Značka, vystaviteľ a odosielateľ môžu mať rôzne mená
Používate službu Modrý sklad, ale pri hľadaní jej názvu v e-maile nenájdete očakávanú faktúru. V tomto modelovom príklade je na staršej overenej faktúre uvedená spoločnosť Skladové nástroje s.r.o. a správa prišla z adresy doklady@example.com. Ak nová správa značku Modrý sklad v predmete ani v texte neuvádza, samotný názov služby vás k nej nemusí doviesť.
Značka, vystaviteľ faktúry a odosielateľ e-mailu teda môžu mať rôzne mená. Správy môže za dodávateľa rozosielať iná služba, ktorej adresa známu značku neobsahuje. Pri hľadaní preto vyskúšajte aj názov spoločnosti z faktúry a adresu zo staršej overenej správy.
Vezmite si údaje zo staršieho overeného dokladu
Nájdite predchádzajúci doklad, o ktorom viete, že patrí k danej službe a vášmu nákupu. Poznačte si názov vystaviteľa. Ak máte aj pôvodný e-mail, rozbaľte údaje o odosielateľovi a skopírujte celú adresu vrátane domény, teda časti za zavináčom. Samotné zobrazené meno nad správou vám adresu neprezradí.
Pozrite sa aj na obvyklý predmet správy, podobu čísla faktúry a účtované obdobie. Číslo minulej faktúry pomôže rozpoznať formát, nová však bude spravidla mať iné číslo. V modelovom príklade si teda môžete poznačiť, že čísla začínajú písmenami MS. Celé číslo minulej faktúry do hľadania nového dokladu nezadávajte.
Pred hľadaním skontrolujte v účte služby aj adresu na doručovanie dokladov. Môžu chodiť na e-mail použitý pri objednávke, zatiaľ čo vy prehľadávate pracovnú schránku. Z uloženého PDF zistíte vystaviteľa a obdobie; adresu odosielateľa z neho neodhadujte.
Striedajte názvy a hľadanie zužujte postupne
V správnej schránke skúste najprv značku a potom samostatne názov vystaviteľa. Zadaním oboch mien naraz môžete výber zúžiť na správy, ktoré obsahujú obe. V nájdenej známej komunikácii si prezrite predmet a adresu odosielateľa. Ďalšie hľadanie potom môžete založiť na adrese zo staršej overenej správy.
Ak je výsledkov príliš veľa, pridajte časové rozmedzie. Nechajte si rezervu okolo očakávaného mesiaca: dátum e-mailu sa nemusí zhodovať s obdobím na faktúre ani s dňom platby. Keď užitočné výsledky zmiznú, odstráňte posledné obmedzenie alebo obdobie rozšírte.
Na PDF obmedzte hľadanie až vtedy, keď viete, že dodávateľ faktúru v tomto formáte prikladá. Inak by ste mohli vyradiť oznámenie o doklade dostupnom v zákazníckom účte. Ak nájdete práve takéto oznámenie, otvorte známy web služby a stiahnite dokument tam.
V Gmaile použite údaje v konkrétnom dopyte
V Gmaile môžete hľadať podľa viacerých alternatív názvu alebo spojiť známeho odosielateľa s obdobím. Operátor OR vyberá alternatívy, from: odosielateľa, subject: slovo v predmete a after: s before: časové rozmedzie prijatia správ. Použitie opisuje Google v pomocníkovi „Refine searches in Gmail“.
Nasledujúce dopyty sú modelové. Do hľadania vložte vždy jeden a nahraďte názvy, adresu aj dátumy vlastnými údajmi. Slovo invoice použite len vtedy, ak býva v predmete správ od dodávateľa; inak subject: vynechajte. Keď už máte overené, že hľadáte PDF prílohu, môžete pridať filename:pdf. Zápis operátorov nechajte bez zmeny.
Vyberte jeden dopyt podľa údajov, ktoré poznáte, a upravte modelové hodnoty.
Zdroj k tejto časti: Google: Spresnenie vyhľadávania v Gmaile
Vo výsledkoch otvorte správnu správu
Dopyt s in:anywhere hľadá aj v spame a koši. Gmail môže medzi výsledkami zobraziť celú konverzáciu, hoci podmienke zodpovedá len niektorá správa. Rozbaľte preto konkrétny e-mail a skontrolujte, ku ktorej správe príloha patrí. Podrobnejšie postupy pre Gmail a Outlook nájdete v súvisiacom čítaní.
Zdroj k tejto časti: Google: Spresnenie vyhľadávania v Gmaile
Neznámeho odosielateľa overte cez známy kontakt
Ak nájdenú správu poslala nová adresa, overte ju skôr, než otvoríte prílohu. Iná doména môže patriť rozosielacej službe, ale zhodný názov značky ani zmienka o vašom nákupe pôvod správy nepotvrdzujú. Otvorte známy zákaznícky účet alebo použite kontakt z predtým overenej komunikácie a opýtajte sa dodávateľa, či adresu používa na fakturáciu. Kontakt nepreberajte z práve posudzovanej správy.
Otázku môžete spojiť so žiadosťou o hľadaný doklad. Nasledujúcu modelovú správu upravte podľa svojho nákupu a pošlite ju známemu kontaktu alebo podpore v zákazníckom účte. Uveďte e-mail účtu, prihlasovacie heslo neposielajte.
Nahraďte modelovú službu, firmu, obdobie a údaje v hranatých zátvorkách skutočnými.
Porovnajte doklad s nákupom
Keď máte pôvod správy overený, porovnajte doklad so svojím nákupom: zodpovedá služba, obdobie a odberateľ? Ak sa zmenil aj vystaviteľ a neviete prečo, opýtajte sa dodávateľa aj na túto zmenu. Samotná podobnosť názvu súboru nestačí na určenie správneho dokladu.
Poznačte si, podľa čoho ste doklad našli
Keď nájdete správnu faktúru, dopíšte k záznamu dodávateľa značku, vystaviteľa, overenú adresu a spôsob doručenia. Ak služba posiela len oznámenie, poznačte si, kde v zákazníckom účte dokument stiahnete.
Pre modelový Modrý sklad stačí: „Vystaviteľ Skladové nástroje s.r.o.; overený odosielateľ doklady@example.com; faktúra chodí ako PDF. Hľadať podľa adresy a potom podľa obdobia.“ Pri zmene doručovania poznámku upravte. Berte ju ako pomôcku na hľadanie; každú ďalšiu nájdenú správu aj doklad naďalej kontrolujte.