Notieren Sie Zahlungsdatum, Betrag und das Team aus Ihren Einkaufsunterlagen. Arbeiten Sie mit mehreren Teams, gehört die Transaktion nicht automatisch zu dem Team, das gerade in der Anwendung geöffnet ist.
Die richtige Abrechnungsperson ansprechen
Nach Postmans Anleitung können Mitglieder des zahlenden Teams mit der Rolle Billing Rechnungen abrufen. Öffnen Sie dessen Abrechnungsübersicht und wählen Sie Plan and payments → Invoices; nutzen Sie bei der gesuchten Rechnung das Downloadsymbol, wie es die Abrechnungsanleitung beschreibt. Rechnungslinks gehen auch an den Abrechnungskontakt des Teams; prüfen Sie deshalb zuerst auch dieses Postfach.
Nutzen Sie diesen Weg für das ermittelte Team. Können Sie den Beleg nicht selbst holen, bitten Sie die zuständige Person um die konkrete Rechnung. Eine Projekteinladung oder ein Screenshot bestätigt nicht den passenden Einkauf.
Eindeutig anfragen
Bitte senden Sie die Postman-Rechnung für [zahlendes Team] für [Zeitraum] zur Zahlung [Datum und Betrag]. Gesucht ist der Abonnementkauf dieses Teams, kein Beleg eines anderen Teams beim selben Dienst.
Fügen Sie nur die nötigen Suchangaben hinzu. API-Schlüssel, Anfragekollektionen und geheime Umgebungsdaten gehören nicht in die Anfrage. Buchhaltungsunterlagen benötigen diese Projektmaterialien nicht.
Beispiel: Ein Auftragnehmer arbeitet gerade im Projektbereich eines Kunden, die Firma hat das Abonnement jedoch für ihr eigenes Team Studio gekauft. Die Einkaufsunterlagen ordnen die Zahlung Studio zu. Er bittet dessen Mitglied mit der Rolle Billing um die Rechnung für den gesuchten Zeitraum, öffnet die Datei und vergleicht Kunde, Zeitraum und Betrag. Bei der Übergabe nennt er auch die Dokumentnummer. Die Rechnung des Kundenteams verwendet er nicht nur deshalb, weil sie griffbereit ist. Nennt der Beleg einen anderen Kunden, klärt er genau diese Abweichung mit der Abrechnungsverantwortlichen.
Die Rechnung prüfen und weitergeben
Öffnen Sie die Datei und vergleichen Sie Empfänger, Beschreibung, Zeitraum und Betrag. Gehört der Beleg zu einem anderen Team oder Einkauf, halten Sie die Abweichung fest, statt ihn passend umzubenennen.
Speichern Sie den bestätigten Beleg mit Team, Zeitraum und Dokumentnummer. Prüfen Sie auf eine bereits vorhandene Kopie. Geben Sie die Rechnung am vereinbarten Buchhaltungsort weiter, ohne zusätzliche Projektexporte.
Ist das zahlende Team unbekannt, vermerken Sie diese konkrete Lücke. Den Käufer zu klären hilft mehr als alle Projektbereiche zu durchsuchen.
E-Mail-Rechnungen mit HeyRup sammeln
HeyRup bereitet einen Dienst vor, der PDF-Rechnungen im verbundenen E-Mail-Postfach findet und ausgewählte Belege an die Buchhaltung übergibt. Rechnungen, die nur im Anbieterportal liegen, rufen Sie zuerst dort ab. Die Registrierung ist noch nicht geöffnet. Wählen Sie auf der „Zum Start benachrichtigen“ und hinterlassen Sie im Formular Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie eine Startbenachrichtigung wünschen.