Anote a conta, o período faturado, a data do pagamento e o montante. Estes dados separam o pedido da fatura de subscrição da procura de documentos assinados por clientes. A menção Docusign no pagamento não é motivo para pesquisar todos os contratos.
Comece pela conta que paga
Como administrador da conta que paga, abra Admin → Plan and Billing (Subscription and Billing em algumas contas). As subscrições diretas elegíveis de eSignature ou IAM abrem o Subscription Center. São necessárias permissões completas de administrador da conta; poder assinar documentos não basta.
Docusign: Subscription Center →
No Subscription Center, selecione Invoices. Abra o menu de três pontos junto à fatura pretendida e escolha Download Invoice. Será descarregado um PDF. Se aparecer a janela Pending changes, selecione Download Invoice novamente.
Algumas subscrições, como as adquiridas através de revendedores e certas ofertas empresariais de IAM, continuam a usar as páginas anteriores de Plan and Billing. Se vir essa interface, abra Billing History e selecione a transação correspondente para ver e descarregar a fatura. Este percurso antigo não se aplica automaticamente ao Subscription Center.
As opções dependem do plano e do método de pagamento. Se não obtiver o documento por essa via, o administrador pode pedir uma cópia da fatura específica através da página oficial de ajuda do Docusign. Indique conta, período, data e valor do pagamento. O formulário não está disponível em todas as línguas. Não altere o plano para obter o documento.
página oficial de ajuda do Docusign →
Quem assina documentos não gere necessariamente a subscrição. Se outra pessoa trata da faturação, peça o documento ao administrador atual da conta que paga.
Especifique o documento em falta
Por favor, envie a fatura da subscrição Docusign de [conta e período], relativa ao pagamento [data e montante]. Preciso do documento de compra do serviço, não do contrato do cliente nem do certificado de assinatura.
Não junte contratos de clientes, salvo se uma referência específica for necessária para identificar a compra. Um ficheiro assinado com o mês certo no nome continua a ser outro documento quando descreve uma transação com um cliente, em vez do custo do serviço.
Exemplo: uma agência paga Docusign em outubro e assina um contrato com um cliente na mesma semana. A pasta contém o contrato e o certificado de assinatura; nenhum identifica a compra faturada da subscrição da agência. Envia por isso o pedido abaixo ao administrador da conta que paga, com período, data e valor. Quando recebe a fatura do fornecedor, abre-a e confirma a agência como cliente e a subscrição como serviço adquirido. Prepara essa fatura com o respetivo número para a entrega, sem recolher mais documentos do cliente. Até lá, a fatura em falta continua pendente.
Verifique antes de entregar
Abra a fatura e compare o destinatário, a descrição da compra, o período e o montante com o pedido. Preserve o conteúdo original. Guarde o ficheiro com a conta, o período e o número do documento, depois confirme se a contabilidade já o tem.
Registe expressamente qualquer período em falta. «Contrato descarregado» não encerra «fatura de subscrição em falta». Combine quem enviará a próxima fatura e onde devem ficar os documentos verificados.
Faturas por e-mail com HeyRup
O HeyRup está a preparar um serviço para encontrar faturas PDF numa caixa de correio ligada e enviar os documentos selecionados à contabilidade. Obtenha primeiro no portal do fornecedor as faturas disponíveis apenas aí. As inscrições ainda não estão abertas. No site do HeyRup em português, escolha «Avise-me no lançamento» e deixe o seu e-mail no formulário se quiser receber um aviso de lançamento.