Poznamenejte si pracovní prostor, období a platbu. Rozlište jeden chybějící doklad a domluvu pro budoucí předávání. Nejdřív vyřešte soubor, potom odpovědnost za další doručení.
Určete stávajícího příjemce
U plánu Team otevřete přehled účtu Airtable, v Workspace settings vyberte správný prostor a klikněte na Billing. U hledaného dokladu zvolte View invoice, potom Download invoice. U samoobslužného Business otevře stávající administrátor panel administrace a jeho Billing, kde vyhledá odpovídající fakturu.
Samoobslužné plány Team a Business nemají samostatné pole pro fakturační e-mail; vydané faktury dostávají vlastníci prostoru. Přidání dalšího vlastníka může znamenat další placené místo. U ročního předplatného nemusí za měsíc bez změn, například přidání či odebrání spolupracovníků, vzniknout měsíční faktura. Nejdřív proto zkontrolujte období ročního dokladu a případné změny. Přehled faktur Airtable popisuje tyto cesty i výjimku.
Požádejte o fakturu, ne vlastnictví
Prosím o fakturu Airtable pro [prostor a období] k platbě [datum a částka]. Pro další předávání se domluvme, kdo pošle dokument na [schválené místo pro účetní].
Žádost držte u nákupu. Nepřikládejte celou databázi ani její záznamy jako důkaz používání. Tyto údaje nejsou faktura.
Modelový příklad: účetní žádá srpnovou fakturu za prostor Studio, ale firma zaplatila roční Team v květnu a v srpnu neměnila spolupracovníky. Stávající vlastník vyhledá roční doklad a ověří, že jeho období zahrnuje srpen. Pošle tento originál s číslem a poznámkou, že samostatná srpnová faktura při nezměněném ročním plánu nemusela vzniknout. Pokud však v srpnu proběhla další platba nebo změna, dohledá její vlastní doklad; roční faktura ji automaticky nevysvětluje. Kvůli předání souboru nemusí účetní přidávat jako vlastníka.
Ověřte soubor a zaznamenejte předání
Otevřete doklad a porovnejte odběratele, popis, období a částku. Uložte ho s prostorem, obdobím a číslem dokumentu. Obsah neměňte a před předáním ověřte duplicitu.
Domluvte odpovědnost za další předávání i místo pro ověřené doklady. Dohodu evidujte odděleně od oprávnění. Pokud konkrétní období chybí, uveďte ho výslovně místo označení celého procesu za dokončený.
E-mailové faktury s HeyRup
HeyRup připravuje hledání PDF faktur v připojené e-mailové schránce a předání vybraných dokladů účetní. Fakturu dostupnou pouze u poskytovatele nejdřív stáhněte tam. Registrace zatím nejsou otevřené. Na zvolte „Dejte mi vědět při spuštění“ a ve formuláři zanechte e-mail, pokud chcete oznámení o spuštění.