Poznačte si účet, účtované obdobie, dátum platby a sumu. Tak oddelíte žiadosť o faktúru za predplatné od hľadania dokumentov podpísaných zákazníkmi. Docusign v popise platby nie je dôvod prezerať všetky klientské zmluvy.
Začnite pri účte, ktorý službu platí
Ako správca platiaceho účtu otvorte Admin → Plan and Billing (pri niektorých účtoch Subscription and Billing). Pri podporovanom priamom predplatnom eSignature alebo IAM sa otvorí Subscription Center. Potrebujete úplné oprávnenia administrátora účtu; samotné podpisovanie dokumentov nestačí.
Docusign: Subscription Center →
V Subscription Center vyberte Invoices. Pri hľadanej faktúre otvorte ponuku s tromi bodkami a zvoľte Download Invoice. Stiahne sa PDF. Ak sa zobrazí okno Pending changes, potvrďte Download Invoice ešte raz.
Niektoré predplatné, napríklad cez predajcu alebo vybrané podnikové ponuky IAM, zostávajú v pôvodnom Plan and Billing. Ak vidíte toto rozhranie, otvorte Billing History a vyberte príslušnú transakciu na zobrazenie a stiahnutie faktúry. Túto staršiu cestu nepoužívajte namiesto Subscription Center, ak ho už účet ponúka.
Dostupné možnosti závisia od programu a spôsobu platby. Ak doklad touto cestou nezískate, administrátor môže cez oficiálnu stránku Docusign na získanie pomoci požiadať o kópiu konkrétnej faktúry. Uveďte účet, obdobie, dátum platby a sumu. Formulár nie je dostupný vo všetkých jazykoch. Kvôli získaniu dokladu program nemeňte.
oficiálnu stránku Docusign na získanie pomoci →
Človek, ktorý podpisuje dokumenty, nemusí spravovať predplatné. Ak fakturáciu rieši niekto iný, požiadajte súčasného správcu platiaceho účtu o doklad.
Pomenujte potrebný dokument
Prosím o faktúru za predplatné Docusign pre [účet a obdobie] k platbe [dátum a suma]. Potrebujem doklad za používanie služby, nie klientskú zmluvu ani certifikát podpisu.
Klientské zmluvy neprikladajte, ak konkrétny odkaz nie je potrebný na určenie nákupu. Podpísaný súbor so správnym mesiacom v názve je stále iný dokument, keď opisuje obchod so zákazníkom namiesto poplatku za službu.
Modelový príklad: agentúra v októbri zaplatila predplatné Docusign a v rovnakom týždni podpísala zmluvu s klientom. V priečinku má klientsku zmluvu a certifikát podpisu; ani jeden neuvádza účtovaný nákup predplatného agentúry. Správcovi platiaceho účtu preto pošle žiadosť nižšie s obdobím, dátumom a sumou. Keď získa faktúru poskytovateľa, otvorí ju a overí agentúru ako odberateľa a predplatné ako predmet nákupu. Na odovzdanie pripraví túto faktúru s jej číslom, nie ďalšie klientské dokumenty. Dovtedy ponechá chýbajúcu faktúru ako otvorenú položku.
Skontrolujte súbor pred odovzdaním
Otvorte doklad a porovnajte odberateľa, popis nákupu, obdobie a sumu so žiadosťou. Pôvodný obsah zachovajte. Uložte ho s účtom, obdobím a číslom dokumentu a overte, či účtovníctvo rovnaký súbor už nemá.
Chýbajúce obdobie evidujte výslovne. „Zmluva stiahnutá“ neuzatvára úlohu „chýba faktúra za predplatné“. Po získaní dokladu dohodnite, kto odovzdá ďalšiu faktúru a kam patria overené súbory.
E-mailové faktúry s HeyRup
HeyRup pripravuje službu na hľadanie PDF faktúr v pripojenej e-mailovej schránke a odovzdanie vybraných dokladov účtovníčke. Faktúru dostupnú iba v portáli poskytovateľa najprv získajte tam. Registrácie zatiaľ nie sú otvorené. Na slovenskom webe HeyRupu zvoľte „Dajte mi vedieť pri spustení“ a vo formulári nechajte e-mail, ak chcete oznámenie o spustení.