Anota la cuenta, el periodo facturado, la fecha del pago y el importe. Así separas la solicitud de una factura de suscripción de la búsqueda de documentos firmados por clientes. Que el pago mencione Docusign no significa que debas revisar todos los contratos.
Empieza por la cuenta que paga
Como administrador de la cuenta que paga, abre Admin → Plan and Billing (Subscription and Billing en algunas cuentas). Las suscripciones directas de eSignature o IAM que reúnen los requisitos abren Subscription Center. Necesitas permisos completos de administrador de la cuenta; poder firmar documentos no basta.
Docusign: Subscription Center →
En Subscription Center, selecciona Invoices. Abre el menú de tres puntos de la factura que buscas y elige Download Invoice. Se descargará un PDF. Si aparece la ventana Pending changes, selecciona Download Invoice otra vez.
Algunas suscripciones, como las contratadas mediante distribuidores y ciertas ofertas empresariales de IAM, siguen usando las páginas anteriores de Plan and Billing. Si ves esa interfaz, abre Billing History y selecciona la transacción correspondiente para ver y descargar su factura. Esta ruta anterior no se aplica automáticamente a Subscription Center.
Las opciones dependen del plan y del método de pago. Si esa ruta no permite obtener el documento, el administrador puede pedir una copia de la factura concreta mediante la página oficial de ayuda de Docusign. Indica la cuenta, el periodo, la fecha de pago y el importe. El formulario no está disponible en todos los idiomas. No cambies de plan para obtener el documento.
página oficial de ayuda de Docusign →
Quien firma documentos no necesariamente administra la suscripción. Si otra persona gestiona la facturación, pide el documento al administrador actual de la cuenta que paga.
Especifica qué documento falta
Por favor, envía la factura de suscripción de Docusign de [cuenta y periodo], correspondiente al pago [fecha e importe]. Necesito el documento de compra del servicio, no el contrato del cliente ni el certificado de firma.
No adjuntes contratos de clientes salvo que una referencia concreta sea necesaria para identificar la compra. Un archivo firmado con el mes correcto en su nombre sigue siendo otro documento si describe una operación con un cliente y no el coste del servicio.
Ejemplo: una agencia paga Docusign en octubre y firma un contrato con un cliente esa misma semana. La carpeta contiene el contrato y el certificado de firma; ninguno detalla la compra facturada de la suscripción de la agencia. Envía la solicitud siguiente al administrador de la cuenta que paga, con período, fecha e importe. Cuando recibe la factura del proveedor, la abre y comprueba que la agencia figure como cliente y la suscripción como servicio comprado. Prepara esa factura y su número para la entrega, sin recopilar más archivos del cliente. Hasta entonces, la factura que falta sigue pendiente.
Revisa el archivo antes de entregarlo
Abre la factura y compara el destinatario, el concepto, el periodo y el importe con la solicitud. Conserva el contenido original. Guárdala con la cuenta, el periodo y el número de documento, y comprueba si contabilidad ya tiene el mismo archivo.
Registra expresamente cualquier periodo pendiente. «Contrato descargado» no resuelve «falta la factura de suscripción». Acuerda quién entregará la siguiente factura y dónde se guardarán los documentos verificados.
Facturas por correo con HeyRup
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