Notez date, montant et équipe figurant dans les pièces d’achat. Si vous travaillez avec plusieurs équipes, l’opération ne concerne pas automatiquement celle affichée dans l’application.
Contacter la bonne personne
Selon les instructions de Postman, les membres de l'équipe payeuse ayant le rôle Billing peuvent récupérer les factures. Ouvrez le tableau de facturation de cette équipe et choisissez Plan and payments → Invoices; utilisez l'icône de téléchargement de la facture voulue, comme l'explique le guide de facturation. Les liens arrivent aussi au contact de facturation de l'équipe: vérifiez donc également cette boîte mail en premier.
Utilisez ce circuit pour l’équipe identifiée. Si vous ne pouvez pas récupérer le document, demandez-le à la personne qui gère son paiement. Une invitation au projet ou une capture ne confirme pas le bon achat.
Faire une demande précise
Merci d’envoyer la facture Postman de [équipe facturée] pour [période], correspondant au paiement [date et montant]. Je cherche l’achat de cette équipe, pas le document d’une autre équipe utilisant le même service.
Ajoutez seulement les renseignements nécessaires. Ne joignez ni clés API, ni collections de requêtes, ni secrets d’environnement. Ces éléments du projet ne servent pas à retrouver une facture.
Exemple: un prestataire travaille dans l'espace d'un client, mais l'entreprise a acheté l'abonnement pour sa propre équipe Studio. Les pièces d'achat rattachent le paiement à Studio; il demande donc à un membre de cette équipe ayant le rôle Billing la facture de la période recherchée. Il ouvre le fichier, compare client, période et montant, puis indique le numéro du document lors de la transmission. Il n'utilise pas la facture de l'équipe du client simplement parce qu'elle est disponible. Si un autre client figure sur le document, il soumet cette différence précise à la personne qui gère la facturation.
Vérifier et transmettre
Ouvrez le fichier et comparez destinataire, description, période et montant. Si l’équipe ou l’achat diffère, signalez-le au lieu de renommer le document pour le faire correspondre.
Enregistrez la facture vérifiée avec équipe, période et numéro. Recherchez une copie existante avant de la transmettre. Déposez uniquement le document de facturation à l’endroit convenu pour la comptabilité.
Si l’équipe payeuse reste inconnue, notez cette lacune précise. Clarifier l’acheteur est plus utile que parcourir tous les espaces de projet.
Factures e-mail avec HeyRup
HeyRup prépare un service qui retrouve les factures PDF dans une boîte mail connectée et transmet les documents sélectionnés à la comptabilité. Récupérez d’abord dans le portail du fournisseur les factures qui s’y trouvent uniquement. Les inscriptions ne sont pas encore ouvertes. Sur le , choisissez « Me prévenir au lancement » et laissez votre adresse e-mail dans le formulaire si vous souhaitez être informé du lancement.