Poznamenejte si účet, účtované období, datum platby a částku. Díky tomu oddělíte žádost o fakturu za předplatné od žádosti o dokumenty podepsané zákazníkem. Popis platby obsahující Docusign není důvod prohledávat všechny klientské smlouvy.
Začněte u účtu, ze kterého se služba platí
Jako správce platícího účtu otevřete Admin → Plan and Billing (u některých účtů Subscription and Billing). U podporovaného přímého předplatného eSignature nebo IAM se otevře Subscription Center. Potřebujete plná oprávnění administrátora účtu; samotné podepisování dokumentů nestačí.
Docusign: Subscription Center →
V Subscription Center vyberte Invoices. U hledané faktury otevřete nabídku se třemi tečkami a zvolte Download Invoice. Stáhne se PDF. Pokud se objeví okno Pending changes, potvrďte Download Invoice ještě jednou.
Některá předplatná, například přes prodejce nebo vybrané podnikové nabídky IAM, zůstávají v původním Plan and Billing. Pokud vidíte toto rozhraní, otevřete Billing History a vyberte odpovídající transakci pro zobrazení a stažení faktury. V Subscription Center použijte postup s nabídkou Invoices popsaný výše.
Dostupné možnosti závisejí na tarifu a způsobu platby. Pokud doklad touto cestou nezískáte, administrátor může přes oficiální stránku Docusign pro získání pomoci požádat o kopii konkrétní faktury; uveďte účet, období, datum platby a částku. Formulář není dostupný ve všech jazycích. Kvůli získání dokladu tarif neměňte.
oficiální stránku Docusign pro získání pomoci →
Člověk, který podepisuje dokumenty, nemusí spravovat předplatné. Pokud fakturaci řeší někdo jiný, požádejte stávajícího správce tohoto účtu o doklad.
Řekněte, který dokument potřebujete
Prosím o fakturu za předplatné Docusign pro [účet a období] k platbě [datum a částka]. Potřebuji doklad za používání služby, nikoli klientskou smlouvu nebo certifikát podpisu.
Klientské smlouvy do žádosti nepřikládejte, pokud konkrétní odkaz není potřeba k určení nákupu. Podepsaný soubor se správným měsícem v názvu je stále jiný dokument, když popisuje obchod se zákazníkem místo poplatku za službu.
Modelový příklad: agentura v říjnu zaplatila předplatné Docusign a ve stejném týdnu podepsala smlouvu s klientem. Ve složce má klientskou smlouvu a certifikát podpisu; v žádném z nich není účtovaný nákup předplatného agentury. Správci platícího účtu proto pošle žádost níže s obdobím, datem a částkou. Až získá fakturu poskytovatele, otevře ji a ověří agenturu jako odběratele a předplatné jako předmět nákupu. K předání připraví tuto fakturu s jejím číslem, nikoli další klientské dokumenty. Do té doby ponechá chybějící fakturu jako otevřenou položku.
Zkontrolujte soubor před předáním
Otevřete doklad a porovnejte odběratele, popis nákupu, období a částku se žádostí. Původní obsah zachovejte. Uložte ho s účtem, obdobím a číslem dokumentu a ověřte, zda účetní už stejný soubor nemá.
Chybějící období evidujte výslovně. „Smlouva stažena“ neuzavírá úkol „chybí faktura za předplatné“. Po získání dokladu domluvte, kdo předá další fakturu a kam patří ověřené soubory.
E-mailové faktury s HeyRup
HeyRup připravuje hledání PDF faktur v připojené e-mailové schránce a předání vybraných dokladů účetní. Fakturu dostupnou pouze u poskytovatele nejdřív stáhněte tam. Registrace zatím nejsou otevřené. Na českém webu HeyRupu zvolte „Dejte mi vědět při spuštění“ a ve formuláři zanechte e-mail, pokud chcete oznámení o spuštění.