Anteckna betalningsdatum, belopp och personen eller organisationen som köpte abonnemanget. Att tjänsten används i arbetet visar inte i sig vilket abonnemang betalningen hör till.
Välj rätt fakturering
Innehavaren av ett personligt Premium-abonnemang hämtar dokument via Settings → Subscription → Billing history. Ägaren av en organisation använder Admin Console → Billing → Billing history.
Unpaid Invoices innehåller obetalda fakturor, exempelvis efter en misslyckad betalning eller vid betalning mot faktura. Paid Invoices innehåller kvitton som skapas när betalningen har behandlats. Öppna rätt rad och hämta PDF-filen; en post i historiken bevisar inte i sig att fakturan är betald.
Kontrollera vilket abonnemang som visas innan du väljer en rad. Om du saknar tillgång till dess fakturering, be personen som ansvarar för inköpet om det specifika underlaget. Dela inte ditt huvudlösenord och exportera inte valvets innehåll för att visa att du använder tjänsten. Det hjälper inte att identifiera fakturan.
Koppla dokumentet till köpet
Exempel: en mapp innehåller Evas personliga Premium-kvitto och ett dokument för organisationen Studio; båda anger Bitwarden. Företaget söker underlag för sin betalning för platser i Studio. Organisationsägaren öppnar historiken och jämför faktureringsadressen för e-post, antalet betalda platser, perioden och beloppet med köpet. Rätt organisationsdokument lämnas över med sitt nummer, inte Evas personliga kvitto. En post i Unpaid Invoices bevisar inte betalning. Har den ännu inte behandlats, anteckna skillnaden i stället för att markera dokumentet som betalt.
Håll dokumenten tydligt åtskilda. Döp inte om ett personligt underlag till företagsfaktura och ändra inte mottagaren för att passa förväntningarna. Behåll originalet och uppmärksamma avvikelser.
Be om ett bestämt dokument
Skicka Bitwarden-underlaget för [abonnemang eller organisation] för [period], som hör till betalningen [datum och belopp]. Jag behöver originaldokumentet, inte en bild av valvet.
Öppna den mottagna filen, kontrollera läsbarheten och spara den med abonnemangsidentitet och dokumentnummer. Sök efter en befintlig kopia innan du lämnar över den. Registrera ett saknat underlag som saknat i stället för att ersätta det med ett dokument från ett annat köp.
Samla e-postfakturor med HeyRup
HeyRup förbereder en tjänst som hittar PDF-fakturor i en ansluten e-postlåda och skickar valda underlag till redovisningen. Hämta först fakturor som bara finns i leverantörens portal därifrån. Registreringen är ännu inte öppen. Välj ”Meddela mig vid lanseringen” på och lämna din e-postadress i formuläret om du vill få ett meddelande vid lanseringen.