Kirjaa tili, laskutuskausi, maksupäivä ja summa. Näin tilauksen laskupyyntö pysyy erillään asiakkaiden allekirjoittamien asiakirjojen etsinnästä. Maksun Docusign-merkintä ei ole syy käydä läpi kaikkia asiakassopimuksia.
Aloita maksavasta tilistä
Avaa maksavan tilin ylläpitäjänä Admin → Plan and Billing (joillakin tileillä Subscription and Billing). Ehdot täyttävissä suoraan ostetuissa eSignature- tai IAM-tilauksissa avautuu Subscription Center. Tarvitset täydet tilin ylläpitäjän oikeudet; pelkkä mahdollisuus allekirjoittaa asiakirjoja ei riitä.
Docusign: Subscription Center →
Valitse Subscription Centerissä Invoices. Avaa etsimäsi laskun kolmen pisteen valikko ja valitse Download Invoice. Laitteellesi latautuu PDF. Jos Pending changes -ikkuna avautuu, valitse Download Invoice uudelleen.
Osa tilauksista, kuten jälleenmyyjän kautta hankitut tilaukset ja tietyt yritysten IAM-tarjoukset, käyttää yhä alkuperäisiä Plan and Billing -sivuja. Jos näet tämän käyttöliittymän, avaa Billing History ja valitse oikea tapahtuma laskun katselua ja lataamista varten. Vanha polku ei koske automaattisesti myös Subscription Centeriä.
Vaihtoehdot riippuvat tilaustyypistä ja maksutavasta. Jos et saa asiakirjaa tätä kautta, ylläpitäjä voi pyytää juuri kyseisen laskun kopiota Docusignin virallisen tukisivun kautta. Ilmoita tili, kausi, maksupäivä ja summa. Lomake ei ole saatavilla kaikilla kielillä. Älä vaihda tilausta asiakirjan hakemista varten.
Docusignin virallisen tukisivun →
Asiakirjojen allekirjoittaja ei välttämättä hallinnoi tilausta. Jos toinen henkilö hoitaa laskutuksen, pyydä asiakirja maksavan tilin nykyiseltä ylläpitäjältä.
Nimeä tarvitsemasi asiakirja
Lähetä lasku Docusign-tilauksesta, jonka [maksava tili] osti ajalle [laskutusjakso] ja joka vastaa maksua [päivämäärä ja summa]. Tarvitsen palvelun ostotositteen, en asiakassopimusta tai allekirjoitusvarmennetta.
Älä liitä asiakassopimuksia, ellei tarkka viite ole tarpeen ostoksen tunnistamiseksi. Oikean kuukauden mukaan nimetty allekirjoitettu tiedosto on edelleen väärä asiakirja, jos se kuvaa asiakaskauppaa eikä palvelun maksua. Tiedoston otsikko ei yksin ratkaise, mitä ostosta se todentaa.
Esimerkki: toimisto maksaa Docusignista lokakuussa ja allekirjoittaa asiakassopimuksen samalla viikolla. Kansiossa on sopimus ja allekirjoitusvarmenne; kumpikaan ei osoita toimiston laskutettua tilausostosta. Toimisto lähettää alla olevan pyynnön maksavan tilin ylläpitäjälle ja ilmoittaa ajanjakson, maksupäivän ja summan. Kun palveluntarjoajan lasku saapuu, se avataan ja tarkistetaan toimisto asiakkaana sekä tilaus ostettuna palveluna. Tämä lasku numeroineen valmistellaan luovutettavaksi ilman muita asiakasasiakirjoja. Siihen asti puuttuva lasku jää avoimeksi asiaksi.
Tarkista tiedosto ennen luovutusta
Avaa lasku ja vertaa vastaanottajaa, ostoksen kuvausta, laskutuskautta ja summaa pyyntöön. Säilytä alkuperäinen sisältö. Tallenna tiedosto tilin, kauden ja asiakirjan numeron yhteyteen. Tarkista, onko kirjanpidolla jo sama tiedosto, ennen kuin lähetät sen uudelleen.
Merkitse puuttuvat kaudet erikseen. ”Sopimus ladattu” ei päätä tehtävää ”tilauslasku puuttuu”. Sovi laskun saamisen jälkeen seuraavan laskun toimittaja ja tarkistettujen asiakirjojen tallennuspaikka. Näin seuraava pyyntö ei ala uudelleen väärästä asiakirjasta.
Sähköpostilaskut HeyRupilla
HeyRup valmistelee palvelua, joka etsii PDF-laskuja yhdistetystä sähköpostilaatikosta ja toimittaa valitut asiakirjat kirjanpitäjälle. Hae vain toimittajan portaalissa olevat laskut ensin sieltä. Rekisteröityminen ei ole vielä avoinna. Valitse HeyRupin suomenkielisellä sivustolla ”Ilmoita minulle julkaisusta” ja jätä sähköpostiosoitteesi lomakkeella, jos haluat ilmoituksen palvelun avautumisesta.