Kirjaa työtila, kausi ja maksu. Erota puuttuva asiakirja tulevien toimitusten sopimuksesta. Hae tiedosto ennen seuraavan toimituksen järjestämistä.
Selvitä nykyinen vastaanottaja
Avaa Team-tilauksessa Airtablen tilin yleiskatsaus, valitse oikea työtila kohdasta Workspace settings ja napsauta Billing. Valitse etsimäsi asiakirjan kohdalla View invoice ja sitten Download invoice. Itsepalvelu-Business-tilauksessa nykyinen ylläpitäjä avaa hallintapaneelin Billing-osion ja hakee oikean laskun.
Itsepalveluna hankituissa Team- ja Business-tilauksissa ei ole erillistä laskutussähköpostikenttää; annetut laskut lähetetään työtilan omistajille. Uuden omistajan lisääminen voi lisätä maksullisen paikan. Vuositilauksessa ei välttämättä ole kuukausilaskua, jos muutoksia, kuten yhteistyökumppanien lisäämistä tai poistamista, ei ole tehty. Tarkista ensin vuosilaskun kattama kausi ja mahdolliset muutokset. Airtablen laskuohje selittää reitit ja tämän poikkeuksen.
Pyydä lasku, älä omistajuutta
Lähetä Airtable-lasku työtilasta ja kaudesta [tiedot], maksua [päivä ja summa] varten. Sovitaan sitten, kuka lähettää tulevat asiakirjat paikkaan [hyväksytty kirjanpitopaikka].
Rajaa pyyntö ostokseen. Koko base tai sen tietueet eivät ole lasku.
Esimerkki: kirjanpitäjä pyytää työtilan Studio elokuun laskua, mutta yritys osti vuotuisen Team-tilauksen toukokuussa eikä muuttanut yhteistyökumppaneita elokuussa. Nykyinen omistaja hakee vuosiasiakirjan ja tarkistaa, että kausi kattaa elokuun. Hän lähettää alkuperäisen numeroineen ja selittää, ettei muuttumaton vuositilaus välttämättä tuottanut erillistä elokuun laskua. Jos elokuussa oli muu maksu tai muutos, hän etsii sen oman asiakirjan; vuosilasku ei automaattisesti selitä sitä. Tiedoston toimittaminen ei edellytä kirjanpitäjän lisäämistä omistajaksi.
Tarkista ja toimita
Avaa asiakirja ja vertaa vastaanottajaa, kuvausta, kautta ja summaa. Tallenna työtilan, kauden ja numeron mukaan muuttamatta sisältöä. Etsi kaksoiskappaleet ennen lähetystä.
Määritä vastuuhenkilö ja paikka tuleville tositteille. Kirjaa sopimus erilleen oikeuksista. Jos jokin kausi puuttuu, yksilöi se merkitsemättä koko prosessia valmiiksi.
Sähköpostilaskut HeyRupilla
HeyRup valmistelee palvelua, joka etsii PDF-laskuja yhdistetystä sähköpostilaatikosta ja toimittaa valitut asiakirjat kirjanpitäjälle. Hae vain toimittajan portaalissa olevat laskut ensin sieltä. Rekisteröityminen ei ole vielä avoinna. Valitse ”Ilmoita minulle julkaisusta” ja jätä sähköpostiosoitteesi lomakkeella, jos haluat ilmoituksen palvelun avautumisesta.