Poznačte si dátum platby, sumu a tím uvedený v podkladoch k nákupu. Ak pracujete s viacerými tímami, nepredpokladajte, že transakcia patrí tomu, ktorý práve vidíte v aplikácii.
Obráťte sa na správneho človeka
Podľa pokynov Postmanu získa faktúry člen platiaceho tímu s rolou Billing. Pre tento tím otvorte fakturačný prehľad a zvoľte Plan and payments → Invoices; pri hľadanej faktúre použite ikonu stiahnutia, ako opisuje návod k fakturácii. Odkazy na faktúry chodia aj fakturačnému kontaktu tímu, preto najprv skontrolujte aj túto schránku.
Použite túto cestu pre určený tím. Keď doklad sami nezískate, požiadajte správcu platby o konkrétnu faktúru. Pozvánka do projektu ani snímka nepotvrdzuje správny nákup.
Napíšte jednoznačnú žiadosť
Prosím o faktúru Postmanu pre [platiaci tím] za [obdobie] k platbe [dátum a suma]. Hľadám nákup tohto tímu, nie doklad iného tímu používajúceho rovnakú službu.
Pridajte iba údaje potrebné na dohľadanie. Neprikladajte API kľúče, kolekcie požiadaviek ani tajné údaje prostredia. Projektové materiály s hľadaním faktúry nepomôžu.
Modelový príklad: dodávateľ práve pracuje v klientovom priestore, ale firma kúpila predplatné pre svoj tím Studio. Z evidencie nákupu zistí, že platba patrí tímu Studio, a požiada jeho člena s rolou Billing o faktúru za hľadané obdobie. Súbor otvorí a porovná odberateľa, obdobie a sumu; pri odovzdaní uvedie aj číslo dokladu. Faktúru klientovho tímu nepoužije iba preto, že je poruke. Pri inom odberateľovi sa vráti k správcovi fakturácie s touto konkrétnou nezrovnalosťou.
Overte a odovzdajte
Otvorte súbor a porovnajte odberateľa, popis, obdobie a sumu. Ak ide o iný tím alebo nákup, rozdiel uveďte; nepremenúvajte dokument podľa očakávania.
Overenú faktúru uložte s tímom, obdobím a číslom. Pred odovzdaním skontrolujte existujúcu kópiu. Na dohodnuté miesto pre účtovníctvo uložte iba fakturačný dokument.
Ak platiaci tím nepoznáte, evidujte tento chýbajúci údaj. Určiť kupujúceho pomôže viac než prechádzať všetky projektové priestory.
E-mailové faktúry s HeyRup
HeyRup pripravuje službu na hľadanie PDF faktúr v pripojenej e-mailovej schránke a odovzdanie vybraných dokladov účtovníčke. Faktúru dostupnú iba v portáli poskytovateľa najprv získajte tam. Registrácie zatiaľ nie sú otvorené. Na zvoľte „Dajte mi vedieť pri spustení“ a vo formulári nechajte e-mail, ak chcete oznámenie o spustení.