Anteckna arbetsyta, period och betalning. Skilj ett saknat dokument från en överenskommelse om framtida leveranser. Hämta filen innan du organiserar nästa överlämning.
Hitta den befintliga mottagaren
Öppna Airtables kontoöversikt för Team, välj rätt arbetsyta under Workspace settings och klicka på Billing. Välj View invoice vid dokumentet du behöver och sedan Download invoice. Vid självbetjänad Business öppnar den nuvarande administratören adminpanelen och dess Billing-del för att hitta rätt faktura.
Självbetjänad Team och Business har inget separat fält för fakturerings-e-post; utfärdade fakturor skickas till arbetsytans ägare. En extra ägare kan innebära en extra betald plats. Ett årsabonnemang kan sakna månadsfaktura om inga justeringar har gjorts, som att lägga till eller ta bort medarbetare. Kontrollera först årsfakturans period och eventuella ändringar. Airtables fakturaöversikt förklarar vägarna och undantaget.
Be om fakturan, inte ägarskap
Skicka Airtable-fakturan för [arbetsyta och period], som hör till betalningen [datum och belopp]. Låt oss sedan bestämma vem som skickar kommande dokument till [godkänd bokföringsplats].
Begränsa begäran till köpet. En hel base eller dess poster är inte fakturan.
Exempel: bokföringen ber om en augustifaktura för Studio, men företaget köpte Team årsvis i maj och ändrade inga medarbetare i augusti. Den befintliga ägaren hittar årsunderlaget och kontrollerar att perioden omfattar augusti. Originalet skickas med nummer och en förklaring att ett oförändrat årsabonnemang kanske inte skapade en separat augustifaktura. Fanns en annan betalning eller justering i augusti söker ägaren dess eget dokument; årsfakturan förklarar den inte automatiskt. Att lämna över filen kräver inte att redovisaren läggs till som ägare.
Kontrollera och lämna över
Öppna dokumentet och jämför mottagare, beskrivning, period och belopp. Spara med arbetsyta, period och nummer utan att ändra innehållet. Sök efter dubbletter före sändning.
Bestäm ansvarig och plats för framtida underlag. Registrera överenskommelsen separat från behörigheter. Om en viss period saknas, ange den i stället för att markera hela processen klar.
E-postfakturor med HeyRup
HeyRup förbereder en tjänst som hittar PDF-fakturor i en ansluten e-postlåda och skickar valda underlag till redovisningen. Hämta först fakturor som bara finns i leverantörens portal därifrån. Registreringen är ännu inte öppen. Välj ”Meddela mig vid lanseringen” på och lämna din e-postadress i formuläret om du vill få ett meddelande vid lanseringen.