Brandet, fakturaudstederen og afsenderen kan have forskellige navne
Du bruger tjenesten Blåt Lager, men finder ikke den forventede faktura, når du søger efter navnet i din mail. I dette tænkte eksempel står virksomheden Lagerværktøj ApS som udsteder på en ældre, kontrolleret faktura. Beskeden kom fra doklady@example.com. Hvis en ny besked ikke nævner Blåt Lager i emnefeltet eller teksten, er tjenestens navn alene måske ikke nok til at finde den.
Brandet, fakturaudstederen og mailens afsender kan altså have forskellige navne. En anden tjeneste kan sende beskeder på leverandørens vegne fra en adresse, som ikke indeholder det kendte brand. Prøv derfor også virksomhedens navn på fakturaen og adressen fra en ældre, kontrolleret besked.
Hent oplysninger fra et ældre, kontrolleret dokument
Find et tidligere dokument, som du ved hører til tjenesten og dit køb. Notér udstederens navn. Hvis du også har den oprindelige mail, så fold afsenderoplysningerne ud og kopiér hele adressen med domænet, altså delen efter snabel-a. Det viste navn over beskeden fortæller dig ikke den faktiske adresse.
Se også på det sædvanlige emnefelt, fakturanummerets format og den fakturerede periode. Det gamle nummer hjælper med at genkende formatet, men den nye faktura har normalt et andet nummer. I det tænkte eksempel kan du notere, at numrene begynder med MS. Indtast ikke hele det gamle fakturanummer, når du søger efter et nyt dokument.
Kontrollér også adressen til dokumentlevering på din konto hos tjenesten, før du søger. Dokumenterne kan komme til den mail, du brugte ved bestillingen, mens du søger i din arbejdspostkasse. En gemt PDF viser udsteder og periode; udled ikke afsenderens mailadresse fra den.
Prøv navnene hver for sig, og indsnævr søgningen gradvist
Søg i den rigtige postkasse først efter brandet og derefter separat efter udstederens navn. Hvis du indtaster begge navne samtidig, kan resultaterne blive begrænset til beskeder, der indeholder begge. Se på emnefeltet og afsenderadressen i den kendte korrespondance, du finder. Derefter kan du søge ud fra adressen i en ældre, kontrolleret besked.
Tilføj et datointerval, hvis der er for mange resultater. Giv plads omkring den forventede måned: Mailens dato kan være forskellig fra perioden på fakturaen og betalingsdagen. Hvis brugbare resultater forsvinder, så fjern den sidste begrænsning eller udvid perioden.
Begræns først søgningen til PDF, når du ved, at leverandøren vedhæfter fakturaerne i det format. Ellers kan du udelukke en besked om et dokument, der ligger på kundekontoen. Finder du sådan en besked, så åbn tjenestens kendte hjemmeside og hent dokumentet der.
Brug oplysningerne i en konkret Gmail-søgning
I Gmail kan du søge efter alternative navne eller kombinere en kendt afsender med en periode. OR vælger alternativer, from: afsenderen, subject: et ord i emnefeltet og after: sammen med before: intervallet for beskedernes modtagelse. Google beskriver brugen på hjælpesiden »Refine searches in Gmail«.
Søgningerne nedenfor er eksempler. Indsæt én ad gangen i søgefeltet, og erstat navne, adresse og datoer med dine egne oplysninger. Brug kun invoice, hvis ordet normalt står i leverandørens emnefelter; udelad ellers subject:. Når du har bekræftet, at du leder efter en PDF-fil som vedhæftning, kan du tilføje filename:pdf. Lad operatorernes skrivemåde være uændret.
Vælg én søgning ud fra de oplysninger, du kender, og erstat eksempelværdierne.
Kilde til dette afsnit: Google: Afgræns søgninger i Gmail
Åbn den rigtige besked i resultaterne
En søgning med in:anywhere omfatter også spam og papirkurven. Gmail kan vise en hel samtale, selvom kun én besked opfylder betingelserne. Fold derfor den konkrete mail ud, og kontrollér, hvilken besked den vedhæftede fil hører til. Du finder mere detaljerede vejledninger til Gmail og Outlook under Læs videre.
Kilde til dette afsnit: Google: Afgræns søgninger i Gmail
Kontrollér en ukendt afsender via en kendt kontakt
Hvis den fundne besked kom fra en ny adresse, så kontrollér den, før du åbner den vedhæftede fil. Et andet domæne kan tilhøre en udsendelsestjeneste, men et matchende brandnavn eller omtale af dit køb bekræfter ikke beskedens oprindelse. Åbn din kendte kundekonto, eller brug en kontakt fra tidligere kontrolleret korrespondance. Spørg leverandøren, om adressen bruges til fakturering. Tag ikke kontaktoplysningerne fra den besked, du er ved at vurdere.
Du kan kombinere spørgsmålet med en anmodning om det dokument, du søger. Tilpas eksemplet nedenfor til dit køb, og send det til en kendt kontakt eller supporten på kundekontoen. Angiv kontoens mailadresse, men send ikke din adgangskode.
Erstat eksempeltjenesten, virksomheden, perioden og oplysningerne i kantede parenteser med dine faktiske oplysninger.
Sammenlign dokumentet med dit køb
Når du har kontrolleret beskedens oprindelse, så sammenlign dokumentet med dit køb: Passer tjenesten, perioden og kunden på fakturaen? Hvis udstederen også har ændret sig, og du ikke ved hvorfor, så spørg leverandøren om det. Et lignende filnavn er i sig selv ikke nok til at identificere det rigtige dokument.
Notér, hvad der hjalp dig med at finde dokumentet
Når du finder den rigtige faktura, så tilføj brand, udsteder, kontrolleret adresse og leveringsmåde til leverandørens oplysninger. Hvis tjenesten kun sender en besked, så notér, hvor på kundekontoen du henter dokumentet.
For det tænkte Blåt Lager er dette nok: »Udsteder Lagerværktøj ApS; kontrolleret afsender doklady@example.com; faktura kommer som PDF. Søg efter adresse og derefter periode.« Opdatér noten, hvis leveringen ændres. Brug den som søgehjælp; fortsæt med at kontrollere hver ny besked og hvert dokument, du finder.