderde medewerkers. Controleer eerst de periode van de jaarfactuur en eventuele wijzigingen. Het Airtable-factuuroverzicht legt de routes en deze uitzondering uit.
Vraag de factuur, niet het eigenaarschap
Stuur de Airtable-factuur van [werkruimte en periode], bij de betaling [datum en bedrag]. Laten we daarna afspreken wie volgende documenten naar [goedgekeurde boekhoudlocatie] stuurt.
Beperk het verzoek tot de aankoop. Een volledige base of haar records vormen niet de factuur.
Voorbeeld: de boekhouder vraagt een augustusfactuur voor Studio, maar het bedrijf kocht Team jaarlijks in mei en wijzigde in augustus geen medewerkers. De bestaande eigenaar vindt het jaardocument en controleert of de periode augustus omvat. Die stuurt het origineel met nummer en legt uit dat een ongewijzigd jaarplan mogelijk geen aparte augustusfactuur opleverde. Was er in augustus nog een betaling of aanpassing, zoek dan het bijbehorende document; de jaarfactuur verklaart die niet automatisch. Om het bestand over te dragen hoeft de boekhouder geen eigenaar te worden.
Controleer en lever aan
Open het document en vergelijk ontvanger, omschrijving, periode en bedrag. Bewaar het met werkruimte, periode en nummer zonder de inhoud te wijzigen. Zoek naar duplicaten vóór verzending.
Leg verantwoordelijkheid en locatie voor toekomstige documenten vast. Bewaar de afspraak apart van rechten. Ontbreekt een bepaalde periode, vermeld die dan in plaats van het hele proces voltooid te noemen.
E-mailfacturen met HeyRup
HeyRup bereidt een dienst voor die PDF-facturen in een gekoppelde mailbox vindt en geselecteerde documenten aan je boekhouder doorgeeft. Haal facturen die alleen in het leveranciersportaal staan eerst daar op. Registreren kan nog niet. Kies op de “Houd me op de hoogte” en laat je e-mailadres achter in het formulier als je een bericht bij de lancering wilt ontvangen.