Notieren Sie Zahlungsdatum, Betrag und die Person oder Organisation, die das Abonnement gekauft hat. Die berufliche Nutzung allein verrät nicht, zu welchem Abonnement eine bestimmte Zahlung gehört.
Die passende Abrechnung wählen
Der Inhaber eines persönlichen Premium-Abonnements findet die Belege unter Settings → Subscription → Billing history. Der Eigentümer einer Organisation nutzt Admin Console → Billing → Billing history.
Unpaid Invoices enthält offene Rechnungen, etwa bei fehlgeschlagener Zahlung oder Kauf auf Rechnung. Unter Paid Invoices stehen Zahlungsbelege, die nach Verarbeitung der Zahlung entstehen. Öffnen Sie den passenden Eintrag und laden Sie das PDF herunter. Ein Eintrag im Verlauf allein belegt keine Zahlung.
Prüfen Sie vor der Auswahl, welches Abonnement angezeigt wird. Fehlt Ihnen der Zugang zur betreffenden Abrechnung, bitten Sie die für den Kauf zuständige Person um den konkreten Beleg. Geben Sie dafür weder Ihr Master-Passwort weiter noch exportieren Sie den Tresorinhalt. Beides hilft nicht beim Zuordnen einer Rechnung.
Beleg und Einkauf abgleichen
Beispiel: Im selben Ordner liegen Evas privater Premium-Zahlungsbeleg und ein Beleg der Organisation Studio; beide tragen den Namen Bitwarden. Die Firma sucht ihre Zahlung für Plätze in Studio. Der Organisationseigentümer öffnet deren Verlauf und vergleicht Abrechnungs-E-Mail, Anzahl bezahlter Plätze, Zeitraum und Betrag mit dem Einkauf. Er übergibt den passenden Organisationsbeleg mit seiner Nummer, nicht Evas privaten Beleg. Ein Eintrag in Unpaid Invoices beweist keine Zahlung. Ist sie noch nicht verarbeitet, vermerken Sie die Abweichung, statt den Beleg als bezahlt zu kennzeichnen.
Halten Sie die Dokumente unterscheidbar. Benennen Sie einen privaten Beleg nicht als Firmenrechnung um und ändern Sie nicht den Empfänger, damit er zu Ihrer Erwartung passt. Bewahren Sie bei Abweichungen das Original auf und weisen Sie auf den Unterschied hin.
Einen konkreten Beleg anfordern
Bitte senden Sie den Bitwarden-Beleg für [Abonnement oder Organisation] für [Zeitraum] zur Zahlung [Datum und Betrag]. Gesucht ist das Originaldokument, kein Screenshot des Tresors.
Öffnen Sie die erhaltene Datei und prüfen Sie die Lesbarkeit. Speichern Sie sie mit Abonnementkennung und Belegnummer. Suchen Sie vor der Weitergabe nach einer vorhandenen Kopie. Vermerken Sie einen fehlenden Beleg als fehlend, statt einen anderen Einkauf einzusetzen.
E-Mail-Rechnungen mit HeyRup sammeln
HeyRup bereitet einen Dienst vor, der PDF-Rechnungen im verbundenen E-Mail-Postfach findet und ausgewählte Belege an die Buchhaltung übergibt. Rechnungen, die nur im Anbieterportal liegen, rufen Sie zuerst dort ab. Die Registrierung ist noch nicht geöffnet. Wählen Sie auf der „Zum Start benachrichtigen“ und hinterlassen Sie im Formular Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie eine Startbenachrichtigung wünschen.