Notér dato, beløb og teamet i købsregistreringen. Arbejder du med flere teams, tilhører betalingen ikke automatisk det team, der er åbent i appen.
Kontakt den rigtige person
Ifølge Postmans vejledning kan medlemmer af det betalende team med rollen Billing hente fakturaer. Åbn teamets faktureringsoversigt, og vælg Plan and payments → Invoices; brug downloadikonet ved den rette faktura som beskrevet i faktureringsvejledningen. Fakturalinks sendes også til teamets faktureringskontakt, så kontrollér også denne indbakke først.
Brug den vej for det identificerede team. Kan du ikke hente dokumentet, så bed den betalingsansvarlige om det. En projektinvitation eller et skærmbillede bekræfter ikke det rigtige køb.
Bed præcist
Send Postman-fakturaen for [faktureret team] for [periode], som svarer til betalingen [dato og beløb]. Jeg søger dette teams køb, ikke et dokument fra et andet team hos samme tjeneste.
Tilføj kun nødvendige oplysninger. Vedhæft ikke API-nøgler, samlinger af forespørgsler eller miljøhemmeligheder. Projektmaterialerne hjælper ikke med at finde fakturaen.
Eksempel: en leverandør arbejder i en kundes projektområde, men virksomheden købte abonnementet til sit eget team Studio. Købsregistrene knytter betalingen til Studio, så leverandøren beder et medlem af dette team med rollen Billing om fakturaen for den rette periode. Filen åbnes, kunde, periode og beløb sammenlignes, og dokumentnummeret medtages ved afleveringen. Kundeteamets faktura bruges ikke blot, fordi den er tilgængelig. Viser dokumentet en anden kunde, afklares netop den forskel med den faktureringsansvarlige.
Kontrollér og aflever
Åbn filen, og sammenlign modtager, beskrivelse, periode og beløb. Hvis team eller køb afviger, så gør opmærksom på forskellen frem for at omdøbe dokumentet, så det ser rigtigt ud.
Gem den bekræftede faktura med team, periode og nummer. Søg efter en eksisterende kopi før afleveringen. Læg kun faktureringsdokumentet på det aftalte sted til bogholderiet.
Hvis det betalende team stadig er ukendt, så notér den konkrete mangel. At finde køberen er mere nyttigt end at gennemgå alle projektområder.
E-mailfakturaer med HeyRup
HeyRup forbereder en tjeneste, der finder PDF-fakturaer i en tilsluttet mailkonto og sender udvalgte bilag til din bogholder. Hent først fakturaer, der kun findes i leverandørens portal, derfra. Der er endnu ikke åbent for registrering. Vælg “Giv mig besked ved lancering” på , og skriv din e-mail i formularen, hvis du vil have besked ved lanceringen.