Notează contul, perioada facturată, data plății și suma. Aceste detalii separă cererea unei facturi de abonament de căutarea documentelor semnate de clienți. Mențiunea Docusign pe plată nu înseamnă că trebuie să verifici toate contractele.
Începe cu contul care plătește
Ca administrator al contului care plătește, deschide Admin → Plan and Billing (Subscription and Billing pentru unele conturi). Abonamentele directe eligibile eSignature sau IAM deschid Subscription Center. Ai nevoie de drepturi complete de administrator al contului; posibilitatea de a semna documente nu este suficientă.
Docusign: Subscription Center →
În Subscription Center, selectează Invoices. Deschide meniul cu trei puncte de lângă factura căutată și alege Download Invoice. Se descarcă un PDF. Dacă apare fereastra Pending changes, selectează din nou Download Invoice.
Unele abonamente, de exemplu cele cumpărate prin distribuitori și anumite oferte IAM pentru companii mari, folosesc în continuare paginile anterioare Plan and Billing. Dacă vezi această interfață, deschide Billing History și selectează tranzacția corespunzătoare pentru a vedea și descărca factura. Ruta veche nu se aplică automat și în Subscription Center.
Opțiunile depind de plan și de metoda de plată. Dacă nu obții documentul pe această cale, administratorul poate cere o copie a facturii precise prin pagina oficială de ajutor Docusign. Indică acel cont, perioada, data și suma plății. Formularul nu este disponibil în toate limbile. Nu schimba planul pentru a obține documentul.
pagina oficială de ajutor Docusign →
Persoana care semnează documente nu administrează neapărat abonamentul. Dacă altcineva gestionează facturarea, cere documentul administratorului actual al contului plătitor.
Precizează documentul necesar
Te rog să trimiți factura abonamentului Docusign pentru [cont și perioadă], aferentă plății [dată și sumă]. Am nevoie de documentul achiziției serviciului, nu de contractul clientului sau certificatul semnării.
Nu atașa contracte ale clienților, dacă o referință precisă nu este necesară pentru identificarea achiziției. Un fișier semnat cu luna corectă în nume rămâne alt document dacă descrie o tranzacție cu un client, nu costul serviciului.
Exemplu: o agenție plătește Docusign în octombrie și semnează un contract cu un client în aceeași săptămână. Dosarul conține contractul și certificatul semnării; niciunul nu descrie achiziția facturată a abonamentului agenției. Trimite astfel cererea de mai jos administratorului contului plătitor, cu perioada, data și suma. Când primește factura furnizorului, o deschide și verifică agenția drept client și abonamentul drept serviciu cumpărat. Pregătește acea factură cu numărul ei pentru predare, fără să adune alte fișiere ale clientului. Până atunci, factura lipsă rămâne o poziție deschisă.
Verifică fișierul înainte de predare
Deschide factura și compară beneficiarul, descrierea achiziției, perioada și suma cu solicitarea. Păstrează conținutul original. Salvează fișierul cu contul, perioada și numărul documentului, apoi verifică dacă există deja la contabilitate.
Menționează explicit orice perioadă lipsă. „Contract descărcat” nu închide „factură de abonament lipsă”. Stabilește cine va transmite următoarea factură și unde se păstrează documentele verificate.
Facturi din e-mail cu HeyRup
HeyRup pregătește un serviciu care găsește facturi PDF într-o căsuță poștală conectată și trimite documentele selectate contabilului. Descarcă mai întâi din portalul furnizorului facturile disponibile doar acolo. Înscrierile nu sunt încă deschise. Pe site-ul HeyRup în română, alege „Anunță-mă la lansare” și lasă adresa de e-mail în formular dacă dorești un anunț la lansare.