Anteckna konto, faktureringsperiod, betalningsdatum och belopp. Då skiljer du begäran om en abonnemangsfaktura från sökandet efter dokument som kunder har undertecknat. Docusign i betalningsbeskrivningen är inget skäl att gå igenom alla kundavtal.
Börja med kontot som betalar
Öppna Admin → Plan and Billing som administratör för kontot som betalar (Subscription and Billing för vissa konton). För kvalificerade direktköpta eSignature- eller IAM-abonnemang öppnas Subscription Center. Fullständiga kontoadministratörsbehörigheter krävs; det räcker inte att kunna underteckna dokument.
Docusign: Subscription Center →
Välj Invoices i Subscription Center. Öppna menyn med tre punkter vid fakturan du söker och välj Download Invoice. En PDF laddas ned. Om fönstret Pending changes visas väljer du Download Invoice igen.
Vissa abonnemang, till exempel via återförsäljare och vissa IAM-erbjudanden för större företag, använder fortfarande de äldre Plan and Billing-sidorna. Om du ser det gränssnittet öppnar du Billing History och väljer rätt transaktion för att visa och ladda ned fakturan. Den äldre vägen gäller inte automatiskt även för Subscription Center.
Alternativen beror på abonnemang och betalningsmetod. Om du inte får dokumentet den vägen kan administratören begära en kopia av den specifika fakturan via Docusigns officiella hjälpsida. Ange konto, period, betalningsdatum och belopp. Formuläret finns inte på alla språk. Byt inte abonnemang för att hämta dokumentet.
Docusigns officiella hjälpsida →
Den som undertecknar dokument hanterar inte nödvändigtvis abonnemanget. Om någon annan sköter faktureringen, be det betalande kontots nuvarande administratör om underlaget.
Ange vilket dokument som behövs
Skicka Docusign-abonnemangsfakturan för [konto och period], som gäller betalningen [datum och belopp]. Jag behöver inköpsdokumentet för tjänsten, inte kundavtalet eller signeringscertifikatet.
Bifoga inte kundavtal om en specifik hänvisning inte behövs för att identifiera köpet. En undertecknad fil med rätt månad i namnet är fortfarande ett annat dokument om den beskriver en kundaffär och inte avgiften för tjänsten.
Exempel: en byrå betalar Docusign i oktober och undertecknar ett kundavtal samma vecka. Mappen innehåller avtalet och signeringscertifikatet; inget av dem visar byråns fakturerade abonnemangsköp. Byrån skickar därför begäran nedan till det betalande kontots administratör med period, betalningsdatum och belopp. När leverantörsfakturan kommer öppnas den och byrån kontrolleras som kund, med abonnemanget som köpt tjänst. Den fakturan med dokumentnummer förbereds för överlämning utan fler kundfiler. Fram till dess är den saknade fakturan en öppen post.
Kontrollera filen före överlämning
Öppna fakturan och jämför mottagare, inköpsbeskrivning, period och belopp med förfrågan. Behåll originalinnehållet. Spara filen med konto, period och dokumentnummer och kontrollera om bokföringen redan har samma fil.
Registrera saknade perioder uttryckligen. ”Avtal nedladdat” avslutar inte ”abonnemangsfaktura saknas”. Bestäm sedan vem som skickar nästa faktura och var kontrollerade dokument ska sparas.
E-postfakturor med HeyRup
HeyRup förbereder en tjänst som hittar PDF-fakturor i en ansluten e-postlåda och skickar valda underlag till redovisningen. Hämta först fakturor som bara finns i leverantörens portal därifrån. Registreringen är ännu inte öppen. Välj ”Meddela mig vid lanseringen” på HeyRups svenska webbplats och lämna din e-postadress i formuläret om du vill få ett meddelande vid lanseringen.