Zapisz konto, okres rozliczeniowy, datę płatności i kwotę. Dzięki temu oddzielisz prośbę o fakturę za abonament od szukania dokumentów podpisanych przez klientów. Nazwa Docusign w opisie płatności nie oznacza, że należy przeglądać wszystkie umowy.
Zacznij od konta, które płaci
Jako administrator konta opłacającego usługę otwórz Admin → Plan and Billing (w niektórych kontach Subscription and Billing). Przy kwalifikujących się bezpośrednich subskrypcjach eSignature lub IAM otworzy się Subscription Center. Potrzebujesz pełnych uprawnień administratora konta; sama możliwość podpisywania dokumentów nie wystarczy.
Docusign: Subscription Center →
W Subscription Center wybierz Invoices. Przy szukanej fakturze otwórz menu z trzema kropkami i wybierz Download Invoice. Zostanie pobrany plik PDF. Jeśli pojawi się okno Pending changes, ponownie wybierz Download Invoice.
Niektóre subskrypcje, na przykład kupione u odsprzedawcy lub wybrane oferty IAM dla przedsiębiorstw, nadal korzystają ze starszych stron Plan and Billing. Jeśli widzisz ten interfejs, otwórz Billing History i wybierz właściwą transakcję, aby wyświetlić i pobrać fakturę. Starsza ścieżka nie dotyczy automatycznie również Subscription Center.
Dostępne opcje zależą od planu i sposobu płatności. Jeśli tą drogą nie uzyskasz dokumentu, administrator może poprosić o kopię konkretnej faktury przez oficjalną stronę pomocy Docusign. Podaj konto, okres, datę i kwotę płatności. Formularz nie jest dostępny we wszystkich językach. Nie zmieniaj planu tylko po to, by pobrać dokument.
oficjalną stronę pomocy Docusign →
Osoba podpisująca dokumenty nie musi zarządzać abonamentem. Jeśli rozliczeniami zajmuje się ktoś inny, poproś obecnego administratora płacącego konta o dokument.
Określ potrzebny dokument
Proszę o fakturę za abonament Docusign dla [konto i okres], dotyczącą płatności [data i kwota]. Potrzebuję dokumentu zakupu usługi, nie umowy klienta ani certyfikatu podpisu.
Nie dołączaj umów klientów, chyba że konkretny odnośnik jest konieczny do identyfikacji zakupu. Podpisany plik z właściwym miesiącem w nazwie nadal jest innym dokumentem, jeżeli opisuje transakcję z klientem zamiast opłaty za usługę.
Przykład: agencja płaci za Docusign w październiku i w tym samym tygodniu podpisuje umowę z klientem. W folderze ma umowę i certyfikat podpisu; żaden nie wykazuje rozliczonego zakupu abonamentu agencji. Wysyła więc poniższą prośbę administratorowi płacącego konta, podając okres, datę i kwotę. Po otrzymaniu faktury dostawcy otwiera ją i sprawdza agencję jako nabywcę oraz abonament jako zakupioną usługę. Do przekazania przygotowuje tę fakturę wraz z numerem, bez zbierania kolejnych dokumentów klienta. Do tego czasu brakująca faktura pozostaje otwartą pozycją.
Sprawdź plik przed przekazaniem
Otwórz fakturę i porównaj nabywcę, opis zakupu, okres oraz kwotę z prośbą. Zachowaj oryginalną treść. Zapisz plik wraz z kontem, okresem i numerem dokumentu, a potem sprawdź, czy księgowość już go nie ma.
Wyraźnie zaznacz brakujące okresy. „Umowa pobrana” nie kończy zadania „brak faktury za abonament”. Ustal, kto przekaże następną fakturę i gdzie mają trafiać sprawdzone dokumenty.
Faktury e-mail z HeyRup
HeyRup przygotowuje usługę wyszukiwania faktur PDF w połączonej skrzynce pocztowej i przekazywania wybranych dokumentów księgowości. Faktury dostępne tylko w portalu dostawcy pobierz najpierw stamtąd. Rejestracja nie jest jeszcze otwarta. Na polskiej stronie HeyRup wybierz „Powiadom mnie o starcie” i zostaw adres e-mail w formularzu, jeśli chcesz otrzymać powiadomienie o uruchomieniu.