Het merk, de opsteller van de factuur en de afzender kunnen anders heten
Je gebruikt de dienst Blauw Magazijn, maar vindt de verwachte factuur niet wanneer je in je e-mail op die naam zoekt. In dit fictieve voorbeeld staat op een oudere, gecontroleerde factuur het bedrijf Opslaggereedschap als opsteller. Het bericht kwam van doklady@example.com. Als een nieuw bericht Blauw Magazijn niet in het onderwerp of de tekst noemt, brengt alleen de servicenaam je misschien niet bij de factuur.
Het merk, de opsteller van de factuur en de e-mailafzender kunnen dus verschillende namen hebben. Een andere dienst kan berichten namens de leverancier versturen met een adres zonder de vertrouwde merknaam. Probeer daarom ook de bedrijfsnaam op de factuur en het adres uit een ouder, gecontroleerd bericht.
Haal gegevens uit een ouder, gecontroleerd document
Zoek een eerder document waarvan je weet dat het bij de dienst en je aankoop hoort. Noteer de naam van de opsteller. Heb je ook de oorspronkelijke e-mail, klap dan de afzendergegevens open en kopieer het volledige adres, inclusief het domein: het deel na het apenstaartje. De weergegeven naam boven het bericht vertelt je niet wat het werkelijke adres is.
Bekijk ook het gebruikelijke onderwerp, de opbouw van het factuurnummer en de gefactureerde periode. Het oude nummer helpt je het formaat te herkennen, maar de nieuwe factuur heeft doorgaans een ander nummer. In het fictieve voorbeeld kun je noteren dat de nummers met MS beginnen. Voer niet het volledige oude factuurnummer in om een nieuw document te zoeken.
Controleer voordat je zoekt ook het adres voor documentbezorging in je serviceaccount. De facturen kunnen naar de e-mail van de bestelling gaan terwijl jij je werkmailbox doorzoekt. Een opgeslagen PDF vertelt je de opsteller en de periode; leid daaruit niet het e-mailadres van de afzender af.
Probeer namen apart en verfijn stap voor stap
Zoek in de juiste mailbox eerst op het merk en daarna apart op de opsteller. Als je beide namen tegelijk invoert, beperk je de resultaten mogelijk tot berichten die beide bevatten. Bekijk bij gevonden, vertrouwde correspondentie het onderwerp en afzenderadres. Daarna kun je opnieuw zoeken op het adres uit een ouder, gecontroleerd bericht.
Voeg een datumbereik toe als er te veel resultaten zijn. Houd wat ruimte rond de verwachte maand: de e-maildatum kan afwijken van de factuurperiode en de betaaldatum. Verdwijnen bruikbare resultaten, verwijder dan de laatste beperking of verruim de periode.
Beperk de zoekopdracht pas tot PDF als je weet dat de leverancier facturen in dat formaat bijvoegt. Anders sluit je misschien een melding uit over een document in je klantaccount. Vind je zo'n melding, open dan de bekende website van de dienst en download het document daar.
Gebruik de gegevens in een concrete Gmail-zoekopdracht
In Gmail kun je op alternatieve namen zoeken of een bekende afzender combineren met een periode. OR selecteert alternatieven, from: de afzender, subject: een woord in het onderwerp en after: samen met before: het bereik van ontvangstdatums. Google beschrijft dit op de helppagina ‘Refine searches in Gmail’.
De volgende zoekopdrachten zijn voorbeelden. Plak er telkens één in het zoekveld en vervang namen, adres en datums door je eigen gegevens. Gebruik invoice alleen als dit woord gewoonlijk in de onderwerpen van de leverancier staat; laat anders subject: weg. Zodra je hebt bevestigd dat je een PDF-bijlage zoekt, kun je filename:pdf toevoegen. Verander de schrijfwijze van de operatoren niet.
Kies één zoekopdracht op basis van de gegevens die je kent en vervang de voorbeeldwaarden.
Bron bij dit onderdeel: Google: Zoekopdrachten in Gmail verfijnen
Open het juiste bericht in de resultaten
Een zoekopdracht met in:anywhere doorzoekt ook spam en de prullenbak. Gmail kan een heel gesprek tonen terwijl maar één bericht aan de voorwaarden voldoet. Klap daarom de specifieke e-mail open en controleer bij welk bericht de bijlage hoort. Uitgebreidere instructies voor Gmail en Outlook vind je onder Verder lezen.
Bron bij dit onderdeel: Google: Zoekopdrachten in Gmail verfijnen
Controleer een onbekende afzender via een bekend contact
Kwam het gevonden bericht van een nieuw adres, controleer dat dan voordat je de bijlage opent. Een ander domein kan bij een verzenddienst horen, maar dezelfde merknaam of een verwijzing naar je aankoop bevestigt de herkomst niet. Open je bekende klantaccount of gebruik een contact uit eerder gecontroleerde correspondentie. Vraag de leverancier of die dit adres voor facturen gebruikt. Neem de contactgegevens niet over uit het bericht dat je nu beoordeelt.
Je kunt die vraag combineren met een verzoek om het gezochte document. Pas het volgende voorbeeld aan je aankoop aan en stuur het naar een bekend contact of naar de ondersteuning in je klantaccount. Vermeld het e-mailadres van het account, maar stuur geen inlogwachtwoord.
Vervang de voorbeelddienst, het bedrijf, de periode en de gegevens tussen vierkante haken door je eigen informatie.
Vergelijk het document met je aankoop
Als je de herkomst van het bericht hebt gecontroleerd, vergelijk je het document met je aankoop: kloppen de dienst, de periode en de klant op de factuur? Is ook de opsteller veranderd en weet je niet waarom, vraag de leverancier dan ook naar die wijziging. Alleen een vergelijkbare bestandsnaam is onvoldoende om het juiste document te herkennen.
Noteer wat hielp om het document te vinden
Voeg na het vinden van de juiste factuur het merk, de opsteller, het gecontroleerde adres en de bezorgmethode toe aan je leveranciersgegevens. Stuurt de dienst alleen een melding, noteer dan waar je het document in je klantaccount downloadt.
Voor het fictieve Blauw Magazijn is dit genoeg: ‘Opsteller: Opslaggereedschap; gecontroleerde afzender: doklady@example.com; factuur komt als PDF. Zoeken op adres en daarna op periode.’ Werk de notitie bij als de bezorging verandert. Gebruik haar als zoekhulp; blijf ieder nieuw gevonden bericht en document controleren.