Varumärket, fakturautställaren och avsändaren kan ha olika namn
Du använder tjänsten Blå lagret, men hittar inte den förväntade fakturan när du söker på namnet i mejlen. I det här fiktiva exemplet står företaget Lagerverktyg AB som utställare på en äldre, kontrollerad faktura. Mejlet kom från doklady@example.com. Om ett nytt mejl inte nämner Blå lagret i ämnesraden eller texten kanske tjänstens namn ensamt inte leder dig rätt.
Varumärket, fakturautställaren och mejlets avsändare kan alltså ha olika namn. En annan tjänst kan skicka mejlen åt leverantören från en adress som inte innehåller det välkända varumärket. Prova därför även företagsnamnet på fakturan och adressen från ett äldre, kontrollerat mejl.
Hämta uppgifter från en äldre, kontrollerad handling
Leta fram en tidigare handling som du vet hör till tjänsten och ditt köp. Anteckna utställarens namn. Har du kvar det ursprungliga mejlet, öppna avsändaruppgifterna och kopiera hela adressen inklusive domänen, alltså delen efter snabel-a. Visningsnamnet ovanför mejlet berättar inte vilken den faktiska adressen är.
Titta också på den vanliga ämnesraden, fakturanumrets format och faktureringsperioden. Det gamla numret hjälper dig att känna igen formatet, men den nya fakturan har vanligtvis ett annat nummer. I det fiktiva exemplet kan du anteckna att numren börjar med MS. Skriv inte in hela det gamla fakturanumret när du söker efter en ny handling.
Kontrollera även dokumentens leveransadress i tjänstens kundkonto innan du söker. De kan skickas till mejladressen som användes vid beställningen medan du söker i jobbets brevlåda. En sparad PDF visar utställare och period; försök inte härleda avsändarens mejladress från den.
Prova namnen var för sig och avgränsa stegvis
Sök i rätt brevlåda först efter varumärket och sedan separat efter utställarens namn. Om du skriver in båda samtidigt kan träffarna begränsas till mejl som innehåller båda. Kontrollera ämnesrad och avsändaradress i den kända korrespondens du hittar. Du kan därefter utgå från adressen i ett äldre, kontrollerat mejl i nästa sökning.
Lägg till ett datumintervall om träffarna är för många. Lämna marginal runt den förväntade månaden: mejlets datum behöver inte motsvara fakturans period eller betalningsdagen. Om användbara träffar försvinner, ta bort den senaste begränsningen eller utöka perioden.
Begränsa sökningen till PDF först när du vet att leverantören bifogar fakturor i det formatet. Annars kan du utesluta ett meddelande om en handling som finns i kundkontot. Hittar du ett sådant meddelande, öppna tjänstens kända webbplats och ladda ned handlingen där.
Använd uppgifterna i en konkret Gmail-sökning
I Gmail kan du söka efter alternativa namn eller kombinera en känd avsändare med en period. OR väljer alternativ, from: avsändaren, subject: ett ord i ämnesraden och after: tillsammans med before: intervallet för när mejlen togs emot. Google förklarar användningen på hjälpsidan ”Refine searches in Gmail”.
Sökningarna nedan är exempel. Klistra in en i taget och ersätt namn, adress och datum med dina egna uppgifter. Använd invoice endast om ordet brukar finnas i leverantörens ämnesrader; utelämna annars subject:. När du har bekräftat att du söker efter en PDF-bilaga kan du lägga till filename:pdf. Ändra inte operatorernas skrivsätt.
Välj en sökning utifrån de uppgifter du känner till och ersätt exempelvärdena.
Källa för detta avsnitt: Google: Förfina sökningar i Gmail
Öppna rätt mejl bland resultaten
En sökning med in:anywhere omfattar även skräppost och papperskorgen. Gmail kan visa en hel konversation trots att bara ett mejl uppfyller villkoren. Öppna därför det enskilda mejlet och kontrollera vilket meddelande bilagan hör till. Mer detaljerade instruktioner för Gmail och Outlook finns under Läs vidare.
Källa för detta avsnitt: Google: Förfina sökningar i Gmail
Kontrollera en okänd avsändare via en känd kontakt
Om mejlet du hittat kommer från en ny adress, kontrollera den innan du öppnar bilagan. En annan domän kan tillhöra en utskickstjänst, men ett matchande varumärke eller en hänvisning till ditt köp bekräftar inte mejlets ursprung. Öppna ditt vanliga kundkonto eller använd en kontakt från tidigare kontrollerad korrespondens och fråga leverantören om adressen används för fakturering. Hämta inte kontaktuppgifterna från mejlet du håller på att bedöma.
Du kan kombinera frågan med en begäran om handlingen du letar efter. Anpassa exempelmeddelandet nedan till ditt köp och skicka det till en känd kontakt eller supporten i kundkontot. Ange kontots mejladress, men skicka inte ditt inloggningslösenord.
Ersätt exempeltjänsten, företaget, perioden och uppgifterna inom hakparenteser med dina faktiska uppgifter.
Jämför handlingen med ditt köp
När du har kontrollerat mejlets ursprung, jämför handlingen med köpet: stämmer tjänst, period och fakturamottagare? Om även utställaren har ändrats och du inte vet varför, fråga leverantören om den ändringen också. Ett liknande filnamn räcker inte för att identifiera rätt handling.
Anteckna vad som hjälpte dig att hitta handlingen
När du hittar rätt faktura, lägg till varumärket, utställaren, den kontrollerade adressen och leveranssättet i leverantörens uppgifter. Om tjänsten bara skickar ett meddelande, anteckna var i kundkontot handlingen laddas ned.
För det fiktiva Blå lagret räcker detta: ”Utställare Lagerverktyg AB; kontrollerad avsändare doklady@example.com; faktura kommer som PDF. Sök på adress och sedan period.” Uppdatera anteckningen om leveranssättet ändras. Använd den som sökhjälp och fortsätt kontrollera varje nytt mejl och varje handling du hittar.