Klären Sie zuerst Zahlungsdatum, Betrag, Abonnement und Käufer. Ein Screenshot des Passwortmanagers belegt den Abonnementkauf nicht. Ein geteilter Tresor macht dagegen unbeteiligte Daten zugänglich, ohne die benötigte Rechnung zu liefern.
Den Abrechnungsweg nutzen
Melden Sie sich auf 1Password.com an und öffnen Sie Billing, dann Invoices. Wählen Sie bei der passenden Rechnung View Invoice und anschließend Download oder Email to me. Die Abrechnungsanleitung von 1Password beschreibt diesen Weg.
Fehlt Billing in einem Familien- oder Teamkonto, wenden Sie sich an einen Familienorganisator, Teameigentümer oder ein Gruppenmitglied mit der Berechtigung Manage Billing. Upcoming invoice zeigt die nächste Abrechnung; für eine frühere Zahlung wählen Sie den bereits ausgestellten Beleg unter Invoices.
Für künftige PDF-Rechnungen öffnet eine berechtigte Person Billing → Invoices → Invoice Settings, trägt die E-Mail-Adresse der Buchhaltung unter Invoice Recipients ein und wählt Save Settings. Der Rechnungsempfänger muss weder zum 1Password-Konto gehören noch Tresorzugriff erhalten. Frühere Rechnungen müssen weiterhin separat abgerufen werden.
Wenn der Kauf tatsächlich über den App Store erfolgte, suchen Sie die Transaktion in Apples Einkaufsstatistik mit dem beim Kauf verwendeten Account; Sie können nach dem Betrag suchen. Suchen Sie anschließend im zugehörigen Postfach nach den unveränderten Begriffen receipt from Apple oder invoice from Apple, wie es Apple beschreibt. Vergleichen Sie beim gefundenen Beleg den Artikel, den Betrag und den Apple Account. Die Einkaufsliste allein ist keine Rechnung. Fehlt der Beleg, wenden Sie sich mit der identifizierten Zahlung an den Apple Support; damit beantragen Sie keine Rückerstattung.
Bei einem Kauf über Google Play prüfen Sie die Kaufbestätigung im Postfach des zahlenden Kontos. Öffnen Sie in Google Payments Activity und die passende Transaktion. Wenn für diesen Kauf Download VAT invoice oder Download VAT receipt angeboten wird, folgen Sie Googles Bedingungen für die Belegerstellung: ergänzen Sie die geforderten Angaben und nutzen Sie nach Save den Downloadlink. Diese Möglichkeit besteht nicht für jeden Kauf und jede Region. Suchen Sie andernfalls die Kaufbestätigung oder kontaktieren Sie den Google-Play-Support mit Bestellnummer, Datum und Betrag; versprechen Sie der Buchhaltung keine Rechnung, die Ihnen noch nicht vorliegt.
Verwaltet jemand anderes den Einkauf, fordern Sie den Beleg statt Kontozugang an:
Bitte senden Sie die 1Password-Rechnung für [Abonnement und Zeitraum] zur Zahlung [Datum und Betrag]. Der Beleg genügt; ein Tresorexport, Passwort oder Wiederherstellungsdaten werden nicht benötigt.
Die ausgewählte Datei prüfen
Öffnen Sie das Dokument und vergleichen Sie Empfänger, Zeitraum, Beschreibung und Betrag mit der Zahlung. Entscheidend ist der Inhalt, nicht ein Dateiname aus dem letzten Monat.
Beispiel: Sie nutzen 1Password auf einem iPhone, die Zahlungsbestätigung weist aber einen direkten Kauf bei 1Password.com aus. Unter Billing → Invoices wählen Sie die ausgestellte Rechnung mit passendem Zeitraum und Betrag und laden die PDF herunter. Das iPhone allein ist kein Grund, bei Apple nach einem Beleg zu suchen. Geben Sie nur diese Datei weiter, keinen Bankzahlungsnachweis und keinen Ordner mit einem Tresorexport. Nennt die Bestätigung stattdessen den App Store oder Google Play, nutzen Sie den entsprechenden Weg oben. Bei einem fehlenden Beleg nennen Sie dem Käufer das konkrete Datum, den Betrag und den Zeitraum.
Die Weitergabe begrenzen
Benennen Sie die geprüfte Datei mit Abonnement, Zeitraum und Belegnummer. Lassen Sie den Inhalt unverändert. Prüfen Sie auf eine bereits per E-Mail erhaltene Kopie und geben Sie den Beleg einmal am vereinbarten Ort weiter.
Das Ergebnis ist ein lesbarer Beleg für den richtigen Einkauf. Dafür benötigt der Empfänger keine Passwörter.
PDF-Anhänge mit HeyRup finden
HeyRup bereitet einen Dienst vor, der PDF-Rechnungen im verbundenen E-Mail-Postfach findet und ausgewählte Belege an die Buchhaltung übergibt. Rechnungen, die nur im Anbieterportal liegen, rufen Sie zuerst dort ab. Die Registrierung ist noch nicht geöffnet. Wählen Sie auf der „Zum Start benachrichtigen“ und hinterlassen Sie im Formular Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie eine Startbenachrichtigung wünschen.