Noter konto, fakturaperiode, betalingsdato og beløp. Da skiller du forespørselen om abonnementsfakturaen fra letingen etter dokumenter kunder har signert. Docusign i betalingsteksten er ingen grunn til å gjennomgå alle kundeavtaler.
Begynn med kontoen som betaler
Som administrator for kontoen som betaler, åpner du Admin → Plan and Billing (Subscription and Billing for enkelte kontoer). Kvalifiserte direktekjøpte eSignature- eller IAM-abonnementer åpner Subscription Center. Du trenger fulle kontoadministratorrettigheter; det er ikke nok å kunne signere dokumenter.
Docusign: Subscription Center →
Velg Invoices i Subscription Center. Åpne menyen med tre prikker ved fakturaen du leter etter, og velg Download Invoice. En PDF lastes ned. Hvis vinduet Pending changes vises, velger du Download Invoice en gang til.
Enkelte abonnementer, for eksempel via forhandlere og visse IAM-tilbud for store virksomheter, bruker fortsatt de opprinnelige Plan and Billing-sidene. Hvis du ser dette grensesnittet, åpner du Billing History og velger riktig transaksjon for å vise og laste ned fakturaen. Den eldre fremgangsmåten gjelder ikke automatisk også for Subscription Center.
Alternativene avhenger av abonnementet og betalingsmåten. Hvis du ikke får dokumentet der, kan administratoren be om en kopi av den bestemte fakturaen via Docusigns offisielle hjelpeside. Oppgi konto, periode, betalingsdato og beløp. Skjemaet finnes ikke på alle språk. Ikke bytt abonnement for å hente dokumentet.
Docusigns offisielle hjelpeside →
Den som signerer dokumenter, administrerer ikke nødvendigvis abonnementet. Hvis en annen håndterer faktureringen, be den nåværende administratoren for den betalende kontoen om bilaget.
Oppgi hvilket dokument du trenger
Send Docusign-abonnementsfakturaen for [konto og periode], knyttet til betalingen [dato og beløp]. Jeg trenger kjøpsdokumentet for tjenesten, ikke kundeavtalen eller signeringssertifikatet.
Ikke legg ved kundeavtaler med mindre en bestemt referanse trengs for å identifisere kjøpet. En signert fil med riktig måned i navnet er fortsatt et annet dokument hvis den beskriver en kundetransaksjon og ikke betalingen for tjenesten.
Eksempel: et byrå betaler Docusign i oktober og signerer en kundeavtale samme uke. Mappen inneholder avtalen og signeringssertifikatet; ingen av dem viser byråets fakturerte abonnementskjøp. Byrået sender derfor forespørselen nedenfor til administratoren for den betalende kontoen med periode, betalingsdato og beløp. Når leverandørfakturaen kommer, åpnes den og byrået kontrolleres som kunde, med abonnementet som kjøpt tjeneste. Denne fakturaen med dokumentnummer klargjøres for overlevering uten flere kundefiler. Frem til da står den manglende fakturaen som en åpen post.
Kontroller filen før overlevering
Åpne fakturaen og sammenlign mottaker, kjøpsbeskrivelse, periode og beløp med forespørselen. Behold det originale innholdet. Lagre filen med konto, periode og dokumentnummer. Sjekk deretter om regnskapsføreren allerede har den samme filen.
Registrer manglende perioder uttrykkelig. «Avtale lastet ned» avslutter ikke «abonnementsfaktura mangler». Avtal hvem som sender neste faktura, og hvor kontrollerte dokumenter skal oppbevares.
E-postfakturaer med HeyRup
HeyRup forbereder en tjeneste som finner PDF-fakturaer i en tilkoblet e-postkonto og sender utvalgte bilag til regnskapsføreren. Hent først fakturaer som bare finnes i leverandørportalen, derfra. Registreringen er ikke åpen ennå. Velg «Gi meg beskjed ved lansering» på HeyRups norske nettsted, og legg igjen e-postadressen i skjemaet hvis du vil ha beskjed ved lansering.