Merket, fakturautstederen og avsenderen kan ha ulike navn
Du bruker tjenesten Blått lager, men finner ikke den forventede fakturaen når du søker etter navnet i e-posten. I dette tenkte eksemplet står selskapet Lagerverktøy AS som utsteder på en eldre, kontrollert faktura. Meldingen kom fra doklady@example.com. Hvis en ny melding ikke nevner Blått lager i emnefeltet eller teksten, er det ikke sikkert at tjenestenavnet alene leder deg til den.
Merket, fakturautstederen og e-postavsenderen kan altså ha ulike navn. En annen tjeneste kan sende meldingene på vegne av leverandøren fra en adresse som ikke inneholder det kjente merket. Prøv derfor også selskapsnavnet på fakturaen og adressen fra en eldre, kontrollert melding.
Hent opplysninger fra et eldre, kontrollert dokument
Finn et tidligere dokument som du vet gjelder tjenesten og kjøpet ditt. Noter utstederens navn. Har du også den opprinnelige e-posten, utvid avsenderopplysningene og kopier hele adressen med domenet, altså delen etter krøllalfa. Navnet som vises over meldingen, forteller deg ikke hva den faktiske adressen er.
Se også på det vanlige emnefeltet, formatet på fakturanummeret og faktureringsperioden. Det gamle nummeret hjelper deg å gjenkjenne formatet, men den nye fakturaen har normalt et annet nummer. I det tenkte eksemplet kan du notere at numrene begynner med MS. Ikke skriv inn hele det gamle fakturanummeret når du søker etter et nytt dokument.
Før du søker, kontroller også adressen for dokumentlevering i tjenestens kundekonto. Dokumentene kan komme til e-posten som ble brukt ved bestillingen, mens du søker i jobbpostkassen. En lagret PDF viser utsteder og periode; ikke utled avsenderens e-postadresse fra den.
Prøv navnene hver for seg og avgrens søket gradvis
Søk i riktig postkasse først etter merket og deretter separat etter utstederens navn. Hvis du skriver inn begge samtidig, kan resultatene bli begrenset til meldinger som inneholder begge navnene. Se på emnefelt og avsenderadresse i kjent korrespondanse du finner. Du kan så basere neste søk på adressen fra en eldre, kontrollert melding.
Legg til et datointervall hvis det er for mange treff. La det være litt slingringsmonn rundt den forventede måneden: E-postdatoen kan avvike fra faktureringsperioden og betalingsdatoen. Forsvinner nyttige resultater, fjern den siste begrensningen eller utvid perioden.
Begrens søket til PDF først når du vet at leverandøren legger ved fakturaer i dette formatet. Ellers kan du utelukke et varsel om et dokument som ligger i kundekontoen. Finner du et slikt varsel, åpne tjenestens kjente nettsted og last ned dokumentet der.
Bruk opplysningene i et konkret Gmail-søk
I Gmail kan du søke etter alternative navn eller kombinere en kjent avsender med en periode. OR velger alternativer, from: avsenderen, subject: et ord i emnefeltet og after: sammen med before: tidsrommet meldingene ble mottatt i. Google beskriver bruken på hjelpesiden «Refine searches in Gmail».
Søkene nedenfor er eksempler. Lim inn ett om gangen i søkefeltet og erstatt navn, adresse og datoer med dine egne opplysninger. Bruk invoice bare dersom ordet vanligvis står i leverandørens emnefelt; ellers utelater du subject:. Når du har bekreftet at du leter etter et PDF-vedlegg, kan du legge til filename:pdf. Ikke endre skrivemåten til operatorene.
Velg ett søk ut fra opplysningene du kjenner, og erstatt eksempelverdiene.
Kilde for denne delen: Google: Avgrens søk i Gmail
Åpne riktig melding i resultatene
Et søk med in:anywhere omfatter også søppelpost og papirkurven. Gmail kan vise en hel samtale selv om bare én melding oppfyller vilkårene. Utvid derfor den konkrete e-posten og kontroller hvilken melding vedlegget tilhører. Mer detaljerte fremgangsmåter for Gmail og Outlook finner du under Les videre.
Kilde for denne delen: Google: Avgrens søk i Gmail
Kontroller en ukjent avsender gjennom en kjent kontakt
Hvis meldingen du finner kommer fra en ny adresse, kontroller den før du åpner vedlegget. Et annet domene kan tilhøre en utsendingstjeneste, men et samsvarende merkenavn eller en omtale av kjøpet bekrefter ikke meldingens opphav. Åpne den kjente kundekontoen eller bruk en kontakt fra tidligere kontrollert korrespondanse. Spør leverandøren om adressen brukes til fakturering. Ikke hent kontaktopplysningene fra meldingen du vurderer.
Du kan kombinere spørsmålet med en forespørsel om dokumentet du leter etter. Tilpass eksempelmeldingen nedenfor til kjøpet og send den til en kjent kontakt eller kundestøtten i kundekontoen. Oppgi kontoens e-postadresse, men ikke send innloggingspassordet.
Erstatt eksempeltjenesten, selskapet, perioden og opplysningene i hakeparenteser med dine faktiske opplysninger.
Sammenlign dokumentet med kjøpet ditt
Når du har kontrollert meldingens opphav, sammenlign dokumentet med kjøpet: Stemmer tjenesten, perioden og kunden fakturaen gjelder? Hvis også utstederen har endret seg og du ikke vet hvorfor, spør leverandøren om den endringen også. Et lignende filnavn alene er ikke nok til å identifisere riktig dokument.
Noter hva som hjalp deg å finne dokumentet
Når du finner riktig faktura, legg til merket, utstederen, den kontrollerte adressen og leveringsmåten i leverandøroppføringen. Hvis tjenesten bare sender et varsel, noter hvor du laster ned dokumentet i kundekontoen.
For det tenkte Blått lager holder dette: «Utsteder Lagerverktøy AS; kontrollert avsender doklady@example.com; faktura kommer som PDF. Søk etter adresse og deretter periode.» Oppdater notatet hvis leveringen endres. Bruk det som søkehjelp; fortsett å kontrollere hver ny melding og hvert dokument du finner.