Annota spazio, periodo e pagamento. Distingui un documento mancante da un accordo per gli invii futuri. Recupera il file prima di organizzare la consegna successiva.
Identifica il destinatario esistente
Con Team, apri la panoramica dell’account Airtable, seleziona lo spazio corretto in Workspace settings e fai clic su Billing. Per il documento cercato, scegli View invoice, poi Download invoice. Con Business self-service, l’amministratore attuale apre il pannello di amministrazione e la sezione Billing per trovare la fattura corrispondente.
Team e Business self-service non hanno un campo separato per l’e-mail di fatturazione; le fatture emesse vengono inviate ai proprietari dello spazio. Aggiungere un proprietario può comportare un posto a pagamento in più. Con un abbonamento annuale può non esserci una fattura mensile se non ci sono stati adeguamenti, come l’aggiunta o la rimozione di collaboratori. Verifica prima il periodo coperto dalla fattura annuale e le eventuali modifiche. La guida alle fatture Airtable spiega i percorsi e questa eccezione.
Chiedi la fattura senza assegnare il ruolo di Owner
Inviami la fattura Airtable di [spazio e periodo], corrispondente al pagamento [data e importo]. Concordiamo poi chi invierà i prossimi documenti a [destinazione contabile autorizzata].
Limita la richiesta all’acquisto. Una base completa o i suoi record non costituiscono la fattura.
Esempio ipotetico: la contabilità chiede la fattura di agosto di Studio, ma l’azienda ha acquistato Team annuale a maggio senza modificare i collaboratori ad agosto. Il proprietario attuale trova il documento annuale e verifica che il periodo copra agosto. Invia l’originale con il numero e spiega che un piano annuale invariato può non generare una fattura distinta ad agosto. Se c’è stato un altro pagamento o adeguamento ad agosto, cerca il relativo documento: la fattura annuale non lo spiega automaticamente. Per consegnare il file non occorre aggiungere il contabile come proprietario.
Verifica e consegna
Apri il documento e confronta destinatario, descrizione, periodo e importo. Salvalo con spazio, periodo e numero senza cambiare il contenuto. Cerca duplicati prima dell’invio.
Definisci responsabile e posizione per i documenti futuri. Registra l’accordo separatamente dai permessi. Se manca un periodo preciso, segnalalo invece di dichiarare concluso tutto il processo.
Fatture e-mail con HeyRup
HeyRup sta preparando un servizio per trovare le fatture PDF in una casella e-mail collegata e inviare i documenti selezionati al commercialista. Recupera prima dal portale del fornitore le fatture disponibili solo lì. Le registrazioni non sono ancora aperte. Sul , scegli «Avvisami al lancio» e lascia il tuo indirizzo e-mail nel modulo se vuoi ricevere un avviso al lancio.