A marca, o emitente da fatura e o remetente podem ter nomes diferentes
Utiliza o serviço Armazém Azul, mas não encontra a fatura esperada ao pesquisar o seu nome no e-mail. Neste exemplo fictício, uma fatura anterior já verificada indica a empresa Ferramentas de Armazenamento como emitente, e a mensagem chegou de doklady@example.com. Se a nova mensagem não mencionar Armazém Azul no assunto nem no texto, o nome do serviço, por si só, pode não levar à fatura.
A marca, o emitente da fatura e o remetente do e-mail podem, portanto, ter nomes diferentes. Outro serviço pode enviar as mensagens em nome do fornecedor, com um endereço que não inclui a marca conhecida. Experimente também o nome da empresa na fatura e o endereço de uma mensagem anterior verificada.
Recolha os dados de um documento anterior verificado
Encontre um documento anterior que saiba corresponder ao serviço e à sua compra. Anote o nome do emitente. Se conservar o e-mail original, expanda os dados do remetente e copie o endereço completo, incluindo o domínio, ou seja, a parte depois da arroba. O nome apresentado acima da mensagem não indica o endereço real.
Veja também o assunto habitual, o formato do número da fatura e o período faturado. O número antigo ajuda a reconhecer o formato, mas a nova fatura terá normalmente outro número. No exemplo fictício, pode anotar que os números começam por MS. Não introduza o número completo da fatura anterior para procurar o novo documento.
Antes de pesquisar, confirme também o endereço de receção dos documentos na conta do serviço. Podem chegar ao e-mail usado na encomenda enquanto pesquisa na caixa profissional. Um PDF guardado permite identificar o emitente e o período; não deduza daí o endereço de e-mail do remetente.
Experimente os nomes separadamente e restrinja a pesquisa aos poucos
Na caixa certa, procure primeiro a marca e depois, em separado, o nome do emitente. Introduzir ambos ao mesmo tempo pode limitar os resultados às mensagens que contêm os dois. Na correspondência conhecida que encontrar, verifique o assunto e o endereço do remetente. Pode depois fazer outra pesquisa com o endereço de uma mensagem anterior verificada.
Se houver demasiados resultados, acrescente um intervalo de datas. Deixe alguma margem à volta do mês esperado: a data do e-mail pode não coincidir com o período da fatura nem com o dia do pagamento. Se desaparecerem resultados úteis, retire a última restrição ou alargue o período.
Limite a pesquisa a PDF apenas quando souber que o fornecedor anexa as faturas nesse formato. Caso contrário, pode excluir um aviso sobre um documento disponível na área de cliente. Se encontrar esse aviso, abra o site conhecido do serviço e descarregue aí o documento.
Use os dados numa pesquisa concreta do Gmail
No Gmail pode pesquisar nomes alternativos ou combinar um remetente conhecido com um período. OR seleciona alternativas, from: o remetente, subject: uma palavra no assunto e after: com before: o intervalo de receção das mensagens. A Google explica a utilização na página de ajuda «Refine searches in Gmail».
As pesquisas seguintes são exemplos. Cole uma de cada vez e substitua os nomes, o endereço e as datas pelos seus dados. Use invoice apenas se essa palavra aparecer habitualmente no assunto das mensagens do fornecedor; caso contrário, omita subject:. Depois de confirmar que procura um anexo PDF, pode acrescentar filename:pdf. Mantenha a sintaxe dos operadores inalterada.
Escolha uma pesquisa de acordo com os dados que conhece e substitua os valores do exemplo.
Fonte desta secção: Google: Afinar as pesquisas no Gmail
Abra a mensagem certa nos resultados
Uma pesquisa com in:anywhere inclui também o spam e o lixo. O Gmail pode mostrar uma conversa inteira mesmo que apenas uma mensagem cumpra os critérios. Expanda, por isso, o e-mail específico e confirme a que mensagem pertence o anexo. Nas leituras relacionadas encontra procedimentos mais detalhados para Gmail e Outlook.
Fonte desta secção: Google: Afinar as pesquisas no Gmail
Confirme um remetente desconhecido através de um contacto conhecido
Se a mensagem encontrada veio de um endereço novo, confirme-o antes de abrir o anexo. Um domínio diferente pode pertencer a um serviço de envio, mas o nome da marca ou uma referência à sua compra não confirmam a origem da mensagem. Abra a área de cliente habitual ou use um contacto de correspondência anteriormente verificada e pergunte ao fornecedor se utiliza esse endereço para faturação. Não retire os contactos da mensagem que está a avaliar.
Pode juntar à pergunta um pedido do documento em falta. Adapte o modelo seguinte à sua compra e envie-o a um contacto conhecido ou ao apoio na área de cliente. Indique o e-mail da conta, mas não envie a palavra-passe de acesso.
Substitua o serviço, a empresa, o período e os dados entre parênteses retos pela informação real.
Compare o documento com a sua compra
Depois de confirmar a origem da mensagem, compare o documento com a compra: correspondem o serviço, o período e o cliente faturado? Se o emitente também mudou e não sabe porquê, pergunte ao fornecedor sobre essa alteração. A semelhança do nome do ficheiro, por si só, não basta para identificar o documento certo.
Anote o que ajudou a encontrar o documento
Quando encontrar a fatura certa, acrescente à ficha do fornecedor a marca, o emitente, o endereço verificado e a forma de receção. Se o serviço enviar apenas um aviso, anote onde descarregar o documento na área de cliente.
Para o Armazém Azul fictício basta: «Emitente: Ferramentas de Armazenamento; remetente verificado: doklady@example.com; fatura recebida em PDF. Pesquisar por endereço e depois por período.» Atualize a nota se o envio mudar. Use-a como ajuda à pesquisa; continue a verificar cada nova mensagem e documento que encontrar.