IONOS ve své nápovědě rozlišuje dva způsoby stažení faktur. V seznamu jednotlivých dokladů nabízí PDF za poslední dva roky. Faktury k ukončeným smlouvám v tomto seznamu nezobrazuje; podle nápovědy jsou součástí ZIPu za příslušný kalendářní rok. Pokud tedy hledáte fakturu ke smlouvě, kterou jste už ukončili, přejděte do ročního archivu, i když je doklad poměrně nový.
Nejdřív si připravte účet, smlouvu a hledané období
Než vyberete rok, poznamenejte si, ke kterému zákaznickému účtu a smlouvě hledaný doklad patří. Využijte údaje, které už máte: číslo smlouvy, známé číslo faktury nebo období, za které podklady chybí. Podle nich poznáte správný dokument a případně podpoře popíšete, co hledáte.
Roční archiv je členěný podle kalendářního roku faktur, nikoli podle roku, kdy jste smlouvu ukončili. Hledáte-li například fakturu vystavenou v roce 2025 ke smlouvě ukončené v roce 2026, začněte archivem 2025. Jde o modelový příklad volby roku, ne o ukázku skutečného účtu.
Pokud do příslušného účtu nemáte přístup, požádejte stávajícího oprávněného člověka, který u vás řeší fakturaci IONOS, o stažení archivu. Následující návod předpokládá přístup do účtu; neřeší jeho obnovení po ztrátě přístupu.
Kde stáhnout faktury za kalendářní rok
Postup níže vychází z anglické nápovědy na ionos.com. Anglické názvy ponecháváme jako orientační body; popisky ve vašem účtu se mohou lišit. Návod jsme ověřili proti veřejné dokumentaci, nikoli přihlášením do zákaznického účtu.
- Přihlaste se do svého účtu IONOS. V horní nabídce otevřete Menu a vyberte My account.
- V části Invoices & payment details klikněte na View. Potom zvolte Go to invoice overview.
- V přehledu faktur přepněte na záložku Invoices per calendar year. V některých popiscích obrázků v nápovědě je označená Invoices by calendar year.
- Vyberte příslušný kalendářní rok a klikněte na Download invoices.
- Počkejte na vytvoření ZIPu a stáhněte ho. IONOS uvádí, že příprava může výjimečně trvat několik minut podle počtu faktur.
Zdroj k této části: IONOS: Retrieving Invoices from IONOS — jednotlivé faktury a roční ZIP včetně ukončených smluv
Pokud stahujete archiv za právě probíhající rok, obsahuje faktury dostupné v okamžiku stažení. Není to předem hotový balíček za celý rok. Ani možnost vybrat rok sama o sobě není příslibem neomezené dostupnosti starých dokladů.
V ZIPu najděte hledanou fakturu, ne jen správný počet souborů
Stažený ZIP je archiv s dokumenty. Rozbalte ho a otevřete PDF, která mají odpovídat hledaným fakturám. Pokud potřebujete postup rozbalení ve Windows nebo na Macu, použijte navazující návod. Zde je rozhodující zjistit, zda roční balíček skutečně obsahuje doklad k ukončené smlouvě.
Jak rozbalit ZIP s fakturami a zkontrolovat jednotlivá PDF →
Porovnejte obsah PDF se známým číslem faktury nebo smlouvy a ověřte příslušné období i odběratele. Zkontrolujte, zda jsou všechny stránky čitelné. Název ZIPu ani počet PDF vám sám neřekne, zda jste našli právě chybějící fakturu.
Nepředpokládejte automaticky jednu fakturu za každý měsíc. Obsah archivu porovnejte s konkrétními doklady či obdobími, které u dané smlouvy očekáváte. Jestli jejich seznam nemáte, řekněte při předání, co se podařilo dohledat a co zatím neumíte potvrdit. IONOS po stažení výslovně doporučuje ověřit úplnost ročního ZIPu.
Zdroj k této části: IONOS: Retrieving Invoices from IONOS — jednotlivé faktury a roční ZIP včetně ukončených smluv
Pokud faktura chybí i v archivu, obraťte se na podporu
Pokud jste ověřili správný účet a rok, ale hledaná faktura v rozbaleném ZIPu není, IONOS doporučuje kontaktovat zákaznickou podporu. Do žádosti už můžete uvést, že jste kromě seznamu jednotlivých faktur zkontrolovali i příslušný roční archiv.
Do žádosti napište známé údaje a výsledek kontroly. Číslo faktury nevymýšlejte, pokud ho neznáte; popište smlouvu a hledané období. Následující vzor je redakční pomůcka pro žádost, nikoli formulář IONOS nebo příslib vyřízení.
Doplňte známé údaje a ponechte jen kroky, které jste skutečně provedli. Žádost odešlete podpoře přes kontakt uvedený v oficiální nápovědě IONOS.
Zdroj k této části: IONOS: Retrieving Invoices from IONOS — jednotlivé faktury a roční ZIP včetně ukončených smluv
Účetní předejte nalezená PDF a jasnou informaci o zbývající mezeře
Pro domluvené předání vyberte příslušné původní PDF soubory. Ponechte si i stažený archiv, abyste mohli dohledat, z jakého balíčku pocházejí. Do průvodní zprávy napište, ke kterému účtu, smlouvě a období se podklady vztahují. Nemusíte automaticky předávat všechny dokumenty ze všech smluv v ročním ZIPu.
Pokud něco chybí, oddělte nalezené doklady od nedořešené žádosti. Zpráva může například znít: „Posílám nalezené faktury IONOS ke smlouvě [číslo] za [období]. Fakturu za [chybějící období nebo známé číslo] jsem nenašel ani v ročním archivu a dne [datum] jsem požádal podporu o dohledání.“ Poslední část použijte až po skutečném odeslání žádosti.
Výsledkem je buď dohledaný doklad, nebo přesně popsaný chybějící podklad. Stažení ZIPu ani kontrola čitelnosti sama nepotvrzuje účetní nebo daňovou použitelnost faktury.