Poznačte si dátum platby, sumu a osobu či organizáciu, ktorá predplatné kúpila. Samotné pracovné používanie služby ešte neurčuje, ku ktorému predplatnému konkrétna platba patrí.
Vyberte správne vyúčtovanie
Osobné Premium doklady získa držiteľ predplatného cez Settings → Subscription → Billing history. Doklady organizácie získa jej vlastník cez Admin Console → Billing → Billing history.
V Unpaid Invoices sú nezaplatené faktúry, napríklad pri neúspešnej platbe alebo platbe na faktúru. Paid Invoices obsahuje potvrdenia o platbe vytvorené po spracovaní úhrady. Otvorte príslušnú položku a stiahnite PDF; samotná prítomnosť v histórii neznamená, že je faktúra zaplatená.
Pred výberom záznamu overte, čie predplatné prezeráte. Keď k príslušnému vyúčtovaniu nemáte prístup, požiadajte človeka zodpovedného za nákup o konkrétny doklad. Neposielajte hlavné heslo ani neexportujte obsah trezoru ako dôkaz používania služby. S dohľadaním faktúry to nepomôže.
Porovnajte doklad s nákupom
Modelový príklad: v rovnakom priečinku je osobné potvrdenie Premium vystavené na Evu a doklad organizácie Studio; oba nesú názov Bitwarden. Firma hľadá platbu za miesta v Studio. Vlastník organizácie otvorí jej históriu a porovná fakturačný e-mail, počet platených miest, obdobie a sumu s hľadaným nákupom. Odovzdá príslušný doklad organizácie s jeho číslom, nie osobné potvrdenie Evy. Položka v Unpaid Invoices nepreukazuje úhradu; ak platba ešte nie je spracovaná, zaznamenajte rozdiel namiesto označenia dokladu za zaplatený.
Udržujte ich rozlíšiteľné. Nepremenúvajte osobný doklad na firemnú faktúru a neupravujte odberateľa, aby zodpovedal očakávaniu. Keď údaje nesedia, ponechajte originál a upozornite na rozdiel.
Požiadajte o konkrétny dokument
Prosím o doklad za Bitwarden pre [predplatné alebo organizáciu] za [obdobie] k platbe [dátum a suma]. Potrebujem originálny dokument, nie snímku trezoru.
Prijatý súbor otvorte, overte čitateľnosť a uložte s označením predplatného a číslom dokladu. Pred odovzdaním skontrolujte existujúcu kópiu. Chýbajúci doklad evidujte ako chýbajúci; nenahrádzajte ho dokumentom z iného predplatného.
E-mailové faktúry s HeyRup
HeyRup pripravuje službu na hľadanie PDF faktúr v pripojenej e-mailovej schránke a odovzdanie vybraných dokladov účtovníčke. Faktúru dostupnú iba v portáli poskytovateľa najprv získajte tam. Registrácie zatiaľ nie sú otvorené. Na zvoľte „Dajte mi vedieť pri spustení“ a vo formulári nechajte e-mail, ak chcete oznámenie o spustení.