Noteer datum, bedrag en team uit de aankoopadministratie. Werk je met meerdere teams, dan hoort de betaling niet automatisch bij het team dat nu in de toepassing openstaat.
Benader de juiste persoon
Volgens Postmans instructies kunnen leden van het betalende team met de rol Billing facturen ophalen. Open het factureringsdashboard van dat team en kies Plan and payments → Invoices; gebruik het downloadpictogram bij de benodigde factuur, zoals de factureringshandleiding beschrijft. Factuurlinks gaan ook naar de factureringscontactpersoon van het team, dus controleer eerst ook die mailbox.
Gebruik die route voor het geïdentificeerde team. Kun je het document niet ophalen, vraag het dan aan degene die de betaling beheert. Een projectuitnodiging of schermafbeelding bevestigt niet de juiste aankoop.
Vraag gericht
Stuur de Postman-factuur van [gefactureerd team] voor [periode], bij de betaling [datum en bedrag]. Ik zoek de aankoop van dit team, geen document van een ander team bij dezelfde dienst.
Voeg alleen de benodigde gegevens toe. Stuur geen API-sleutels, verzoekcollecties of omgevingsgeheimen mee. Die projectmaterialen helpen niet om de factuur te vinden.
Voorbeeld: een opdrachtnemer werkt in de ruimte van een klant, maar het bedrijf kocht het abonnement voor zijn eigen team Studio. De aankoopadministratie koppelt de betaling aan Studio, dus vraagt hij een lid van dat team met de rol Billing om de factuur voor de juiste periode. Hij opent het bestand, vergelijkt klant, periode en bedrag en vermeldt het documentnummer bij de overdracht. Hij gebruikt de factuur van het klantteam niet alleen omdat die voorhanden is. Staat er een andere klant op, dan legt hij die specifieke afwijking voor aan de factureringsbeheerder.
Controleer en lever aan
Open het bestand en vergelijk ontvanger, omschrijving, periode en bedrag. Wijkt het team of de aankoop af, meld dat dan in plaats van het document passend te hernoemen.
Bewaar de gecontroleerde factuur met team, periode en nummer. Zoek naar een bestaande kopie voordat je haar aanlevert. Zet alleen het facturatiedocument op de afgesproken plek voor de boekhouding.
Is het betalende team nog onbekend, noteer dan die specifieke ontbrekende informatie. De koper vaststellen helpt meer dan alle projectruimten doorzoeken.
E-mailfacturen met HeyRup
HeyRup bereidt een dienst voor die PDF-facturen in een gekoppelde mailbox vindt en geselecteerde documenten aan je boekhouder doorgeeft. Haal facturen die alleen in het leveranciersportaal staan eerst daar op. Registreren kan nog niet. Kies op de “Houd me op de hoogte” en laat je e-mailadres achter in het formulier als je een bericht bij de lancering wilt ontvangen.