Noteer het account, de factuurperiode, betaaldatum en het bedrag. Zo blijft een verzoek om een abonnementsfactuur gescheiden van een verzoek om documenten die klanten ondertekenden. Docusign in de betalingsomschrijving is geen reden om alle klantcontracten door te zoeken.
Begin bij het betalende account
Open als beheerder van het betalende account Admin → Plan and Billing (bij sommige accounts Subscription and Billing). Bij daarvoor in aanmerking komende rechtstreekse eSignature- of IAM-abonnementen wordt Subscription Center geopend. Je hebt volledige accountbeheerdersrechten nodig; documenten kunnen ondertekenen is niet voldoende.
Docusign: Subscription Center →
Selecteer Invoices in Subscription Center. Open het menu met drie puntjes bij de gewenste factuur en kies Download Invoice. Er wordt een PDF gedownload. Verschijnt het venster Pending changes, selecteer dan opnieuw Download Invoice.
Sommige abonnementen, zoals aankopen via een reseller en bepaalde zakelijke IAM-aanbiedingen, gebruiken nog de oorspronkelijke Plan and Billing-pagina’s. Zie je die interface, open dan Billing History en selecteer de bijbehorende transactie om de factuur te bekijken en te downloaden. Deze oudere route geldt niet automatisch ook voor Subscription Center.
De opties hangen af van het abonnement en de betaalmethode. Levert die route het document niet op, dan kan de beheerder via Docusigns officiële hulppagina een kopie van de specifieke factuur aanvragen. Vermeld account, periode, betaaldatum en bedrag. Het formulier is niet in elke taal beschikbaar. Wijzig het abonnement niet om een document op te halen.
Docusigns officiële hulppagina →
Wie documenten ondertekent, beheert niet noodzakelijk het abonnement. Vraag het document aan de huidige beheerder van het betalende account als iemand anders de facturering verzorgt.
Benoem het juiste document
Stuur de Docusign-abonnementsfactuur voor [account en periode], behorend bij [betaaldatum en bedrag]. Ik heb het aankoopdocument voor de dienst nodig, niet het klantcontract of het ondertekeningscertificaat.
Voeg geen klantcontracten toe, tenzij een specifieke verwijzing nodig is om de aankoop te identificeren. Een ondertekend bestand met de juiste maand in de naam blijft het verkeerde document wanneer het een klanttransactie beschrijft en niet de kosten van de dienst.
Voorbeeld: een bureau betaalt Docusign in oktober en ondertekent diezelfde week een klantcontract. De map bevat het contract en het ondertekeningscertificaat; geen van beide vermeldt de gefactureerde abonnementsaankoop van het bureau. Het stuurt daarom het verzoek hieronder met periode, betaaldatum en bedrag naar de beheerder van het betalende account. Zodra de leveranciersfactuur binnenkomt, opent het die en controleert het bureau als klant en het abonnement als gekochte dienst. Het maakt die factuur met documentnummer klaar voor overdracht, zonder meer klantbestanden te verzamelen. Tot dan blijft de ontbrekende factuur openstaan.
Controleer vóór het doorgeven
Open de factuur en vergelijk afnemer, aankoopomschrijving, periode en bedrag met je verzoek. Behoud de oorspronkelijke inhoud. Sla het bestand op met account, periode en documentnummer en controleer of de boekhouding het al heeft.
Leg ontbrekende periodes expliciet vast. ‘Contract gedownload’ sluit ‘abonnementsfactuur ontbreekt’ niet af. Spreek daarna af wie de volgende factuur doorgeeft en waar gecontroleerde documenten worden bewaard.
E-mailfacturen met HeyRup
HeyRup bereidt een dienst voor die PDF-facturen in een gekoppelde mailbox vindt en geselecteerde documenten aan je boekhouder doorgeeft. Haal facturen die alleen in het leveranciersportaal staan eerst daar op. Registreren kan nog niet. Kies op de Nederlandse HeyRup-website “Houd me op de hoogte” en laat je e-mailadres achter in het formulier als je een bericht bij de lancering wilt ontvangen.