Marka, wystawca faktury i nadawca mogą mieć różne nazwy
Korzystasz z usługi Niebieski Magazyn, ale wyszukiwanie jej nazwy w poczcie nie znajduje oczekiwanej faktury. W tym fikcyjnym przykładzie starsza, sprawdzona faktura wskazuje firmę Narzędzia Magazynowe jako wystawcę, a wiadomość przyszła z doklady@example.com. Jeśli nowa wiadomość nie wymienia marki Niebieski Magazyn w temacie ani treści, sama nazwa usługi może nie wystarczyć do jej znalezienia.
Marka, wystawca faktury i nadawca e-maila mogą więc mieć różne nazwy. Wiadomości może wysyłać w imieniu dostawcy inna usługa, której adres nie zawiera znanej marki. Spróbuj również nazwy firmy z faktury oraz adresu ze starszej, sprawdzonej wiadomości.
Zbierz dane ze starszego, sprawdzonego dokumentu
Znajdź poprzedni dokument, o którym wiesz, że dotyczy danej usługi i Twojego zakupu. Zanotuj nazwę wystawcy. Jeśli masz też oryginalny e-mail, rozwiń dane nadawcy i skopiuj pełny adres wraz z domeną, czyli częścią po znaku @. Sama nazwa wyświetlana nad wiadomością nie podaje rzeczywistego adresu.
Sprawdź także typowy temat wiadomości, format numeru faktury i okres rozliczenia. Stary numer pozwoli rozpoznać format, ale nowa faktura będzie zazwyczaj miała inny numer. W fikcyjnym przykładzie możesz zanotować, że numery zaczynają się od MS. Nie wpisuj całego numeru poprzedniej faktury, szukając nowego dokumentu.
Zanim zaczniesz szukać, sprawdź na koncie usługi również adres do wysyłki dokumentów. Mogą trafiać na e-mail użyty przy zamówieniu, podczas gdy przeszukujesz skrzynkę służbową. Z zapisanego PDF dowiesz się, kto jest wystawcą i jakiego okresu dotyczy dokument; nie zgaduj na tej podstawie adresu e-mail nadawcy.
Szukaj nazw osobno i stopniowo zawężaj wyniki
We właściwej skrzynce spróbuj najpierw marki, a potem osobno nazwy wystawcy. Wpisanie obu nazw naraz może ograniczyć wyniki do wiadomości zawierających obie. W znalezionej, znanej korespondencji sprawdź temat i adres nadawcy. Kolejne wyszukiwanie możesz oprzeć na adresie ze starszej, sprawdzonej wiadomości.
Jeśli wyników jest za dużo, dodaj zakres dat. Zostaw zapas wokół spodziewanego miesiąca: data e-maila może różnić się od okresu na fakturze i dnia zapłaty. Gdy znikną przydatne wyniki, usuń ostatnie ograniczenie lub poszerz okres.
Ogranicz wyszukiwanie do PDF dopiero wtedy, gdy wiesz, że dostawca dołącza faktury w tym formacie. W przeciwnym razie możesz wykluczyć powiadomienie o dokumencie dostępnym na koncie klienta. Jeśli znajdziesz takie powiadomienie, otwórz znaną stronę usługi i pobierz dokument stamtąd.
Użyj danych w konkretnym zapytaniu Gmaila
W Gmailu możesz szukać alternatywnych nazw albo połączyć znanego nadawcę z okresem. OR wybiera alternatywy, from: nadawcę, subject: słowo w temacie, a after: wraz z before: zakres dat otrzymania wiadomości. Google opisuje ich użycie na stronie pomocy „Refine searches in Gmail”.
Poniższe zapytania są przykładowe. Wklejaj do wyszukiwania po jednym, zastępując nazwy, adres i daty własnymi danymi. Użyj invoice tylko wtedy, gdy to słowo zwykle pojawia się w temacie wiadomości dostawcy; w innym przypadku pomiń subject:. Po potwierdzeniu, że szukasz załącznika PDF, możesz dodać filename:pdf. Nie zmieniaj zapisu operatorów.
Wybierz jedno zapytanie według znanych danych i zmień przykładowe wartości.
Źródło tej sekcji: Google: Zawężanie wyszukiwania w Gmailu
Otwórz właściwą wiadomość w wynikach
Zapytanie z in:anywhere obejmuje także spam i kosz. Gmail może pokazać całą rozmowę, choć warunki spełnia tylko jedna wiadomość. Rozwiń więc konkretny e-mail i sprawdź, do której wiadomości należy załącznik. Dokładniejsze instrukcje dla Gmaila i Outlooka znajdziesz w powiązanych artykułach.
Źródło tej sekcji: Google: Zawężanie wyszukiwania w Gmailu
Sprawdź nieznanego nadawcę przez znany kontakt
Jeśli znaleziona wiadomość przyszła z nowego adresu, sprawdź go, zanim otworzysz załącznik. Inna domena może należeć do usługi wysyłkowej, ale zgodna nazwa marki czy wzmianka o zakupie nie potwierdzają pochodzenia wiadomości. Otwórz znane konto klienta albo użyj kontaktu z wcześniej sprawdzonej korespondencji i zapytaj dostawcę, czy wykorzystuje ten adres do fakturowania. Nie bierz danych kontaktowych z ocenianej właśnie wiadomości.
Możesz połączyć pytanie z prośbą o poszukiwany dokument. Dostosuj poniższy wzór do zakupu i wyślij go do znanego kontaktu lub do wsparcia na koncie klienta. Podaj e-mail konta, ale nie wysyłaj hasła do logowania.
Zastąp przykładową usługę, firmę, okres i dane w nawiasach kwadratowych rzeczywistymi informacjami.
Porównaj dokument ze swoim zakupem
Po sprawdzeniu pochodzenia wiadomości porównaj dokument z zakupem: czy zgadzają się usługa, okres i nabywca? Jeśli zmienił się także wystawca i nie wiesz dlaczego, zapytaj dostawcę również o tę zmianę. Samo podobieństwo nazwy pliku nie wystarcza do wskazania właściwego dokumentu.
Zanotuj, co pomogło znaleźć dokument
Gdy znajdziesz właściwą fakturę, dopisz do rekordu dostawcy markę, wystawcę, sprawdzony adres i sposób dostarczania. Jeśli usługa wysyła tylko powiadomienie, zanotuj miejsce pobrania dokumentu na koncie klienta.
Dla fikcyjnego Niebieskiego Magazynu wystarczy: „Wystawca: Narzędzia Magazynowe; sprawdzony nadawca: doklady@example.com; faktura przychodzi jako PDF. Szukać według adresu, następnie okresu”. Zaktualizuj notatkę, gdy zmieni się sposób dostarczania. Traktuj ją jako pomoc w wyszukiwaniu; nadal sprawdzaj każdą kolejną znalezioną wiadomość i dokument.