Marca, emitentul facturii și expeditorul pot avea nume diferite
Folosești serviciul Depozitul Albastru, dar căutarea numelui său în e-mail nu găsește factura așteptată. În acest exemplu fictiv, o factură mai veche, verificată, indică firma Unelte de Depozitare ca emitent, iar mesajul a venit de la doklady@example.com. Dacă noul mesaj nu menționează Depozitul Albastru nici în subiect, nici în text, numele serviciului singur s-ar putea să nu te ducă la el.
Marca, emitentul facturii și expeditorul e-mailului pot avea, așadar, nume diferite. Un alt serviciu poate trimite mesajele în numele furnizorului, de la o adresă care nu conține marca familiară. Încearcă și numele firmei de pe factură și adresa dintr-un mesaj mai vechi, verificat.
Ia datele dintr-un document mai vechi, verificat
Găsește un document anterior despre care știi că aparține serviciului și achiziției tale. Notează numele emitentului. Dacă ai și e-mailul original, extinde detaliile expeditorului și copiază adresa completă, inclusiv domeniul, adică partea de după @. Numele afișat deasupra mesajului nu îți spune care este adresa reală.
Verifică și subiectul obișnuit al mesajelor, formatul numărului de factură și perioada facturată. Numărul vechi te ajută să recunoști formatul, dar factura nouă va avea de obicei alt număr. În exemplul fictiv poți nota că numerele încep cu MS. Nu introduce numărul complet al facturii vechi când cauți un document nou.
Înainte de căutare, verifică în contul serviciului și adresa de primire a documentelor. Acestea pot veni la e-mailul folosit la comandă, în timp ce tu cauți în căsuța de serviciu. Un PDF salvat îți arată emitentul și perioada; nu deduce din el adresa de e-mail a expeditorului.
Încearcă numele separat și restrânge căutarea treptat
În căsuța potrivită caută mai întâi marca, apoi separat numele emitentului. Introducerea ambelor nume simultan poate limita rezultatele la mesaje care le conțin pe amândouă. În corespondența cunoscută pe care o găsești, verifică subiectul și adresa expeditorului. Poți apoi porni o altă căutare folosind adresa dintr-un mesaj mai vechi, verificat.
Dacă sunt prea multe rezultate, adaugă un interval de date. Lasă o marjă în jurul lunii așteptate: data e-mailului poate diferi de perioada facturată și de ziua plății. Dacă dispar rezultatele utile, elimină ultima restricție sau extinde perioada.
Limitează căutarea la PDF doar când știi că furnizorul atașează facturile în acest format. Altfel poți exclude o notificare despre un document disponibil în contul de client. Dacă găsești o astfel de notificare, deschide site-ul cunoscut al serviciului și descarcă documentul de acolo.
Folosește datele într-o căutare concretă în Gmail
În Gmail poți căuta nume alternative sau combina un expeditor cunoscut cu o perioadă. OR selectează alternative, from: expeditorul, subject: un cuvânt din subiect, iar after: împreună cu before: intervalul de primire a mesajelor. Google descrie utilizarea pe pagina de ajutor „Refine searches in Gmail”.
Căutările de mai jos sunt exemple. Lipește câte una în câmpul de căutare și înlocuiește numele, adresa și datele cu informațiile tale. Folosește invoice doar dacă apare de obicei în subiectul mesajelor furnizorului; altfel omite subject:. După ce ai confirmat că vrei un atașament PDF, poți adăuga filename:pdf. Nu modifica sintaxa operatorilor.
Alege o căutare în funcție de datele cunoscute și înlocuiește valorile din exemplu.
Sursa pentru această secțiune: Google: Rafinarea căutărilor în Gmail
Deschide mesajul potrivit din rezultate
O căutare cu in:anywhere include și spamul și coșul de gunoi. Gmail poate afișa o conversație întreagă chiar dacă doar un mesaj respectă condițiile. Extinde, așadar, e-mailul concret și verifică de care mesaj aparține atașamentul. Găsești proceduri mai detaliate pentru Gmail și Outlook în lecturile conexe.
Sursa pentru această secțiune: Google: Rafinarea căutărilor în Gmail
Verifică expeditorul necunoscut printr-un contact cunoscut
Dacă mesajul găsit vine de la o adresă nouă, verific-o înainte să deschizi atașamentul. Un alt domeniu poate aparține unui serviciu de trimitere, dar un nume de marcă identic sau menționarea achiziției tale nu confirmă originea mesajului. Deschide contul de client cunoscut sau folosește un contact dintr-o corespondență verificată anterior. Întreabă furnizorul dacă utilizează acea adresă pentru facturare. Nu lua datele de contact din mesajul pe care îl evaluezi.
Poți combina întrebarea cu solicitarea documentului căutat. Adaptează modelul de mai jos la achiziția ta și trimite-l unui contact cunoscut sau serviciului de asistență din contul de client. Include e-mailul contului, dar nu trimite parola de autentificare.
Înlocuiește serviciul, firma, perioada și datele dintre paranteze drepte cu informațiile reale.
Compară documentul cu achiziția ta
După ce ai verificat originea mesajului, compară documentul cu achiziția: corespund serviciul, perioada și clientul facturat? Dacă s-a schimbat și emitentul și nu știi de ce, întreabă furnizorul și despre această schimbare. Asemănarea numelui fișierului nu este suficientă pentru a identifica documentul corect.
Notează ce te-a ajutat să găsești documentul
Când găsești factura corectă, adaugă în fișa furnizorului marca, emitentul, adresa verificată și modul de primire. Dacă serviciul trimite doar o notificare, notează de unde descarci documentul în contul de client.
Pentru Depozitul Albastru fictiv este suficient: „Emitent: Unelte de Depozitare; expeditor verificat: doklady@example.com; factura vine în PDF. Caută după adresă, apoi după perioadă.” Actualizează nota dacă se schimbă modul de trimitere. Folosește-o ca ajutor pentru căutare; continuă să verifici fiecare mesaj și document nou găsit.