Notez le compte, la période facturée, la date du paiement et le montant. Ces repères distinguent la demande de facture d’abonnement de la recherche de documents signés par un client. La mention Docusign sur le paiement ne justifie pas de parcourir tous les contrats clients.
Partez du compte qui paie
En tant qu’administrateur du compte facturé, ouvrez Admin → Plan and Billing (Subscription and Billing pour certains comptes). Les abonnements directs eSignature ou IAM éligibles ouvrent le Subscription Center. Des droits complets d’administrateur de compte sont nécessaires ; pouvoir signer des documents ne suffit pas.
Docusign: Subscription Center →
Dans le Subscription Center, sélectionnez Invoices. Ouvrez le menu à trois points de la facture recherchée, puis choisissez Download Invoice. Un PDF est téléchargé sur votre appareil. Si la fenêtre Pending changes apparaît, sélectionnez de nouveau Download Invoice.
Certains abonnements, notamment ceux achetés auprès d’un revendeur et certaines offres IAM d’entreprise, utilisent encore les anciennes pages Plan and Billing. Si vous voyez cette interface, ouvrez Billing History et sélectionnez la transaction correspondante pour afficher et télécharger la facture. Cet ancien parcours ne s’applique pas automatiquement au Subscription Center.
Les options dépendent du forfait et du mode de paiement. Si ce parcours ne permet pas d’obtenir le document, l’administrateur peut demander une copie de la facture précise sur la page officielle Docusign Obtenir de l’aide. Indiquez le compte, la période, la date et le montant du paiement. Le formulaire n’est pas disponible dans toutes les langues. Ne changez pas de forfait pour obtenir le justificatif.
page officielle Docusign `Obtenir de l’aide` →
La personne qui signe les documents ne gère pas forcément l’abonnement. Si la facturation relève de quelqu’un d’autre, demandez le justificatif à l’administrateur actuel du compte facturé.
Précisez le document demandé
Merci d’envoyer la facture d’abonnement Docusign pour [compte et période], correspondant au paiement [date et montant]. Il me faut le justificatif d’achat du service, pas le contrat client ni le certificat de signature.
N’ajoutez pas de contrats clients, sauf si une référence précise est nécessaire pour identifier l’achat. Un fichier signé portant le bon mois dans son nom reste le mauvais document s’il décrit une opération avec un client plutôt que les frais du service.
Exemple: une agence paie Docusign en octobre et signe un contrat client la même semaine. Son dossier contient le contrat et le certificat de signature; aucun ne détaille l'achat facturé de l'abonnement de l'agence. Elle adresse donc la demande ci-dessous à l'administrateur du compte payeur avec période, date et montant. À réception de la facture du fournisseur, elle l'ouvre et vérifie que l'agence est cliente et que la prestation achetée est l'abonnement. Elle prépare cette facture et son numéro pour la transmission, sans recueillir d'autres dossiers clients. Entre-temps, la facture manquante reste en attente.
Vérifiez avant de transmettre
Ouvrez la facture et comparez le destinataire, la description de l’achat, la période et le montant avec la demande. Conservez son contenu original. Classez-la avec le compte, la période et le numéro du document, puis vérifiez que la comptabilité ne possède pas déjà ce fichier.
Mentionnez explicitement toute période manquante. « Contrat téléchargé » ne clôt pas « facture d’abonnement manquante ». Convenez ensuite de la personne qui transmettra la prochaine facture et de l’emplacement des documents vérifiés.
Les factures par e-mail avec HeyRup
HeyRup prépare un service qui retrouve les factures PDF dans une boîte mail connectée et transmet les documents sélectionnés à la comptabilité. Récupérez d’abord dans le portail du fournisseur les factures qui s’y trouvent uniquement. Les inscriptions ne sont pas encore ouvertes. Sur le site français de HeyRup, choisissez « Me prévenir au lancement » et laissez votre adresse e-mail dans le formulaire si vous souhaitez être informé du lancement.