Kirjaa päivämäärä, summa ja ostotiedoissa oleva tiimi. Jos työskentelet usean tiimin kanssa, maksu ei automaattisesti kuulu sovelluksessa avoinna olevalle tiimille.
Ota yhteys oikeaan henkilöön
Postmanin ohjeen mukaan maksavan tiimin jäsen, jolla on Billing-rooli, voi hakea laskut. Avaa tämän tiimin laskutusnäkymä ja valitse Plan and payments → Invoices; käytä oikean laskun latauskuvaketta laskutusohjeen mukaisesti. Laskulinkit lähetetään myös tiimin laskutusyhteyshenkilölle, joten tarkista ensin myös hänen sähköpostinsa.
Käytä tätä reittiä tunnistetulle tiimille. Ellet voi hakea asiakirjaa, pyydä se maksusta vastaavalta henkilöltä. Projektikutsu tai kuvakaappaus ei vahvista oikeaa ostosta.
Pyydä täsmällisesti
Lähetä lasku Postman-tilauksesta, jonka [maksava tiimi] osti ajalle [ajanjakso] ja joka vastaa maksua [päivämäärä ja summa]. Tarvitsen tämän tiimin ostoksen laskun, en toisen tiimin asiakirjaa samasta palvelusta.
Lisää vain tarvittavat tiedot. Älä liitä API-avaimia, pyyntökokoelmia tai ympäristösalaisuuksia. Projektimateriaalit eivät auta laskun löytämisessä.
Esimerkki: toimittaja työskentelee asiakkaan projektitilassa, mutta yritys osti tilauksen omalle Studio-tiimilleen. Ostotiedot yhdistävät maksun Studio-tiimiin, joten toimittaja pyytää sen Billing-roolin jäseneltä oikean jakson laskun. Hän avaa tiedoston, vertaa asiakasta, ajanjaksoa ja summaa sekä ilmoittaa asiakirjan numeron luovutuksen yhteydessä. Asiakkaan tiimin laskua ei käytetä vain siksi, että se on saatavilla. Jos asiakirjassa on eri asiakas, hän selvittää tämän nimenomaisen eron laskutuksesta vastaavan kanssa.
Tarkista ja toimita
Avaa tiedosto ja vertaa vastaanottajaa, kuvausta, kautta ja summaa. Jos tiimi tai ostos poikkeaa, ilmoita ero sen sijaan, että nimeäisit asiakirjan sopivaksi.
Tallenna vahvistettu lasku tiimin, kauden ja numeron mukaan. Etsi olemassa oleva kopio ennen toimittamista. Vie vain laskutusasiakirja kirjanpidon kanssa sovittuun paikkaan.
Jos maksavaa tiimiä ei tunneta, kirjaa tämä tarkka puute. Ostajan selvittäminen auttaa enemmän kuin kaikkien projektitilojen läpikäynti.
Sähköpostilaskut HeyRupilla
HeyRup valmistelee palvelua, joka etsii PDF-laskuja yhdistetystä sähköpostilaatikosta ja toimittaa valitut asiakirjat kirjanpitäjälle. Hae vain toimittajan portaalissa olevat laskut ensin sieltä. Rekisteröityminen ei ole vielä avoinna. Valitse ”Ilmoita minulle julkaisusta” ja jätä sähköpostiosoitteesi lomakkeella, jos haluat ilmoituksen palvelun avautumisesta.