Poznamenejte si datum platby, částku a osobu či organizaci, která předplatné pořídila. Samotné pracovní používání služby ještě neurčuje, ke kterému předplatnému konkrétní platba patří.
Vyberte správné vyúčtování
Osobní Premium doklady získá držitel předplatného přes Settings → Subscription → Billing history. Doklady organizace získá její vlastník přes Admin Console → Billing → Billing history.
V Unpaid Invoices jsou nezaplacené faktury, například při neúspěšné platbě nebo platbě na fakturu. Paid Invoices obsahuje potvrzení o platbě vytvořená po zpracování úhrady. Otevřete odpovídající položku a stáhněte PDF; samotná přítomnost v historii neznamená, že je faktura zaplacená.
Před výběrem záznamu ověřte, čí předplatné prohlížíte. Když k příslušnému vyúčtování nemáte přístup, požádejte člověka odpovědného za nákup o konkrétní doklad. Neposílejte hlavní heslo ani neexportujte obsah trezoru jako důkaz používání služby. S dohledáním faktury to nepomůže.
Porovnejte doklad s nákupem
Modelový příklad: ve stejné složce je osobní potvrzení Premium vystavené na Evu a doklad organizace Studio; oba nesou název Bitwarden. Firma hledá platbu za místa v Studio. Vlastník organizace otevře její historii a porovná fakturační e-mail, počet placených míst, období a částku s hledaným nákupem. Předá odpovídající doklad organizace s jeho číslem, ne osobní potvrzení Evy. Položka v Unpaid Invoices neprokazuje úhradu; pokud platba ještě není zpracovaná, zaznamenejte tento rozdíl místo označení dokladu za zaplacený.
Udržujte je rozlišitelné. Nepřejmenovávejte osobní doklad na firemní fakturu a neupravujte odběratele, aby odpovídal očekávání. Když údaje nesedí, ponechte originál a upozorněte na rozdíl.
Požádejte o jeden konkrétní dokument
Prosím o doklad za Bitwarden pro [předplatné nebo organizace] za [období] k platbě [datum a částka]. Potřebuji originální dokument, nikoli snímek trezoru.
Přijatý soubor otevřete, ověřte čitelnost a uložte s označením předplatného a číslem dokladu. Před předáním zkontrolujte existující kopii. Chybějící doklad evidujte jako chybějící; nenahrazujte ho dokumentem z jiného předplatného.
E-mailové faktury s HeyRup
HeyRup připravuje hledání PDF faktur v připojené e-mailové schránce a předání vybraných dokladů účetní. Fakturu dostupnou pouze u poskytovatele nejdřív stáhněte tam. Registrace zatím nejsou otevřené. Na zvolte „Dejte mi vědět při spuštění“ a ve formuláři zanechte e-mail, pokud chcete oznámení o spuštění.