La marque, l'émetteur de la facture et l'expéditeur peuvent porter des noms différents
Vous utilisez le service Entrepôt bleu, mais son nom ne vous permet pas de retrouver la facture attendue dans vos e-mails. Dans cet exemple fictif, une ancienne facture vérifiée porte le nom de la société Outils de stockage et le message vient de doklady@example.com. Si un nouveau message ne mentionne pas Entrepôt bleu dans son objet ni dans son texte, le seul nom du service ne suffira peut-être pas à le retrouver.
La marque, l'émetteur de la facture et l'expéditeur de l'e-mail peuvent donc porter des noms différents. Un autre service peut envoyer les messages pour le fournisseur, avec une adresse qui ne contient pas la marque connue. Essayez aussi le nom de la société indiqué sur la facture et l'adresse d'un ancien message vérifié.
Relevez les informations d'un ancien document vérifié
Retrouvez un document précédent dont vous savez qu'il correspond à ce service et à votre achat. Notez le nom de l'émetteur. Si vous avez encore l'e-mail d'origine, développez les informations de l'expéditeur et copiez son adresse complète, y compris le domaine, c'est-à-dire la partie après l'arobase. Le nom affiché au-dessus du message ne donne pas l'adresse réelle.
Regardez aussi l'objet habituel des messages, le format du numéro de facture et la période facturée. L'ancien numéro aide à reconnaître le format, mais la nouvelle facture aura généralement un autre numéro. Dans l'exemple fictif, vous pouvez noter que les numéros commencent par MS. Ne saisissez pas le numéro complet de l'ancienne facture pour chercher le nouveau document.
Avant de chercher, vérifiez également l'adresse de réception des documents dans votre compte client. Ils peuvent arriver à l'adresse utilisée lors de la commande, alors que vous cherchez dans votre boîte professionnelle. Un PDF enregistré indique l'émetteur et la période ; n'en déduisez pas l'adresse e-mail de l'expéditeur.
Essayez les noms séparément, puis affinez progressivement
Dans la bonne boîte e-mail, cherchez d'abord la marque, puis le nom de l'émetteur séparément. Saisir les deux noms en même temps peut limiter les résultats aux messages qui contiennent les deux. Dans les échanges connus que vous retrouvez, regardez l'objet et l'adresse de l'expéditeur. Vous pourrez ensuite chercher à partir de l'adresse d'un ancien message vérifié.
Si les résultats sont trop nombreux, ajoutez une plage de dates. Gardez une marge autour du mois attendu : la date de l'e-mail peut différer de la période facturée et de la date du paiement. Si les résultats utiles disparaissent, retirez la dernière restriction ou élargissez la période.
Limitez la recherche aux PDF seulement si vous savez que le fournisseur joint ses factures dans ce format. Sinon, vous risquez d'écarter un avis signalant un document disponible dans votre compte client. Si vous trouvez cet avis, ouvrez le site connu du service et téléchargez le document à cet endroit.
Utilisez ces informations dans une requête Gmail précise
Dans Gmail, vous pouvez chercher plusieurs noms possibles ou associer un expéditeur connu à une période. OR sélectionne des alternatives, from: l'expéditeur, subject: un mot dans l'objet, et after: avec before: une plage de dates de réception. Google explique leur utilisation dans la page d'aide « Refine searches in Gmail ».
Les requêtes ci-dessous sont des exemples. Collez-en une à la fois dans la recherche et remplacez les noms, l'adresse et les dates par vos informations. Utilisez invoice uniquement si ce mot figure habituellement dans l'objet des messages du fournisseur ; sinon, retirez subject:. Lorsque vous avez confirmé que vous cherchez une pièce jointe PDF, vous pouvez ajouter filename:pdf. Ne modifiez pas la syntaxe des opérateurs.
Choisissez une requête selon les informations que vous connaissez et remplacez les valeurs d'exemple.
Source de cette section : Google : Affiner les recherches dans Gmail
Ouvrez le bon message dans les résultats
Une requête avec in:anywhere cherche aussi dans les spams et la corbeille. Gmail peut afficher toute une conversation alors qu'un seul message répond aux critères. Développez donc l'e-mail concerné et vérifiez à quel message la pièce jointe appartient. Les articles complémentaires proposent des procédures plus détaillées pour Gmail et Outlook.
Source de cette section : Google : Affiner les recherches dans Gmail
Vérifiez un expéditeur inconnu auprès d'un contact connu
Si le message retrouvé vient d'une nouvelle adresse, vérifiez-la avant d'ouvrir la pièce jointe. Un autre domaine peut appartenir à un service d'envoi, mais un nom de marque identique ou la mention de votre achat ne confirme pas l'origine du message. Ouvrez votre compte client habituel ou utilisez un contact provenant d'échanges déjà vérifiés. Demandez au fournisseur s'il utilise cette adresse pour la facturation. Ne reprenez pas les coordonnées du message que vous êtes en train d'évaluer.
Vous pouvez joindre à cette question une demande du document recherché. Adaptez le modèle ci-dessous à votre achat et envoyez-le à un contact connu ou à l'assistance dans votre compte client. Indiquez l'adresse e-mail du compte, sans communiquer votre mot de passe.
Remplacez le service, la société, la période et les informations entre crochets par vos données réelles.
Comparez le document avec votre achat
Une fois l'origine du message vérifiée, comparez le document avec votre achat : le service, la période et le client facturé correspondent-ils ? Si l'émetteur a également changé et que vous ignorez pourquoi, interrogez aussi le fournisseur sur ce changement. La seule ressemblance du nom du fichier ne suffit pas à identifier le bon document.
Notez ce qui vous a permis de retrouver le document
Quand vous retrouvez la bonne facture, ajoutez à la fiche du fournisseur la marque, l'émetteur, l'adresse vérifiée et le mode de réception. Si le service envoie seulement un avis, notez où télécharger le document dans votre compte client.
Pour l'Entrepôt bleu fictif, ceci suffit : « Émetteur : Outils de stockage ; expéditeur vérifié : doklady@example.com ; facture reçue en PDF. Chercher par adresse, puis par période. » Actualisez la note si le mode d'envoi change. Servez-vous-en comme aide à la recherche ; continuez à vérifier chaque nouveau message et document retrouvé.