IONOSin ohjeessa erotetaan kaksi tapaa ladata laskuja. Yksittäisten laskujen luettelossa on PDF:t kahdelta viime vuodelta. Päättyneiden sopimusten laskuja ei näytetä siinä; ohjeen mukaan ne sisältyvät kyseisen kalenterivuoden ZIP-tiedostoon. Siirry siis päättyneen sopimuksen kohdalla vuosiarkistoon, vaikka lasku olisi melko uusi.
Selvitä ensin asiakastili, sopimus ja ajanjakso
Kirjaa ennen vuoden valintaa, mihin asiakastiliin ja sopimukseen asiakirja kuuluu. Käytä tiedossasi olevia tietoja: sopimusnumeroa, tunnettua laskunumeroa tai ajanjaksoa, jolta aineistoa puuttuu. Niiden avulla tunnistat oikean PDF:n ja voit selittää asian asiakastuelle.
Arkisto noudattaa laskujen kalenterivuotta, ei sopimuksen päättymisvuotta. Jos etsit esimerkiksi vuonna 2025 laadittua laskua vuonna 2026 päättyneestä sopimuksesta, aloita vuoden 2025 arkistosta. Tämä on kuvitteellinen esimerkki vuoden valinnasta, ei oikea asiakastili.
Jos et pääse tilille, pyydä organisaatiosi IONOS-laskutusta tällä hetkellä hoitavaa valtuutettua henkilöä lataamaan arkisto. Seuraavat vaiheet edellyttävät tilille pääsyä eivätkä käsittele sen palauttamista.
Mistä kalenterivuoden laskut ladataan
Vaiheet perustuvat ionos.com-sivuston englanninkieliseen ohjeeseen. Säilytämme englanninkieliset nimet tunnistamisen tueksi; tilisi tekstit voivat poiketa niistä. Tarkistimme julkisen dokumentaation, emme toimintaa kirjautuneella asiakastilillä.
- Kirjaudu IONOS-tilillesi. Avaa ylhäältä Menu ja valitse My account.
- Napsauta kohdassa Invoices & payment details valintaa View ja sitten Go to invoice overview.
- Avaa laskunäkymässä Invoices per calendar year. Joissakin ohjeen kuvateksteissä nimi on Invoices by calendar year.
- Valitse oikea kalenterivuosi ja napsauta Download invoices.
- Odota ZIP-tiedoston muodostumista ja lataa se. IONOSin mukaan valmistelu voi poikkeuksellisesti kestää muutaman minuutin laskujen määrästä riippuen.
Tämän osion lähde: IONOS: Retrieving Invoices from IONOS — yksittäiset laskut ja vuoden ZIP, myös päättyneet sopimukset
Kuluvan vuoden arkisto sisältää lataushetkellä saatavilla olevat laskut, ei etukäteen valmista koko vuoden pakettia. Vuoden valintamahdollisuus ei myöskään lupaa vanhojen asiakirjojen rajatonta saatavuutta.
Etsi oikea lasku sen sijaan, että vain laskisit tiedostot
Ladattu ZIP on asiakirja-arkisto. Pura se ja avaa PDF:t, joiden pitäisi vastata etsimiäsi laskuja. Windowsin ja Macin purkuohjeet löytyvät linkitetystä oppaasta. Tässä olennaista on selvittää, sisältääkö vuosipaketti todella päättyneen sopimuksen laskun.
Lasku-ZIP:n purkaminen ja yksittäisten PDF-tiedostojen tarkistaminen →
Vertaa PDF:ää tunnettuun lasku- tai sopimusnumeroon ja tarkista ajanjakso sekä laskun vastaanottaja. Varmista kaikkien sivujen luettavuus. ZIP:n nimi tai PDF-tiedostojen määrä ei yksin kerro, löytyikö juuri puuttuva lasku.
Älä oleta automaattisesti yhtä laskua kuukaudessa. Vertaa arkistoa kyseiseltä sopimukselta odottamiisi asiakirjoihin tai ajanjaksoihin. Jos luetteloa ei ole, kerro luovutuksen yhteydessä, mitä löysit ja mitä et vielä voi vahvistaa. IONOS suosittelee nimenomaisesti vuosiarkiston täydellisyyden tarkistamista lataamisen jälkeen.
Tämän osion lähde: IONOS: Retrieving Invoices from IONOS — yksittäiset laskut ja vuoden ZIP, myös päättyneet sopimukset
Jos lasku puuttuu myös arkistosta, ota yhteyttä asiakastukeen
Jos tili ja vuosi ovat oikein mutta laskua ei ole puretussa ZIP:ssä, IONOS suosittelee yhteyttä asiakastukeen. Voit nyt kertoa tarkistaneesi sekä yksittäisten laskujen luettelon että oikean vuosiarkiston.
Ilmoita tunnetut tiedot ja tarkistuksen tulos. Älä keksi tuntematonta laskunumeroa, vaan kuvaile sopimus ja ajanjakso. Seuraava malli on toimituksellinen apu, ei IONOSin lomake tai lupaus asian ratkeamisesta.
Täytä tunnetut tiedot ja jätä mukaan vain todella tekemäsi vaiheet. Lähetä pyyntö IONOSin virallisessa ohjeessa mainitun tukiyhteystiedon kautta.
Tämän osion lähde: IONOS: Retrieving Invoices from IONOS — yksittäiset laskut ja vuoden ZIP, myös päättyneet sopimukset
Lähetä löytyneet PDF:t ja kerro, mitä vielä puuttuu
Valitse sovittua luovutusta varten asianmukaiset alkuperäiset PDF:t. Säilytä myös arkisto, jotta voit jäljittää niiden alkuperäisen paketin. Kerro saateviestissä tili, sopimus ja ajanjakso. Kaikkien vuosiarkiston sopimusten kaikkia asiakirjoja ei tarvitse automaattisesti lähettää.
Erota löytyneet asiakirjat avoimesta tukipyynnöstä. Esimerkiksi: ”Tässä ovat löytämäni IONOS-laskut sopimukselle [numero] ajalta [ajanjakso]. Laskua [puuttuva ajanjakso tai tunnettu numero] ei löytynyt myöskään vuosiarkistosta, ja pyysin [päivämäärä] asiakastukea etsimään sen.” Käytä viimeistä osaa vasta pyynnön todellisen lähettämisen jälkeen.
Tuloksena on joko löytynyt asiakirja tai täsmällinen kuvaus puuttuvasta aineistosta. ZIP:n lataaminen tai luettavuuden tarkistus ei itsessään vahvista laskun soveltuvuutta kirjanpitoon tai verotukseen.