Notez espace, période et paiement. Distinguez un document manquant d’une organisation pour les prochains envois. Récupérez le fichier avant de convenir de la suite.
Identifier le destinataire existant
Pour Team, ouvrez la vue d’ensemble du compte Airtable, sélectionnez le bon espace dans Workspace settings, puis cliquez sur Billing. Pour le document recherché, choisissez View invoice, puis Download invoice. Pour Business en libre-service, l’administrateur actuel ouvre le panneau d’administration, puis Billing, et retrouve la facture concernée.
Team et Business en libre-service n’ont pas de champ distinct d’e-mail de facturation ; les factures émises vont aux propriétaires de l’espace. Ajouter un propriétaire peut ajouter un siège payant. Avec un abonnement annuel, il peut ne pas y avoir de facture mensuelle sans ajustement, comme l’ajout ou le retrait de collaborateurs. Vérifiez d’abord la période couverte par la facture annuelle et les éventuels changements. Le guide des factures Airtable explique les parcours et cette exception.
Demander la facture, pas la propriété
Merci d’envoyer la facture Airtable de [espace et période], correspondant au paiement [date et montant]. Convenons ensuite de la personne qui transmettra les prochains documents à [destination comptable autorisée].
Limitez la demande à l’achat. Une base entière ou ses enregistrements ne constituent pas la facture.
Exemple fictif : la comptabilité demande une facture d’août pour Studio, mais l’entreprise a acheté Team annuel en mai sans modifier les collaborateurs en août. Le propriétaire actuel retrouve le document annuel et vérifie que sa période couvre août. Il transmet l’original avec son numéro et précise qu’un forfait annuel inchangé peut ne pas avoir généré de facture distincte en août. S’il y a eu un autre paiement ou ajustement en août, il recherche son propre document ; la facture annuelle ne l’explique pas automatiquement. Transmettre le fichier n’oblige pas à ajouter le comptable comme propriétaire.
Vérifier et transmettre
Ouvrez le document, comparez destinataire, description, période et montant. Enregistrez-le avec espace, période et numéro sans modifier le contenu. Recherchez un doublon avant l’envoi.
Fixez responsable et emplacement pour les prochains justificatifs. Notez l’accord séparément des autorisations. Si une période précise manque, signalez-la au lieu de déclarer tout le processus terminé.
Factures e-mail avec HeyRup
HeyRup prépare un service qui retrouve les factures PDF dans une boîte mail connectée et transmet les documents sélectionnés à la comptabilité. Récupérez d’abord dans le portail du fournisseur les factures qui s’y trouvent uniquement. Les inscriptions ne sont pas encore ouvertes. Sur le , choisissez « Me prévenir au lancement » et laissez votre adresse e-mail dans le formulaire si vous souhaitez être informé du lancement.