Poznačte si priestor, obdobie a platbu. Rozlíšte chýbajúci doklad a dohodu pre budúce posielanie. Najprv získajte súbor, potom zorganizujte ďalšie odovzdanie.
Určite súčasného príjemcu
Pri pláne Team otvorte prehľad účtu Airtable, v Workspace settings vyberte správny priestor a kliknite na Billing. Pri hľadanom doklade zvoľte View invoice, potom Download invoice. Pri samoobslužnom Business otvorí súčasný administrátor panel administrácie a jeho Billing, kde nájde príslušnú faktúru.
Samoobslužné Team a Business nemajú samostatné pole fakturačného e-mailu; vystavené faktúry dostávajú vlastníci priestoru. Pridanie ďalšieho vlastníka môže znamenať ďalšie platené miesto. Pri ročnom predplatnom nemusí vzniknúť mesačná faktúra, ak neboli úpravy, napríklad pridanie či odobratie spolupracovníkov. Najprv preto overte obdobie ročnej faktúry a prípadné zmeny. Prehľad faktúr Airtable vysvetľuje postupy aj výnimku.
Požiadajte o faktúru, nie vlastníctvo
Prosím o faktúru Airtable pre [priestor a obdobie] k platbe [dátum a suma]. Potom sa dohodnime, kto pošle ďalšie doklady na [schválené miesto pre účtovníctvo].
Žiadosť obmedzte na nákup. Celá databáza ani jej záznamy nie sú faktúra.
Modelový príklad: účtovníčka žiada augustovú faktúru za priestor Studio, ale firma zaplatila ročný Team v máji a v auguste nemenila spolupracovníkov. Súčasný vlastník nájde ročný doklad a overí, že jeho obdobie zahŕňa august. Pošle originál s číslom a poznámkou, že samostatná augustová faktúra pri nezmenenom ročnom pláne nemusela vzniknúť. Ak však v auguste bola ďalšia platba alebo zmena, dohľadá jej vlastný doklad; ročná faktúra ju automaticky nevysvetľuje. Pre odovzdanie súboru nemusí pridávať účtovníčku ako vlastníka.
Overte a odovzdajte
Otvorte doklad a porovnajte odberateľa, popis, obdobie a sumu. Uložte ho s priestorom, obdobím a číslom, bez zmeny obsahu. Pred poslaním skontrolujte duplicitu.
Určite zodpovednú osobu a miesto pre budúce doklady. Dohodu evidujte oddelene od oprávnení. Ak konkrétne obdobie chýba, uveďte ho namiesto označenia celého procesu za dokončený.
E-mailové faktúry s HeyRup
HeyRup pripravuje službu na hľadanie PDF faktúr v pripojenej e-mailovej schránke a odovzdanie vybraných dokladov účtovníčke. Faktúru dostupnú iba v portáli poskytovateľa najprv získajte tam. Registrácie zatiaľ nie sú otvorené. Na zvoľte „Dajte mi vedieť pri spustení“ a vo formulári nechajte e-mail, ak chcete oznámenie o spustení.