Poznamenejte si datum platby, částku a tým uvedený v podkladech k nákupu. Pokud pracujete s více týmy, nepředpokládejte, že transakce patří tomu, který právě vidíte v aplikaci.
Obraťte se na správného člověka pro vyúčtování
Podle pokynů Postmanu získá faktury člen platícího týmu s rolí Billing. Pro tento tým otevřete fakturační přehled a zvolte Plan and payments → Invoices; u hledané faktury použijte ikonu stažení, jak popisuje návod k fakturaci. Odkazy na faktury chodí také fakturačnímu kontaktu týmu, takže nejprve prověřte i tuto schránku.
Použijte tuto cestu pro určený tým. Když doklad sami nezískáte, požádejte správce jeho plateb o konkrétní fakturu. Pozvánka do projektu ani snímek obrazovky nepotvrzuje, že prohlížíte správný nákup.
Napište jednoznačnou žádost
Prosím o fakturu Postmanu pro [platící tým] za [období] k platbě [datum a částka]. Hledám nákup předplatného tohoto týmu, nikoli doklad jiného týmu používajícího stejnou službu.
Přidejte jen údaje potřebné k dohledání. Nepřikládejte API klíče, kolekce požadavků ani tajné údaje prostředí. K účetnímu dokladu tyto projektové materiály nepatří.
Modelový příklad: dodavatel právě pracuje v klientově prostoru, ale firma koupila předplatné pro svůj tým Studio. Z evidence nákupu zjistí, že platba patří týmu Studio, a požádá jeho člena s rolí Billing o fakturu za hledané období. Získaný soubor otevře a porovná odběratele, období a částku; do předání uvede také číslo dokladu. Fakturu klientova týmu nepoužije jen proto, že je právě po ruce. Pokud doklad uvádí jiného odběratele, vrátí se ke správci fakturace s touto konkrétní nesrovnalostí.
Ověřte fakturu a předejte ji
Otevřete získaný soubor a porovnejte odběratele, popis, období a částku. Pokud jde o jiný tým nebo nákup, rozdíl uveďte; nepřejmenovávejte dokument podle očekávání.
Ověřený soubor uložte s označením týmu, obdobím a číslem dokladu. Před předáním zkontrolujte existující kopii. Na domluvené místo pro účetní pošlete doklad bez nesouvisejících exportů projektu.
Pokud platící tým neznáte, evidujte tento konkrétní chybějící údaj. Určit kupujícího pomůže víc než procházet všechny projektové prostory.
E-mailové faktury s HeyRup
HeyRup připravuje hledání PDF faktur v připojené e-mailové schránce a předání vybraných dokladů účetní. Fakturu dostupnou pouze u poskytovatele nejdřív stáhněte tam. Registrace zatím nejsou otevřené. Na zvolte „Dejte mi vědět při spuštění“ a ve formuláři zanechte e-mail, pokud chcete oznámení o spuštění.