Marchio, emittente della fattura e mittente possono avere nomi diversi
Utilizzi il servizio Magazzino Blu, ma cercando il suo nome nella posta non trovi la fattura attesa. In questo esempio ipotetico, una vecchia fattura verificata riporta la società Strumenti di Magazzino come emittente, mentre il messaggio è arrivato da doklady@example.com. Se il nuovo messaggio non cita Magazzino Blu nell'oggetto né nel testo, il solo nome del servizio potrebbe non portarti alla fattura.
Il marchio, l'emittente della fattura e il mittente dell'email possono quindi avere nomi diversi. Un altro servizio può inviare i messaggi per conto del fornitore, da un indirizzo che non contiene il marchio noto. Prova anche il nome della società sulla fattura e l'indirizzo di un vecchio messaggio verificato.
Recupera i dati da un vecchio documento verificato
Trova un documento precedente che sai essere relativo al servizio e al tuo acquisto. Annota il nome dell'emittente. Se conservi l'email originale, espandi i dettagli del mittente e copia l'indirizzo completo, incluso il dominio, cioè la parte dopo la chiocciola. Il nome visualizzato sopra il messaggio non rivela l'indirizzo effettivo.
Controlla anche l'oggetto abituale, il formato del numero di fattura e il periodo fatturato. Il vecchio numero ti aiuta a riconoscere il formato, ma la nuova fattura normalmente avrà un numero diverso. Nell'esempio ipotetico puoi annotare che i numeri iniziano con MS. Non inserire tutto il numero della vecchia fattura per cercare il nuovo documento.
Prima di cercare, verifica nell'account del servizio anche l'indirizzo per la ricezione dei documenti. Potrebbero arrivare all'email usata per l'ordine, mentre tu stai cercando nella casella di lavoro. Un PDF salvato indica l'emittente e il periodo; non dedurne l'indirizzo email del mittente.
Prova i nomi separatamente e restringi la ricerca per gradi
Nella casella giusta cerca prima il marchio, poi separatamente il nome dell'emittente. Inserire entrambi contemporaneamente può limitare i risultati ai messaggi che li contengono tutti e due. Nella corrispondenza nota che ritrovi controlla l'oggetto e l'indirizzo del mittente. Puoi poi basare un'altra ricerca sull'indirizzo di un vecchio messaggio verificato.
Se i risultati sono troppi, aggiungi un intervallo di date. Lascia un margine intorno al mese previsto: la data dell'email può essere diversa dal periodo fatturato e dal giorno del pagamento. Se i risultati utili spariscono, togli l'ultima restrizione o amplia il periodo.
Limita la ricerca ai PDF soltanto quando sai che il fornitore allega le fatture in questo formato. Altrimenti potresti escludere un avviso relativo a un documento disponibile nell'area clienti. Se trovi quell'avviso, apri il sito noto del servizio e scarica il documento da lì.
Usa i dati in una ricerca specifica di Gmail
In Gmail puoi cercare nomi alternativi o combinare un mittente noto con un periodo. OR seleziona le alternative, from: il mittente, subject: una parola nell'oggetto e after: insieme a before: l'intervallo di ricezione dei messaggi. Google ne descrive l'uso nella pagina di assistenza «Refine searches in Gmail».
Le ricerche seguenti sono esempi. Inseriscine una alla volta nel campo di ricerca e sostituisci nomi, indirizzo e date con i tuoi dati. Usa invoice solo se compare abitualmente nell'oggetto dei messaggi del fornitore; altrimenti ometti subject:. Quando hai verificato che cerchi un allegato PDF, puoi aggiungere filename:pdf. Non modificare la sintassi degli operatori.
Scegli una ricerca in base ai dati che conosci e sostituisci i valori di esempio.
Fonte per questa sezione: Google: Affinare le ricerche in Gmail
Apri il messaggio giusto nei risultati
Una ricerca con in:anywhere include anche spam e cestino. Gmail può mostrare un'intera conversazione anche se solo uno dei messaggi soddisfa i criteri. Espandi quindi l'email specifica e controlla a quale messaggio appartiene l'allegato. Nelle letture correlate trovi procedure più dettagliate per Gmail e Outlook.
Fonte per questa sezione: Google: Affinare le ricerche in Gmail
Verifica un mittente sconosciuto tramite un contatto noto
Se il messaggio trovato proviene da un nuovo indirizzo, verificalo prima di aprire l'allegato. Un dominio diverso può appartenere a un servizio di invio, ma il nome del marchio corrispondente o un riferimento al tuo acquisto non confermano l'origine del messaggio. Apri l'area clienti abituale oppure usa un contatto di una comunicazione già verificata e chiedi al fornitore se utilizza quell'indirizzo per la fatturazione. Non prendere i contatti dal messaggio che stai valutando.
Puoi unire la domanda alla richiesta del documento cercato. Adatta il modello seguente al tuo acquisto e invialo a un contatto noto o all'assistenza nell'area clienti. Indica l'email dell'account, senza inviare la password di accesso.
Sostituisci il servizio, la società, il periodo e i dati tra parentesi quadre con quelli effettivi.
Confronta il documento con il tuo acquisto
Dopo aver verificato l'origine del messaggio, confronta il documento con il tuo acquisto: corrispondono servizio, periodo e cliente intestatario? Se è cambiato anche l'emittente e non sai perché, chiedi al fornitore spiegazioni anche su questo. La somiglianza del nome del file non basta a identificare il documento giusto.
Annota cosa ti ha aiutato a trovare il documento
Quando trovi la fattura giusta, aggiungi alla scheda del fornitore marchio, emittente, indirizzo verificato e modalità di ricezione. Se il servizio invia soltanto un avviso, annota dove scaricare il documento nell'area clienti.
Per il Magazzino Blu dell'esempio basta: «Emittente: Strumenti di Magazzino; mittente verificato: doklady@example.com; fattura ricevuta in PDF. Cercare per indirizzo e poi per periodo». Aggiorna la nota se cambia la modalità di invio. Usala come aiuto alla ricerca e continua a controllare ogni nuovo messaggio e documento trovato.