Notér konto, faktureringsperiode, betalingsdato og beløb. Det adskiller en anmodning om abonnementsfakturaen fra en søgning efter kunders underskrevne dokumenter. Docusign i betalingsteksten er ikke grund til at gennemgå alle kundeaftaler.
Begynd med den konto, der betaler
Åbn som administrator for den betalende konto Admin → Plan and Billing (Subscription and Billing på nogle konti). Berettigede direkte eSignature- eller IAM-abonnementer åbner Subscription Center. Du skal have fulde kontoadministratorrettigheder; det er ikke nok at kunne underskrive dokumenter.
Docusign: Subscription Center →
Vælg Invoices i Subscription Center. Åbn menuen med tre prikker ved den ønskede faktura, og vælg Download Invoice. En PDF downloades. Hvis vinduet Pending changes vises, skal du vælge Download Invoice igen.
Nogle abonnementer, for eksempel via forhandlere og visse IAM-tilbud til store virksomheder, bruger stadig de oprindelige Plan and Billing-sider. Hvis du ser denne grænseflade, skal du åbne Billing History og vælge den tilsvarende transaktion for at se og downloade fakturaen. Den ældre fremgangsmåde gælder ikke automatisk også for Subscription Center.
Mulighederne afhænger af abonnement og betalingsmetode. Hvis du ikke får dokumentet ad den vej, kan administratoren bede om en kopi af den bestemte faktura via Docusigns officielle hjælpeside. Angiv konto, periode, betalingsdato og beløb. Formularen findes ikke på alle sprog. Skift ikke abonnement for at hente dokumentet.
Docusigns officielle hjælpeside →
Den, der underskriver dokumenter, administrerer ikke nødvendigvis abonnementet. Hvis en anden håndterer faktureringen, så bed den nuværende administrator for den betalende konto om bilaget.
Angiv det rigtige dokument
Send venligst Docusign-abonnementsfakturaen for [konto og periode], som vedrører betalingen [dato og beløb]. Jeg skal bruge købsbilaget for tjenesten, ikke kundeaftalen eller underskriftscertifikatet.
Vedlæg ikke kundeaftaler, medmindre en bestemt henvisning er nødvendig for at identificere købet. En underskrevet fil med den rigtige måned i navnet er stadig et andet dokument, hvis den beskriver en kundetransaktion frem for betalingen for tjenesten.
Eksempel: et bureau betaler Docusign i oktober og underskriver en kundeaftale samme uge. Mappen indeholder aftalen og underskriftscertifikatet; ingen af dem viser bureauets fakturerede abonnementskøb. Bureauet sender derfor forespørgslen nedenfor til administratoren for den betalende konto med periode, betalingsdato og beløb. Når leverandørfakturaen kommer, åbnes den, og bureauet kontrolleres som kunde med abonnementet som købt tjeneste. Denne faktura med dokumentnummer klargøres til aflevering uden flere kundefiler. Indtil da står den manglende faktura som en åben post.
Kontrollér filen før aflevering
Åbn fakturaen, og sammenlign modtager, købsbeskrivelse, periode og beløb med anmodningen. Bevar det oprindelige indhold. Gem filen med konto, periode og dokumentnummer, og kontrollér, om bogholderiet allerede har den samme fil.
Registrér manglende perioder udtrykkeligt. »Aftale downloadet« afslutter ikke »abonnementsfaktura mangler«. Aftal derefter, hvem der afleverer næste faktura, og hvor kontrollerede bilag skal ligge.
E-mailfakturaer med HeyRup
HeyRup forbereder en tjeneste, der finder PDF-fakturaer i en tilsluttet mailkonto og sender udvalgte bilag til din bogholder. Hent først fakturaer, der kun findes i leverandørens portal, derfra. Der er endnu ikke åbent for registrering. Vælg “Giv mig besked ved lancering” på HeyRups danske hjemmeside, og skriv din e-mail i formularen, hvis du vil have besked ved lanceringen.