Značka, vystavitel a odesílatel mohou mít různá jména
Používáte službu Modrý sklad, ale při hledání jejího názvu v e-mailu nenajdete očekávanou fakturu. V tomto modelovém příkladu je na starší ověřené faktuře uvedena společnost Skladové nástroje s.r.o. a zpráva přišla z adresy doklady@example.com. Pokud nová zpráva značku Modrý sklad v předmětu ani v textu neuvádí, samotný název služby vás k ní nemusí dovést.
Značka, vystavitel faktury a odesílatel e-mailu tedy mohou mít různá jména. Zprávy může za dodavatele rozesílat jiná služba, jejíž adresa známou značku neobsahuje. Při hledání proto vyzkoušejte i název společnosti z faktury a adresu ze starší ověřené zprávy.
Vezměte si údaje ze staršího ověřeného dokladu
Najděte předchozí doklad, o kterém víte, že patří k dané službě a vašemu nákupu. Poznamenejte si název vystavitele. Máte-li i původní e-mail, rozbalte údaje o odesílateli a zkopírujte celou adresu včetně domény, tedy části za zavináčem. Samotné zobrazené jméno nad zprávou vám adresu neřekne.
Podívejte se také na obvyklý předmět zprávy, podobu čísla faktury a účtované období. Číslo minulé faktury pomůže rozpoznat formát, nová však bude zpravidla mít jiné číslo. V modelovém příkladu si tedy můžete poznamenat, že čísla začínají písmeny MS. Celé číslo minulé faktury do hledání nového dokladu nezadávejte.
Než začnete hledat, zkontrolujte v účtu služby také adresu pro doručování dokladů. Mohou chodit na e-mail použitý při objednávce, zatímco vy prohledáváte pracovní schránku. Z uloženého PDF zjistíte vystavitele a období; adresu odesílatele z něj neodhadujte.
Střídejte názvy a hledání zužujte postupně
Ve správné schránce zkuste nejprve značku a potom samostatně název vystavitele. Zadáním obou jmen najednou můžete výběr zúžit na zprávy, které obsahují obě. U nalezené známé komunikace si prohlédněte předmět a adresu odesílatele. Další hledání pak můžete založit na adrese ze starší ověřené zprávy.
Pokud je výsledků příliš mnoho, přidejte časové rozmezí. Nechte si rezervu kolem očekávaného měsíce: datum e-mailu se nemusí shodovat s obdobím na faktuře ani s dnem platby. Když užitečné výsledky zmizí, odeberte poslední omezení nebo období rozšiřte.
Na PDF omezte hledání až tehdy, když víte, že dodavatel fakturu v tomto formátu přikládá. Jinak byste mohli vyřadit oznámení o dokladu dostupném v zákaznickém účtu. Pokud najdete právě takové oznámení, otevřete známý web služby a stáhněte dokument tam.
V Gmailu použijte údaje v konkrétním dotazu
V Gmailu můžete hledat podle několika alternativ názvu nebo spojit známého odesílatele s obdobím. Operátor OR vybírá alternativy, from: odesílatele, subject: slovo v předmětu a after: s before: časové rozmezí přijetí zpráv. Použití popisuje Google v nápovědě „Refine searches in Gmail“.
Následující dotazy jsou modelové. Vložte do hledání vždy jeden a nahraďte názvy, adresu i data vlastními údaji. Slovo invoice použijte jen tehdy, pokud bývá v předmětu zpráv od dodavatele; jinak subject: vynechte. Až máte ověřeno, že hledáte PDF přílohu, můžete k dotazu přidat filename:pdf. Zápis operátorů ponechte beze změny.
Vyberte jeden dotaz podle údajů, které znáte, a upravte modelové hodnoty.
Zdroj k této části: Google: Refine searches in Gmail
Ve výsledcích otevřete správnou zprávu
Dotaz s in:anywhere hledá také ve spamu a koši. Gmail může mezi výsledky zobrazit celou konverzaci, přestože podmínce odpovídá jen některá zpráva. Rozbalte proto konkrétní e-mail a zkontrolujte, ke které zprávě příloha patří. Podrobnější postupy pro Gmail a Outlook najdete v navazujícím čtení.
Zdroj k této části: Google: Refine searches in Gmail
Neznámého odesílatele ověřte přes známý kontakt
Pokud nalezenou zprávu poslala nová adresa, ověřte ji dřív, než se pustíte do přílohy. Jiná doména může patřit rozesílací službě, ale shodný název značky ani zmínka o vašem nákupu původ zprávy nepotvrzují. Otevřete známý zákaznický účet nebo použijte kontakt z dříve ověřené komunikace a zeptejte se dodavatele, zda adresu používá k fakturaci. Kontakt nepřebírejte z právě posuzované zprávy.
Dotaz můžete spojit s žádostí o hledaný doklad. Následující modelovou zprávu upravte podle svého nákupu a pošlete ji známému kontaktu nebo podpoře v zákaznickém účtu. Uveďte e-mail účtu, přihlašovací heslo neposílejte.
Nahraďte modelovou službu, firmu, období a údaje v hranatých závorkách skutečnými.
Porovnejte doklad s nákupem
Jakmile máte původ zprávy ověřený, porovnejte doklad se svým nákupem: odpovídá služba, období a odběratel? Pokud se změnil i vystavitel a nevíte proč, zeptejte se dodavatele také na tuto změnu. Samotná podobnost názvu souboru nestačí k určení správného dokladu.
Poznamenejte si, podle čeho jste doklad našli
Když správnou fakturu najdete, připište k záznamu dodavatele značku, vystavitele, ověřenou adresu a způsob doručení. Pokud služba posílá jen oznámení, poznamenejte si, kde v zákaznickém účtu dokument stáhnete.
Pro modelový Modrý sklad stačí: „Vystavitel Skladové nástroje s.r.o.; ověřený odesílatel doklady@example.com; faktura chodí jako PDF. Hledat podle adresy a potom podle období.“ Při změně doručování poznámku upravte. Berte ji jako pomůcku pro hledání; každou další nalezenou zprávu i doklad dál zkontrolujte.