Marke, Rechnungsaussteller und Absender können unterschiedlich heißen
Sie nutzen den Dienst Blaues Lager, finden aber unter diesem Namen im Postfach nicht die erwartete Rechnung. In diesem fiktiven Beispiel steht auf einer älteren, überprüften Rechnung das Unternehmen Lagerwerkzeuge GmbH. Die Nachricht kam von doklady@example.com. Nennt eine neue Nachricht die Marke Blaues Lager weder im Betreff noch im Text, führt der Dienstname allein möglicherweise nicht zum Ziel.
Marke, Rechnungsaussteller und E-Mail-Absender können also unterschiedliche Namen haben. Ein anderer Dienst kann Nachrichten für den Lieferanten versenden, ohne die bekannte Marke in seiner Adresse zu führen. Suchen Sie deshalb auch nach dem Firmennamen auf der Rechnung und der Adresse aus einer älteren, überprüften Nachricht.
Übernehmen Sie Angaben aus einem älteren, überprüften Beleg
Suchen Sie einen früheren Beleg, von dem Sie wissen, dass er zu diesem Dienst und Ihrem Kauf gehört. Notieren Sie den Namen des Ausstellers. Haben Sie auch die ursprüngliche E-Mail, klappen Sie die Absenderangaben auf und kopieren Sie die vollständige Adresse einschließlich der Domain, also des Teils nach dem @-Zeichen. Der angezeigte Name über der Nachricht verrät die tatsächliche Adresse nicht.
Prüfen Sie auch den üblichen Betreff, das Muster der Rechnungsnummer und den abgerechneten Zeitraum. Die alte Rechnungsnummer hilft, das Format zu erkennen; die neue Rechnung hat aber normalerweise eine andere Nummer. Im fiktiven Beispiel können Sie etwa notieren, dass die Nummern mit MS beginnen. Geben Sie bei der Suche nach einem neuen Beleg nicht die vollständige alte Rechnungsnummer ein.
Kontrollieren Sie vor der Suche im Kundenkonto auch die Zustelladresse für Belege. Diese können an die bei der Bestellung verwendete Adresse gehen, während Sie Ihr berufliches Postfach durchsuchen. Ein gespeichertes PDF nennt Aussteller und Zeitraum; leiten Sie daraus keine E-Mail-Absenderadresse ab.
Probieren Sie die Namen einzeln und grenzen Sie schrittweise ein
Suchen Sie im richtigen Postfach zuerst nach der Marke und danach separat nach dem Aussteller. Beide Namen gleichzeitig können die Auswahl auf Nachrichten beschränken, die beide enthalten. Schauen Sie bei gefundener, bekannter Korrespondenz auf Betreff und Absenderadresse. Eine weitere Suche lässt sich dann auf die Adresse einer älteren, überprüften Nachricht stützen.
Bei zu vielen Treffern ergänzen Sie einen Zeitraum. Lassen Sie Spielraum um den erwarteten Monat: Das E-Mail-Datum muss weder dem Rechnungszeitraum noch dem Zahlungsdatum entsprechen. Verschwinden hilfreiche Ergebnisse, entfernen Sie die letzte Einschränkung oder erweitern Sie den Zeitraum.
Beschränken Sie die Suche erst auf PDF-Dateien, wenn Sie wissen, dass der Lieferant Rechnungen in diesem Format anhängt. Sonst könnten Sie eine Benachrichtigung über einen Beleg im Kundenkonto ausschließen. Finden Sie eine solche Nachricht, öffnen Sie die bekannte Website des Dienstes und laden Sie das Dokument dort herunter.
Verwenden Sie die Angaben in einer konkreten Gmail-Suchanfrage
In Gmail können Sie nach alternativen Namen suchen oder einen bekannten Absender mit einem Zeitraum kombinieren. OR wählt Alternativen, from: den Absender, subject: ein Wort im Betreff und after: zusammen mit before: den Zeitraum des Nachrichteneingangs. Google erläutert dies auf der Hilfeseite „Refine searches in Gmail“.
Die folgenden Suchanfragen sind Beispiele. Fügen Sie jeweils eine in die Suche ein und ersetzen Sie Namen, Adresse und Daten durch Ihre eigenen Angaben. Verwenden Sie invoice nur, wenn dieses Wort üblicherweise im Betreff des Lieferanten steht; andernfalls lassen Sie subject: weg. Sobald feststeht, dass Sie einen PDF-Anhang suchen, können Sie filename:pdf ergänzen. Ändern Sie die Schreibweise der Operatoren nicht.
Wählen Sie anhand Ihrer bekannten Angaben eine Suchanfrage und ersetzen Sie die Beispielwerte.
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: Suche in Gmail verfeinern
Öffnen Sie in den Ergebnissen die richtige Nachricht
Eine Suchanfrage mit in:anywhere berücksichtigt auch Spam und Papierkorb. Gmail kann eine ganze Unterhaltung anzeigen, obwohl nur eine einzelne Nachricht die Bedingungen erfüllt. Klappen Sie deshalb die betreffende E-Mail auf und prüfen Sie, zu welcher Nachricht der Anhang gehört. Ausführlichere Anleitungen für Gmail und Outlook finden Sie in den weiterführenden Artikeln.
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: Suche in Gmail verfeinern
Prüfen Sie unbekannte Absender über einen bekannten Kontakt
Kam die gefundene Nachricht von einer neuen Adresse, prüfen Sie diese, bevor Sie den Anhang öffnen. Eine andere Domain kann zu einem Versanddienst gehören. Ein passender Markenname oder die Erwähnung Ihres Kaufs bestätigt aber nicht die Herkunft. Öffnen Sie das bekannte Kundenkonto oder nutzen Sie einen Kontakt aus früher überprüfter Korrespondenz. Fragen Sie den Lieferanten, ob er diese Adresse für Rechnungen verwendet. Übernehmen Sie keine Kontaktdaten aus der gerade geprüften Nachricht.
Sie können die Frage mit einer Bitte um den gesuchten Beleg verbinden. Passen Sie die folgende Beispielnachricht an Ihren Kauf an und schicken Sie sie an einen bekannten Kontakt oder den Support im Kundenkonto. Nennen Sie die E-Mail-Adresse des Kontos, schicken Sie jedoch kein Anmeldepasswort.
Ersetzen Sie Dienst, Firma, Zeitraum und Angaben in eckigen Klammern durch Ihre tatsächlichen Daten.
Vergleichen Sie den Beleg mit Ihrem Kauf
Nachdem Sie die Herkunft der Nachricht überprüft haben, vergleichen Sie den Beleg mit Ihrem Kauf: Stimmen Dienst, Zeitraum und Rechnungsempfänger? Hat sich auch der Aussteller geändert und wissen Sie nicht warum, fragen Sie den Lieferanten danach. Ein ähnlicher Dateiname allein reicht nicht aus, um den richtigen Beleg zu bestimmen.
Notieren Sie, wie Sie den Beleg gefunden haben
Wenn Sie die richtige Rechnung finden, ergänzen Sie beim Lieferanteneintrag Marke, Aussteller, überprüfte Adresse und Zustellungsart. Schickt der Dienst nur eine Benachrichtigung, notieren Sie den Download-Ort im Kundenkonto.
Für das fiktive Blaue Lager genügt: „Aussteller Lagerwerkzeuge GmbH; überprüfter Absender doklady@example.com; Rechnung kommt als PDF. Nach Adresse und anschließend nach Zeitraum suchen.“ Ändert sich die Zustellung, aktualisieren Sie die Notiz. Nutzen Sie sie als Suchhilfe; prüfen Sie weiterhin jede neu gefundene Nachricht und jeden Beleg.