Brändillä, laskuttajalla ja lähettäjällä voi olla eri nimet
Käytät Sininen varasto -palvelua, mutta sen nimellä tehty sähköpostihaku ei löydä odottamaasi laskua. Tässä kuvitteellisessa esimerkissä vanhassa, tarkistetussa laskussa laskuttajaksi on merkitty Varastotyökalut Oy, ja viesti tuli osoitteesta doklady@example.com. Jos uusi viesti ei mainitse Sininen varasto -nimeä otsikossa eikä tekstissä, pelkkä palvelun nimi ei välttämättä johda oikeaan viestiin.
Brändillä, laskuttajalla ja sähköpostin lähettäjällä voi siis olla eri nimet. Toinen palvelu voi lähettää viestit toimittajan puolesta osoitteesta, jossa tuttu brändi ei näy. Kokeile siksi myös laskussa olevaa yrityksen nimeä ja vanhan, tarkistetun viestin lähettäjäosoitetta.
Poimi tiedot vanhasta, tarkistetusta asiakirjasta
Etsi aiempi asiakirja, jonka tiedät liittyvän kyseiseen palveluun ja omaan ostokseesi. Kirjaa laskuttajan nimi. Jos alkuperäinen sähköposti on tallessa, avaa lähettäjän tarkemmat tiedot ja kopioi koko osoite verkkotunnuksineen eli @-merkin jälkeisine osineen. Viestin yläpuolella näkyvä nimi ei kerro todellista osoitetta.
Tarkista myös tavallinen viestin otsikko, laskunumeron muoto ja laskutusjakso. Vanha numero auttaa tunnistamaan muodon, mutta uudella laskulla on yleensä toinen numero. Kuvitteellisessa esimerkissä voit kirjata, että numerot alkavat kirjaimilla MS. Älä käytä koko vanhaa laskunumeroa uuden asiakirjan hakemiseen.
Tarkista ennen hakua myös palvelun asiakastililtä asiakirjojen toimitusosoite. Ne saattavat tulla tilauksessa käytettyyn sähköpostiin, vaikka haet työpostilaatikostasi. Tallennettu PDF kertoo laskuttajan ja ajanjakson; älä päättele siitä lähettäjän sähköpostiosoitetta.
Kokeile nimiä erikseen ja rajaa hakua vähitellen
Hae oikeassa postilaatikossa ensin brändiä ja sitten erikseen laskuttajan nimeä. Molempien nimien syöttäminen kerralla voi rajata tulokset viesteihin, joissa esiintyvät kummatkin. Tarkista löytyneen, tutun kirjeenvaihdon otsikko ja lähettäjäosoite. Voit sen jälkeen tehdä uuden haun vanhan, tarkistetun viestin osoitteella.
Jos tuloksia on liikaa, lisää aikaväli. Jätä liikkumavaraa odotetun kuukauden ympärille: sähköpostin päivämäärä voi poiketa laskutusjaksosta ja maksupäivästä. Jos hyödylliset tulokset katoavat, poista viimeinen rajaus tai laajenna ajanjaksoa.
Rajaa haku PDF-tiedostoihin vasta, kun tiedät toimittajan lähettävän laskut tässä muodossa liitteinä. Muuten voit sulkea pois ilmoituksen asiakastilillä olevasta asiakirjasta. Jos löydät tällaisen ilmoituksen, avaa palvelun tuttu verkkosivusto ja lataa asiakirja sieltä.
Käytä tietoja täsmällisessä Gmail-haussa
Gmailissa voit hakea vaihtoehtoisia nimiä tai yhdistää tunnetun lähettäjän ajanjaksoon. OR valitsee vaihtoehtoja, from: lähettäjän, subject: sanan otsikosta ja after: yhdessä before:-operaattorin kanssa viestien vastaanottoajan. Google kuvaa käyttöä ohjesivulla ”Refine searches in Gmail”.
Seuraavat haut ovat esimerkkejä. Liitä hakukenttään yksi kerrallaan ja korvaa nimet, osoite ja päivämäärät omilla tiedoillasi. Käytä sanaa invoice vain, jos se esiintyy tavallisesti toimittajan viestien otsikoissa; muussa tapauksessa jätä subject: pois. Kun olet varmistanut etsiväsi PDF-liitettä, voit lisätä filename:pdf. Älä muuta operaattorien kirjoitusasua.
Valitse yksi haku tuntemiesi tietojen perusteella ja korvaa esimerkkiarvot.
Tämän osion lähde: Google: Gmail-hakujen tarkentaminen
Avaa tuloksista oikea viesti
Haku, jossa on in:anywhere, kattaa myös roskapostin ja roskakorin. Gmail voi näyttää koko keskustelun, vaikka vain yksi viesti täyttää hakuehdot. Avaa siksi yksittäinen sähköposti ja tarkista, mihin viestiin liite kuuluu. Tarkempia Gmail- ja Outlook-ohjeita löydät lisälukemisesta.
Tämän osion lähde: Google: Gmail-hakujen tarkentaminen
Varmista tuntematon lähettäjä tutun yhteyshenkilön kautta
Jos löytämäsi viesti tuli uudesta osoitteesta, varmista osoite ennen liitteen avaamista. Eri verkkotunnus voi kuulua lähetyspalvelulle, mutta sama brändinimi tai maininta ostoksestasi ei vahvista viestin alkuperää. Avaa tuttu asiakastili tai käytä aiemmin tarkistetusta kirjeenvaihdosta saatua yhteystietoa. Kysy toimittajalta, käyttääkö se osoitetta laskutukseen. Älä ota yhteystietoja viestistä, jota parhaillaan arvioit.
Voit samalla pyytää etsimääsi asiakirjaa. Muokkaa seuraava malliviesti ostoksesi mukaiseksi ja lähetä se tunnetulle yhteyshenkilölle tai asiakastilin tukipalveluun. Ilmoita tilin sähköpostiosoite, mutta älä lähetä kirjautumissalasanaa.
Korvaa esimerkkipalvelu, yritys, ajanjakso ja hakasulkeissa olevat tiedot todellisilla tiedoillasi.
Vertaa asiakirjaa ostokseesi
Kun viestin alkuperä on varmistettu, vertaa asiakirjaa ostokseesi: vastaavatko palvelu, ajanjakso ja laskun saaja tietojasi? Jos myös laskuttaja on vaihtunut etkä tiedä syytä, kysy toimittajalta myös tästä muutoksesta. Samankaltainen tiedostonimi ei yksin riitä oikean asiakirjan tunnistamiseen.
Kirjaa, mikä auttoi löytämään asiakirjan
Kun löydät oikean laskun, lisää toimittajan tietoihin brändi, laskuttaja, varmistettu osoite ja toimitustapa. Jos palvelu lähettää vain ilmoituksen, kirjaa, mistä asiakastilin kohdasta asiakirjan voi ladata.
Kuvitteelliselle Sininen varasto -palvelulle riittää: ”Laskuttaja Varastotyökalut Oy; varmistettu lähettäjä doklady@example.com; lasku saapuu PDF-tiedostona. Hae osoitteella ja sitten ajanjaksolla.” Päivitä muistiinpano, jos toimitustapa muuttuu. Käytä sitä haun apuna ja tarkista edelleen jokainen uusi löytämäsi viesti ja asiakirja.