Noter dato, beløp og teamet i kjøpsregistreringen. Hvis du arbeider med flere team, tilhører betalingen ikke automatisk teamet som er åpent i appen.
Kontakt riktig person
Ifølge Postmans veiledning kan medlemmer av det betalende teamet med rollen Billing hente fakturaer. Åpne teamets faktureringsoversikt og velg Plan and payments → Invoices; bruk nedlastingsikonet for riktig faktura, som beskrevet i faktureringsveiledningen. Fakturalenker sendes også til teamets faktureringskontakt, så sjekk også denne innboksen først.
Bruk den veien for det identifiserte teamet. Kan du ikke hente dokumentet, be den betalingsansvarlige om det. En prosjektinvitasjon eller et skjermbilde bekrefter ikke riktig kjøp.
Be konkret
Send Postman-fakturaen for [fakturert team] for [periode], som gjelder betalingen [dato og beløp]. Jeg søker dette teamets kjøp, ikke et dokument fra et annet team hos samme tjeneste.
Legg til bare nødvendige opplysninger. Ikke legg ved API-nøkler, samlinger av forespørsler eller miljøhemmeligheter. Prosjektmaterialene hjelper ikke med å finne fakturaen.
Eksempel: en leverandør arbeider i en kundes prosjektområde, men selskapet kjøpte abonnementet til sitt eget team Studio. Kjøpsregistrene knytter betalingen til Studio, så leverandøren ber et medlem av dette teamet med rollen Billing om fakturaen for riktig periode. Filen åpnes, kunde, periode og beløp sammenlignes, og dokumentnummeret tas med i overleveringen. Kundeteamets faktura brukes ikke bare fordi den er lett tilgjengelig. Hvis dokumentet viser en annen kunde, avklares akkurat dette avviket med den faktureringsansvarlige.
Kontroller og lever
Åpne filen og sammenlign mottaker, beskrivelse, periode og beløp. Hvis team eller kjøp avviker, varsle om forskjellen fremfor å endre dokumentets navn så det ser riktig ut.
Lagre den bekreftede fakturaen med team, periode og nummer. Se etter en eksisterende kopi før levering. Legg bare faktureringsdokumentet på avtalt sted for regnskap.
Hvis betalende team fortsatt er ukjent, noter den konkrete mangelen. Å finne kjøperen er mer nyttig enn å gjennomgå alle prosjektområder.
E-postfakturaer med HeyRup
HeyRup forbereder en tjeneste som finner PDF-fakturaer i en tilkoblet e-postkonto og sender utvalgte bilag til regnskapsføreren. Hent først fakturaer som bare finnes i leverandørportalen, derfra. Registreringen er ikke åpen ennå. Velg «Gi meg beskjed ved lansering» på , og legg igjen e-postadressen i skjemaet hvis du vil ha beskjed ved lansering.