Annota account, periodo fatturato, data del pagamento e importo. Questi riferimenti separano la richiesta della fattura di abbonamento dalla ricerca di documenti firmati dai clienti. La dicitura Docusign sul pagamento non richiede di controllare tutti i contratti.
Parti dall’account che paga
Come amministratore dell’account che paga, apri Admin → Plan and Billing (Subscription and Billing per alcuni account). Gli abbonamenti diretti eSignature o IAM idonei aprono Subscription Center. Servono tutti i permessi di amministratore dell’account; poter firmare documenti non basta.
Docusign: Subscription Center →
In Subscription Center, seleziona Invoices. Apri il menu con i tre puntini accanto alla fattura cercata e scegli Download Invoice. Verrà scaricato un PDF. Se compare la finestra Pending changes, seleziona di nuovo Download Invoice.
Alcuni abbonamenti, come quelli acquistati tramite rivenditore e determinate offerte IAM aziendali, usano ancora le precedenti pagine Plan and Billing. Se vedi questa interfaccia, apri Billing History e seleziona la transazione corrispondente per visualizzare e scaricare la fattura. Questo percorso precedente non vale automaticamente anche per Subscription Center.
Le opzioni dipendono dal piano e dal metodo di pagamento. Se quel percorso non restituisce il documento, l’amministratore può richiedere una copia della fattura specifica tramite la pagina ufficiale di assistenza Docusign. Indica account, periodo, data del pagamento e importo. Il modulo non è disponibile in tutte le lingue. Non cambiare piano per ottenere il documento.
pagina ufficiale di assistenza Docusign →
Chi firma i documenti non gestisce necessariamente l’abbonamento. Se la fatturazione è seguita da un’altra persona, chiedi il documento all’amministratore attuale dell’account che paga.
Indica il documento necessario
Invia la fattura dell’abbonamento Docusign per [account e periodo], relativa al pagamento [data e importo]. Serve il documento d’acquisto del servizio, non il contratto del cliente né il certificato di firma.
Non allegare contratti dei clienti, salvo che un riferimento specifico sia necessario per identificare l’acquisto. Un file firmato con il mese corretto nel nome resta un documento diverso se riguarda una transazione con il cliente anziché il costo del servizio.
Esempio: un'agenzia paga Docusign a ottobre e firma un contratto con un cliente nella stessa settimana. La cartella contiene il contratto e il certificato di firma; nessuno dei due documenta l'acquisto fatturato dell'abbonamento dell'agenzia. Invia quindi la richiesta sotto all'amministratore dell'account che paga, con periodo, data e importo. Quando riceve la fattura del fornitore, la apre e verifica l'agenzia come cliente e l'abbonamento come servizio acquistato. Prepara quella fattura con il suo numero per la consegna, senza raccogliere altri documenti del cliente. Fino ad allora, la fattura mancante resta in sospeso.
Controlla prima di consegnare
Apri la fattura e confronta intestatario, descrizione dell’acquisto, periodo e importo con la richiesta. Conserva il contenuto originale. Salvala con account, periodo e numero del documento, poi verifica che la contabilità non abbia già lo stesso file.
Segnala espressamente i periodi ancora mancanti. «Contratto scaricato» non chiude «fattura di abbonamento mancante». Concorda chi inoltrerà la prossima fattura e dove conservare i documenti verificati.
Fatture e-mail con HeyRup
HeyRup sta preparando un servizio per trovare le fatture PDF in una casella e-mail collegata e inviare i documenti selezionati al commercialista. Recupera prima dal portale del fornitore le fatture disponibili solo lì. Le registrazioni non sono ancora aperte. Sul sito italiano di HeyRup, scegli «Avvisami al lancio» e lascia il tuo indirizzo e-mail nel modulo se vuoi ricevere un avviso al lancio.