Anteckna datum, belopp och teamet i inköpsunderlaget. Arbetar du i flera team hör betalningen inte automatiskt till teamet som är öppet i appen.
Kontakta rätt person
Enligt Postmans anvisningar kan medlemmar i det betalande teamet med rollen Billing hämta fakturor. Öppna teamets faktureringsöversikt och välj Plan and payments → Invoices; använd nedladdningsikonen för rätt faktura, enligt faktureringsguiden. Fakturalänkar skickas också till teamets faktureringskontakt, så kontrollera även den inkorgen först.
Använd den vägen för det identifierade teamet. Kan du inte hämta dokumentet, be betalningsansvarig om det. En projektinbjudan eller en skärmbild bekräftar inte rätt köp.
Be specifikt
Skicka Postman-fakturan för [fakturerat team] för [period], som hör till betalningen [datum och belopp]. Jag söker detta teams köp, inte ett dokument från ett annat team i samma tjänst.
Lägg bara till nödvändiga uppgifter. Bifoga inte API-nycklar, förfrågningssamlingar eller miljöhemligheter. Projektmaterialet hjälper inte att hitta fakturan.
Exempel: en leverantör arbetar i en kunds projektområde, men företaget köpte abonnemanget för sitt eget team Studio. Inköpsunderlagen kopplar betalningen till Studio, så leverantören ber en medlem i det teamet med rollen Billing om fakturan för rätt period. Filen öppnas, kund, period och belopp jämförs och dokumentnumret anges vid överlämningen. Kundteamets faktura används inte bara för att den finns till hands. Om dokumentet anger en annan kund tas just den avvikelsen upp med den faktureringsansvariga.
Kontrollera och lämna över
Öppna filen och jämför mottagare, beskrivning, period och belopp. Om team eller köp avviker, uppmärksamma skillnaden i stället för att döpa om dokumentet så att det ser rätt ut.
Spara den bekräftade fakturan med team, period och nummer. Sök efter en befintlig kopia före överlämningen. Lägg bara faktureringsdokumentet på avtalad plats för bokföringen.
Om betalande team fortfarande är okänt, anteckna den konkreta luckan. Att hitta köparen hjälper mer än att gå igenom alla projektområden.
E-postfakturor med HeyRup
HeyRup förbereder en tjänst som hittar PDF-fakturor i en ansluten e-postlåda och skickar valda underlag till redovisningen. Hämta först fakturor som bara finns i leverantörens portal därifrån. Registreringen är ännu inte öppen. Välj ”Meddela mig vid lanseringen” på och lämna din e-postadress i formuläret om du vill få ett meddelande vid lanseringen.